Онбординг сотрудников: что это такое и как провести

Онбордингом называют совокупность процессов, с помощью которых компания адаптирует новых сотрудников. В результате работник понимает, что он должен делать, к кому и с каким вопросом может обратиться, у кого попросить помощи, как и в каком направлении развиваться. В этой статье мы рассказываем об универсальном онбординге: что это такое простыми словами, как настроить его в любой компании, что нужно учитывать, кто должен этим заниматься.

— Что такое онбординг

— План онбординга

— Как научиться адаптировать сотрудников

Что такое онбординг

Простыми словами — это алгоритм для знакомства нового сотрудника с компанией и ввода его в курс дела. Технически онбординг сотрудников может выглядеть как экскурсия по отделам с HR-специалистом в первый рабочий день, как папка с гайдами и списком других сотрудников или даже как онлайн-курс с тестированием в конце — все зависит от масштабов компании.

В отличие от простой передачи должностных инструкций, цель онбординга — интегрировать сотрудника в новую рабочую культуру. Коллегу нужно подготовить к новым задачам, рассказать о правилах, принятых в коллективе, подсказать, с какими неожиданностями он может столкнуться, и как на них реагировать.

Обычно онбордингом занимаются HR-специалисты, руководители подразделений или администраторы офисов. Процесс включает создание среды, в которой сотрудник чувствует себя достаточно комфортно, чтобы свободно взаимодействовать с коллегами.

План онбординга

Структура онбординга персонала обычно состоит из нескольких универсальных этапов:

• Передать нужные документы. В первый рабочий день с сотрудником нужно подписать трудовой договор, если этого не сделали раньше, ознакомить с приказом о выходе на работу и должностной инструкцией, уведомить его о правилах ухода в отпуск.

• Объяснить, что от работника ждут в первый день, неделю, месяц. Новичку в компании полезно понимать, каких результатов и в какой срок он должен добиться. Это поможет снизить уровень стресса — работать проще, когда ты понимаешь конкретные задачи и можешь составить план достижения целей. Даже если работа предполагает широкую зону ответственности и творческой свободы, можно давать сотруднику на первое время конкретные и простые задачи — это поможет адаптировать и познакомить его с компанией.

• Познакомить сотрудника с возможностями компании, доступными льготами и социальными преференциями. Полезно сразу рассказать о бонусах, которые предоставляет работодатель для заботы о коллективе — например, если человек может воспользоваться корпоративным спортзалом, ему можно оформить абонемент. Или предложить принести нужные документы для приобретения карточки ДМС за счет компании.

• Познакомить с нужными коллегами. Часто новички не знают, к кому обратиться за советом и помощью, у кого получить оборудование и задачи. Полезно сразу выдавать новым сотрудникам схему ролей в компании — например, по вопросам продаж обращаться к такому-то менеджеру, по PR-активностям — к PR-специалисту.

• Провести обучение. Даже опытный работник может не знать принятых в компании алгоритмов решения задач, особенностей процессов. Полезно перед реальными заданиями провести обучающий курс, который познакомит его с обязанностями.

• Познакомить с корпоративной культурой организации. Важно рассказать о принципах компании, помочь сотруднику внедриться в нерабочие процессы. Например, если бизнес практикует культуру непрерывного обучения, можно подсказать новому коллеге список курсов, которые он может пройти в первые полгода. Или предложить записать его на спортивные мероприятия, если сотрудники любят так проводить свободное время.

• Добавьте сотрудника в нужные чаты. Даже если люди работают в одном офисе, скорее всего, часть информации они передают через мессенджеры. Если в бизнесе нет единой корпоративной среды для общения, важно сразу добавить нового коллегу в рабочие и неформальные чаты — так он начнет ощущать себя частью команды.

Как научиться адаптировать сотрудников

Онбординг — это лишь один из инструментов, с помощью которого можно интегрировать сотрудника в компанию. Он является частью комплекса методов по подбору персонала. Чтобы адаптировать новых коллег на новом месте, недостаточно просто составить им должностные инструкции — нужно проработать весь цикл сопровождения, который начинается еще при оценке соискателя на вакантную должность. Вот что нужно знать:

• Как разработать модель компетенций — она станет основой для стратегии развития сотрудников, отбора подходящих специалистов и разработки обучающих материалов.

• Как организовать наем нужных сотрудников, которые соответствуют профилю вакансии.

• Особенности всех видов адаптации: корпоративной, профессиональной, социальной.

• Алгоритм создания программы введения в должность, организации практики наставничества. Важно уметь разрабатывать методологию адаптации на период прохождения испытательного срока.

• Факторы, мешающие адаптации: разные ценности и приоритеты, обманутые ожидания, не сложившийся личностный контакт, условия труда, слишком большой или слишком маленький объем задач.

Профессионалы в области адаптации и подбора персонала знают технологию внедрения ассесмент-центра в компании — понимают, как провести оценку, как сформировать модель компетенций и затем направлять сотрудника по ней. Знают ключевые этапы разработки механизма обратной связи, нюансы и сложности в ее предоставлении.