Как провести диагностику личной эффективности

Основные тезисы прямого эфира с бизнес-тренером, преподавателем Русской Школы Управления Алексеем Покотиловым.

Чтобы говорить на тему личной эффективности, которая не теряет актуальности и в спокойные, и в кризисные времена, нужно для начала разобраться в терминологии:

Эффективность — соотношение результата и затраченных ресурсов: хватает ли нам их для достижения целей или образа жизни, которого хотим добиться? Что мы можем получить за счет личных ресурсов? 

Личные ресурсы — возможности, которые остаются, даже если нет команды, денег, технологий. То, что мы сами можем делать как «боевая единица». Их три: время, психологическая устойчивость и способность влиять на других (харизма). 

Слабые стороны — это условное название областей, в которых нам чего-то не хватает: 

• Времени для достижения цели. 

• Психологической устойчивости. 

• Способности влиять.

Важно понимать, что этого «чего-то» не хватает в отношении цели: кому-то не хватает часа, чтобы поспать и восстановить силы, а кому-то — чтобы завоевать признание всего мира. Поэтому понятие эффективности у каждого свое, если мы ставим нереалистичные цели, может показаться, что мы полностью состоим из слабых мест, и ресурсов ни на что не хватает. И это вопрос не количества ресурсов, а их эффективного использования.

Давайте рассмотрим нехватку основных ресурсов с позиции «как заметить проблему — что с ней делать». 

Время

Существует три симптома, которые свидетельствуют о неэффективной трате времени:

Пропадает чувство контроля над ситуацией. Так, в середине дня все начинает валиться из рук, мы не понимаем, за что хвататься. Растет уровень стресса, дела нас поглощают, и мы уже их не контролируем. Этот симптом говорит, что не настроена система записи, перемещения и изменения статуса задач.

Если мы все дела держим в голове, везде клеим стикеры и разбрасываем блокноты с записями, то хаос только увеличивается. Вместо того чтобы сфокусироваться на деле, наш мозг концентрируется на том, чтобы ничего не забыть.

Как исправить ситуацию: уменьшите количество носителей информации, на которых храните рабочие записи. Лучше, если таких носителей будет два или три, причем один из них должен стать основным — внедрите «принцип одного окна». Помочь в этом могут электронные планировщики, которые синхронизируют планшет, компьютер и телефон.

Нет понятного механизма принятия решений по задаче. Отказаться от задачи или броситься ее выполнять? Сделать ее в первую очередь или во вторую? Когда мы не расставляем приоритеты, трудно решить, какую задачу и когда решать.

В состоянии перегрузки нужно смириться с тем, что от некоторых задач придется отказаться. Но не все могут себе это позволить, к тому же мешает боязнь признаться себе, что мы чего-то можем не успеть. Иногда проще испытывать напряжение от хаоса, чем смириться, что мы где-то недотягиваем и что-то откладываем на потом.

Как исправить ситуацию: осознанно планируйте и принимайте решения по задачам, разработайте логику процесса. Даже если не успеваете, делайте это осознанно, чтобы в конце дня какие-то невыполненные дела не стали неожиданностью.

Чувство снежного кома от просроченных дел. С каждым днем появляется все больше отложенных на потом дел. Мы помним о них, переживаем, начинаем прокрастинировать и откладывать вообще все подряд. Причина этого — психологическая сложность принятия решения: «Если я в течение трех месяцев не выполнил дело, я не буду его делать». А иногда просто нет времени пересмотреть свои задачи, отбросить лишнее.

Как исправить ситуацию: запланируйте ежеквартальную чистку списка дел. Невыполненные задачи либо делегируйте, либо договаривайтесь о новых сроках, либо делайте прямо сейчас.

Что еще мешает нам своевременно решать важные задачи:

• Нет четкой формулировки приоритетов.

• Приоритеты не пересмотрены со временем (ведь они могут корректироваться вместе с внешними изменениями).

• Мы знаем свои приоритеты, но их сложно защищать: на нас валятся другие дела, от которых невозможно отказаться.

• Мы по каким-то причинам боимся выполнять важные задачи. Проще делать какую-то ерунду, а серьезное — страшно.

Психологическая устойчивость

На этот ресурс можно опираться в сложных ситуациях в работе и жизни. У кого-то психологическая устойчивость от рождения ниже, у кого-то выше, но частично ее можно развить.

Три симптома недостаточной психологической устойчивости

Чувство апатии, подавленности вплоть до хронической депрессии. Ничего не хочется, ничто не интересно, нет желания ехать на работу. На новые задачи мы смотрим без энтузиазма. Это самое нересурсное состояние, которое может говорить о сильных психологических затруднениях, отсутствии удовлетворенности от работы, чрезмерной сложности задач, проблемах в отношениях.

Проведите самодиагностику, спросите себя:

1. Что мне не нравится в моей жизни? Критерии «не нравятся» в этом случае — то, что вызывает грусть, гнев, отвращение. При диагностике не занимайтесь самообманом: не бывает «ни хорошо ни плохо», всегда какие-то эмоции преобладают.

2. Что бы мне хотелось добавить в свою жизнь? Иногда оказывается, что хочется что-то радикально поменять, но так бывает — преодоление сильной апатии возможно через сильные изменения. 

3. Чего я избегаю? О чем я не хочу думать? 

Избегание, откладывание на потом, например, конфликта на работе или сложного разговора о проекте, говорит о том, что вам достаточно внутреннего ресурса устойчивости, чтобы сделать необходимое. Причин этому также может быть много: внутренняя истощенность (от переутомления, длительного отсутствия отдыха), боязнь плохо выглядеть в глазах руководителя, потерпеть неудачу, подвести коллег, остаться без денег, попасть в конфликтные ситуации. Из-за этого не делаете того, что могло бы вас продвинуть вперед.

Повышенная чувствительность и стресс. Все, что происходит на работе, глубоко вас ранит. Тяжело воспринимаются конфликтные ситуации с клиентами и коллегами, постоянные переживания о незавершенном преследуют даже дома. 

Для этого есть несколько причин: вы выбрали работу не по себе, не умеете отстаивать свои границы, работать со сложными эмоциями (страха, обиды, стыда, вины). И это тоже навык, которому учатся на курсе по эмоциональному интеллекту. Может быть, вы не владеете коммуникативными техниками или просто выгорели.  

Способность влиять на других 

Способность влиять на других (харизма) — очень мощный ресурс, особенно востребованный сегодня, когда идет жесткая конкуренция не только между компаниями, но и внутри каждой из них. Полезно уметь «продавать» свои идеи, добиваться нужного при помощи разговора.

Три симптома, которые говорят о недостатке харизмы

Неумение, нежелание или боязнь попросить у коллег то, что вам нужно, и объяснить, почему. Иногда бывает сложно или страшно просить, особенно у неприятного коллеги или начальника. Для этого есть две причины: страхи и неумение выразить свои мысли. Страхи можно проработать с коучем, а навык убеждения — развить. 

Отсутствие уверенности. Речь звучит блекло, неинтересно, испуганно. Вам не хватает умения донести до людей свой питч, кратко сформулировать потребности, аргументировать. Представьте, что вы едете с человеком в лифте, попробуйте за это время убедить его в жизнеспособности своей идеи. Этому умению также можно научиться. 

Сложно отстаивать границы коммуникации с людьми. В ситуации, когда от вас чего-то хотят: «Слушай, у тебя были планы, но подмени меня сегодня», вы соглашаетесь, хотя и не хотели бы этого делать. Или в конфликте, споре уступаете оппоненту раз за разом — это значит, что вы не можете выстроить и удержать границы коммуникации. Чтобы этого добиться, нужно освоить техники отказа, научиться говорить «нет».

У большинства затруднений два типа причин. Первая — психологическая (страшно, неприлично, боитесь быть отвергнутым). Даже умея договариваться, обладая внятной речью вы можете просто бояться что-то делать. Вторая — навыковая: вы бы и рады сделать, но не знаете как. Критически важно отличать один тип причин от другого: вопрос навыков решается просто обучением, а если вы чувствуете, что причины неэффективности кроются в психологии, поработайте со специалистом, например, с корпоративным психологом. 

Техники преодоления 

Разберитесь в причинах своего сопротивления. Например, вы избегаете какого-то разговора, большого и сложного дела. Спросите себя: 

Что я в целом думаю об этой ситуации? Будьте честными с самим собой и запишите все мысли, пугающие фантазии, которые приходят в голову: «Я не справлюсь. У меня недостаточно навыков. Это должен делать кто-то с большим опытом».

Каких чувств я избегаю? Что я чувствую, когда про это думаю? С какими неприятными эмоциями я не хочу сталкиваться? Это, как правило, самый трудный шаг, особенно для тех, кто не привык рассуждать о своих чувствах, у кого не развит эмоциональный интеллект. Мы избегаем страха, вины, стыда, бессилия, печали, злости, даже радости или гордости за себя. И логика здесь простая: избегаю неприятного чувства — избегаю ситуации в целом. 

В этой ситуации существует два варианта действий. В первом можно вспомнить свой прошлый опыт, понять, почему вы думаете, что снова будете переживать неприятные эмоции. Может быть, подобные ситуации уже разрешались по-другому? Во втором — понять, что вам нужно для того, чтобы пережить, выдержать это чувство: «Что мне нужно, чтобы пережить страх? Что сделать, чтобы мне не было так стыдно?». Тогда обнаружится, что вы назвали конкретные ресурсы, например: «Я должен больше знать о чем-то» или «Мне нужно, чтобы рядом со мной кто-то был, меня поддержал», «Мне нужно, чтобы кто-то со стороны сказал, хорошо ли я справляюсь». И это уже будут конкретные шаги, которые помогут побороть переживания.

Техника вопросов помогает понять причину вашего поведения, развивает осознанность и помогает работать именно с причинами проблем. Так что встречайтесь со своими возможностями по повышению эффективности, но не превращайтесь в людей, которые гонятся за этим просто так. Нужна веская причина для развития и постепенное, бережное движение вперед. Ведь личную эффективность мы увеличиваем не для того, чтобы окончательно загнать себя на работе.