Как создать эффективную систему KPI для сотрудников

Система KPI’s (Key Performance Indicators) предназначена для измерения ключевых показателей эффективности работы каждого сотрудника и отдела в компании. Она позволяет четко отследить вклад каждого в развитие бизнеса и оценить результативность работы. KPI необходимо подстроить под ваше предприятие, выбрать те показатели, которые действительно важны, и ориентироваться на задачи и цели вашего бизнеса. Таким образом, KPI поможет наладить эффективную работу всей компании.

Содержание:

— Какие KPI бывают

— Преимущества и недостатки системы KPI

— Четыре основных принципа разработки и применения KPI

— Внедрение системы KPI

— Как контролировать KPI

— Типичные ошибки при внедрении KPI

Внедрение системы KPI — это процесс, который может оказаться довольно сложным и трудоемким. Чтобы успешно пройти через него, важно проанализировать ситуацию, определить цели и разработать систему оплаты, а также настроить систему учета и контроля.

Какие KPI бывают

Система KPI позволяет сделать процесс начисления заработной платы прозрачным и понятным для всех сотрудников компании. Кроме того, благодаря KPI предприниматель может быстро оценить эффективность работы отделов и увидеть слабые места бизнеса. Благодаря ей можно оперативно скорректировать стратегию и тактику, чтобы прийти к лучшим результатам.

Одна из распространенных классификаций включает следующие типы KPI:

• Финансовые: показатели финансового состояния компании, такие как выручка, чистая прибыль, рентабельность.

• Операционные: метрики, отражающие производственную или операционную деятельность компании, такие как количество продукции, уровень брака, скорость доставки.

• Клиентские: показатели, отражающие удовлетворенность клиентов — уровень обслуживания, количество жалоб, оценки клиентов.

• Персональные: метрики, связанные с производительностью и эффективностью каждого работника — количество выполненных задач, сроки выполнения работ, уровень участия в проектах.

• Стратегические: показатели, связанные с реализацией стратегических целей компании — доля рынка, внедрение новых технологий, развитие новых продуктов.

Преимущества и недостатки системы KPI

Для успешного внедрения системы KPI необходимо учитывать все ее преимущества и недостатки, сбалансировать показатели и планировать практическое внедрение осторожно и со здравым смыслом.

Преимущества:

1. Система KPI помогает объективно оценить работу сотрудников и деятельности каждого подразделения в организации.

2. В случае, если результаты работы не соответствуют запланированным, можно быстро скорректировать работу.

3. KPI гарантирует прозрачность в оплате труда, позволяя каждому сотруднику понимать, за что он получает свои деньги.

4. Также система помогает увеличить выплаты, если сотрудник знает, как повысить свою эффективность.

5. Распределение рабочей нагрузки и поощрение за усердный труд происходят справедливо, что повышает уровень удовлетворенности сотрудников.

Недостатки:

1. Внедрение KPI — трудоемкий процесс, который требует значительных временных и финансовых затрат.

2. Отслеживание только цифровых показателей в работе может привести к тому, что сотрудники будут лишены свободы творчества и ограничены в возможности проявлять инициативу.

3. Быстрое и необоснованное изменение показателей эффективности сотрудников приводит к демотивации персонала и даже его уходу из компании.

Четыре основных принципа разработки и применения KPI

Процесс внедрения системы KPI длительный, он может встречать сопротивление. Чтобы все прошло максимально безболезненно и принесло свои плоды, важно придерживаться следующих принципов:

1. Принцип партнерства. Все, причастные к бизнесу, должны работать как единый слаженный механизм. Важно работать вместе и согласованно ради общей цели — развития компании и, как следствие, повышения уровня жизни каждого из ее сотрудников.

2. Принцип контроля. Глава отдела или подразделения должен отслеживать выполнение ключевых показателей и доносить до сотрудников, какие нормативы им следует выполнять.

3. Показатели KPI в тесной связке со стратегией компании. Задача в выполнении KPI — рост и развитие бизнеса. Каждый сотрудник должен понимать свою роль в этом процессе.

4. Принцип баланса. Не стоит смещать фокус внимания на какие-то конкретные показатели, задача KPI — полный и разносторонний контроль за показателями компании, начиная от создания продукта и заканчивая отслеживанием степени удовлетворенности клиентов. Каждый из факторов должен быть учтен.

Внедрение системы KPI

Универсального способа внедрения KPI в бизнесе нет. Как правило, каждой компании приходится проходить через это методом проб и ошибок. Однако, существуют общие принципы, следуя которым, вы минимизируете возникающие трудности.

Выбрать время. Так или иначе внедрение KPI — это стресс для сотрудников, потому крайне важно подобрать подходящий момент. Например, если в вашей компании последнее время происходят какие-то изменения, ребрендинг или запуск нового продукта, имеет смысл немного отложить введение KPI, чтобы еще больше не нагрузить команду. Обилие новое информации приведет в итоге к тому, что они выгорят и продуктивность лишь снизится. Оптимальным для внедрения системы считается начало нового года или квартала, когда старые задачи закрыты и работники готовы к свершениям.

Выбрать ключевые показатели. Не стоит начинать резко отслеживать вообще всю деятельность, которая ведется в компании. Важно сосредоточиться на нескольких ключевых показателях. Для этого следует обучить руководителей системе KPI, чтобы они смогли вычленить нужные показатели в работе своих отделов и у каждого конкретного сотрудника.

Донести до сотрудников. Объясните персоналу, что такое KPI и для чего они нужны на вашем предприятии. Каждый сотрудник должен знать глобальные цели компании, понимать, что лично ему нужно сделать, чтобы их достичь, и какое вознаграждение ждет его при успешном выполнении своей работы.

Отследить промежуточный результат. Выберите период, который будет тестовым для внедрения системы. Через время оцените, насколько гладко движется процесс, чего удалось достичь, а где возникают сложности. На этом этапе можно скорректировать процесс внедрения, если это необходимо.

Помнить о материальной мотивации. Чтобы ваши сотрудники не работали за идею, покажите им, чего они могут достичь в финансовом плане, если будут выполнять показатели KPI. Имеет смысл разделить зарплату на фиксированную (окладную) часть и премиальную, которая выплачивается, если показатели KPI достигнуты.

Как контролировать KPI

Как правило, чтобы отследить эффективность работы сотрудников и то, насколько успешно они выполняют поставленные задачи, в компании внедряется CRM-система. Вариантов таковых существует немало: «Битрикс», «Мегаплан», «Мой склад» и многие другие. Некоторые универсальны, другие позволяют решать задачи конкретного бизнеса.

В таких системах возможно ставить индивидуальные задачи как каждому сотруднику, так и целым отделам, устанавливать дедлайны, отслеживать скорость выполнения и осуществлять внутреннюю переписку.

Сквозная аналитика, встроенная в CRM, позволяет быстро получать отчеты о работе сотрудников за любой период времени. Можно отследить количество сделанных звонков, проведенных встреч или выполненных задач, проанализировать сумму продаж каждого менеджера, отследить, откуда поступает большее количество лидов и куда они уходят. При внедрении показателей KPI, CRM — незаменимый помощник.

Типичные ошибки при внедрении KPI

Показатели ради показателей. Нередко возникают ситуации, когда показатели разрабатываются ради процесса разработки, а не для управления предприятием. Иногда для каждого подразделения, службы, отдела создаются свои показатели, что приводит к разрозненному набору данных. Эта информация нужна просто для статистики, чтобы понимать, кто чем занимается. А у руководителя не складывается целостная картина того, что происходит в компании и не возникает понимания, что нужно изменить, чтобы повысить эффективность работы.

Кто за что отвечает? Показатели есть, а ответственных нет. Еще одна типичная ошибка. Вы все продумали и отслеживаете цифры, но не вполне ясно, кто окажется виноват, если цели не будут достигнуты. Руководитель должен иметь рычаги влияния на подчиненных, и зачастую финансовый способ — один из самых эффективных. Продумайте систему мотивации и штрафов за достижение или провал поставленных целей, это поможет при внедрении KPI.

Только деньги. Финансовая сторона вопроса важна, однако не стоит сосредотачиваться только на ней. Отслеживая маржинальность и объем продаж, помните — это уже финальный результат работы. Чтобы понять, что вы делаете не так, стоит копать глубже.

KPI — отличный инструмент, грамотное внедрение которого позволяет вывести бизнес на новый уровень. Однако, при его внедрении важно действовать постепенно и последовательно, и тогда все обязательно получится.