Пять инструментов для адаптации новичков

Вместе с организацией работы на руководителей и HR ложится еще задача гибко реагировать на внешние изменения, как, например, на мобилизацию и релокацию части сотрудников в предыдущем году. В этих условиях активно вовлекаться в адаптацию новичков не получается. Например, по данным исследования TalentTech, в 2022 году только 10% компаний развивали программы адаптации новых сотрудников.

Если же посмотреть на онбординг в новую компанию глазами сотрудника, то можно увидеть другие цифры: 28% россиян хоть раз увольнялись на испытательном сроке по своему желанию. А результаты исследования международного сервиса Glassdoor показали, что в компаниях с качественным процессом адаптации показатель удержания новичков растет на 82%, производительность — на 70%.

Как найти золотую середину между тем, чтобы не оставить сотрудника один на один с массивом новой информации, и самим не тратить три месяца, чтобы провести новичка по всем процессам в компании? Для этого мы подобрали пять инструментов, которые упростят адаптацию для всех сторон и помогут новому работнику быстрее выйти на нужный уровень эффективности.

Содержание:

— Welcome book

— Чат-бот

— Система наставничества

— Welcome-тренинг

— Игры

Welcome book

Это руководство с важной информацией о компании, бизнес-процессах и специфике работы. Welcome book можно оформить в виде презентации, печатной брошюры или раздела на корпоративном портале. Старайтесь разнообразить текст картинками, фотографиями, видео или цитатами сотрудников. Креативы помогут передать атмосферу в команде.

Что обычно входит в welcome book:

• Основная информация о компании: миссия, ценности, география, история, стратегия и цели. Еще важно показать организационную структуру с именами и контактами руководителей отделов. Это поможет понять, как устроена компания изнутри. Пишите живо и понятно — тогда человек прочитает с интересом, а не быстро пробежит глазами по заголовкам.

• Преимущества работодателя. Расскажите, что отличает вас от других компаний, на какие бонусы могут рассчитывать сотрудники: ДМС, программы well-being, корпоративное обучение и другие важные привилегии.

• Правила общения. Расскажите об особенностях корпоративной культуры, как вы ходите на встречи, согласуете работу, общаетесь в коллективе.

• Технические тонкости. Подробно расскажите, где получить пропуск, доступы к нужным сервисам, как пользоваться почтой, написать в HelpDesk, к кому обратиться, если нужно новое оборудование.

• Инструкция на испытательный срок. Опишите, что ждет новичка в ближайшие три месяца. Чтобы не подгонять этот раздел под каждого конкретного сотрудника, лучше заранее стандартизировать процесс онбординга. Договориться с руководителями, из чего он будет состоять: план работ, промежуточные встречи, промежуточные опросы удовлетворенности.

• Жизнь после работы. Покажите, как сотрудники проводят свободное время. Здесь можно рассказать о корпоративах, спортивных мероприятиях, клубах по интересам: все, в чем может участвовать сотрудник.

Чат-бот

Чат-боты — инструмент, который полюбили не только маркетологи, но и HR-специалисты. Их можно настраивать для первичного отсева неподходящих кандидатов, особенно для массовых позиций, сбора обратной связи, вовлечения сотрудников и креативных активаций. А еще это способ помочь сотрудникам адаптироваться в компании. Чат-боты могут заменить welcome book или дополнить ее.

Что могут чат-боты:

• Рассказать, как добраться до офиса компании в первый день.

• Поделиться контактами HR-специалиста.

• Рассказать о компании: истории, миссии, целях и организационной структуре.

• Прислать внутренние правила.

• Ответить на вопросы, как получить пропуск или оставить заявку в HelpDesk.

• Пригласить на приветственный тренинг.

• Рассказать об испытательном сроке.

• Отправить ссылки на чаты и соцсети компании для знакомства с коллегами.

• Рассказать о корпоративной культуре, мероприятиях, предложить в них поучаствовать.

Это только часть задач чат-ботов. Отталкивайтесь от цели, тогда будет понятно, как их наполнить. Технически создать чат-бот можно в специальных конструкторах, например, Aimylogic, BotKits, или обратиться к провайдерам.

Система наставничества

Обычно роль наставника выполняют опытные сотрудники, которые лояльно к ней относятся и умеют заряжать своей лояльностью других. Наставников разделяют на два типа:

• Менторы — те, у кого больше профессионального опыта. Они помогают быстрее разобраться с задачами и подсказывают, как вырасти. Чаще всего, это руководители или менеджеры проекта/направления.

• Бадди — сотрудники, находящиеся на той же ступени организационной структуры, что и новички, но более опытные. Бадди — это друг, который передаст правила общения и внутренние «фишки», например, расскажет, к кому подойти, чтобы получить новое оборудование, какой кофе на кухне вкуснее, как общаться с тимлидами. Бадди стоит выбирать только из хороших командных игроков, обладающих эмпатией, достаточной, чтобы эмоционально включиться и поддержать новичка, и главное, сам хочет стать бадди. Важно, чтобы бадди были действительно готовы помочь, а не формально выполнить поручение руководителя взять под опеку нового сотрудника.

Welcome-тренинг

Это онлайн или офлайн-встречи новичков и HR-специалистов, на которых HR может подробно рассказать о компании, ответить на вопросы и снять страхи и возражения. Если поток новых сотрудников большой, то можно назначить стандартные дни и время, когда проводятся такие встречи, например, каждый вторник в 11:00. Тогда HR-специалисту не придется с каждым согласовывать удобное время, а новички сразу будут видеть приглашение в welcome book и календаре.

Игры

Конечно, мы приходим на работу не для игры. Или все-таки поиграть тоже? Обучение в игре может быть гораздо эффективнее стандартных способов. Для адаптации это тоже работает.

Идеи игр для адаптации новичков:

• Квесты. Представьте адаптацию как путь с заданиями, очками и призами за достижения. Можно разработать квест в виде реальной карты или виртуального сервиса.

• Игры, моделирующие производственный процесс. Если вам важно, чтобы сотрудник быстрее разобрался, как устроены процессы в компании, и понял тонкости, расскажите о них через игру. Это могут быть симуляции онлайн или в виде реальных карточек.

• Настольные игры. Карточки с именами и фотографиями сотрудников, «Монополия» на свой лад, которые отразят именно ваши процессы в компании.

• Небанальные тесты. «Кто ты в компании?», «Какой отдел для тебя?», «Какой клуб по интересам тебе подходит» — это только несколько вариантов. Добавьте к вопросам карточки с важной информацией о компании. Тогда участник не только поиграет, но и узнает что-то новое.

Необязательно использовать сразу все инструменты из статьи. Выбирайте те, что подойдут именно вашей компании. Чтобы понять, как они помогают адаптироваться, опросите новичков после испытательного срока: узнайте, хватило ли им информации, все ли понятно, и что можно добавить. Тогда welcome book или чат-бот станет по-настоящему полезным инструментом адаптации.