Отдел кадров: задачи и требования к сотрудникам

Отдел кадров — это подразделение в организации, которое выполняет весь цикл управления персоналом, начиная от формирования и размещения вакансий и заканчивая полным документооборотом, связанным с оформлением и ведением личных дел сотрудников. Отдел кадров может быть административным отделом, то есть специалисты будут заниматься в основном оформлением карточек работников, расчетом отпускных, аттестацией персонала. Но чаще всего это одновременно и отдел развития человеческого ресурса, то есть за сотрудниками закрепляются HR-функции.

Содержание:

— Задачи отдела кадров

— Что должны знать сотрудники современного отдела кадров

Задачи отдела кадров

Современный отдел кадров предприятия — это лицо компании, по которому соискатели еще на уровне собеседования могут судить о принятых гласных и негласных правилах в организации. Например, из-за невежливого сотрудника пострадает HR-бренд организации — даже если в остальном бизнес будет предлагать работникам интересные задачи и отличные условия работы.

В универсальный список задач современного отдела кадров входит:

• Формулирование требований к соискателю, подготовка текста вакансий и их публикация. Взаимодействие со службой занятости.

• Анализ резюме соискателей, формирование единой базы с претендентами и кадровым резервом. Тестирование подходящих соискателей, передача данных и карточек персонала заказчиками вакансии.

• Создание системы адаптации сотрудников, онбординг. Разработка карьерных планов сотрудников, систем мотивации.

• Учет работы сотрудников, количества рабочих часов и больничных, взаимодействие с бухгалтерией по вопросам расчета заработной платы, отпускных.

• Подача сведений о сотрудниках в Социальный фонд России (ранее пенсионный фонд и фонд социального страхования), в налоговую службу, миграционную службу.

• Ведение документооборота по добровольному медицинскому страхованию и другим социальным бонусам, которые есть в организации.

• Организация аттестаций сотрудников.

Сейчас не получится однозначно ответить на вопрос о том, что это за работа — отдел кадров. Скорее всего, сотрудникам этого подразделения точно придется заниматься документооборотом — личные карточки сотрудников, аттестационные листы, бумаги для расчета оплаты труда, больничных и отпускных есть в любой организации. Но сверх этого появятся и другие обязанности.

Поэтому некорректно считать функции отдела кадров только административной работой — это общение с людьми, презентация преимуществ компании перед соискателями, дополнительные уникальные функции, например, ведение библиотеки организации по управлению персоналом и развитию сотрудников.

Что должны знать сотрудники современного отдела кадров

Если топ-менеджмент планирует создать современную службу управления персоналом, для этого, скорее всего, придется искать разных сотрудников. Нужны люди, которые разбираются в нюансах трудового законодательства, правилах ведения документооборота и взаимодействия с государственными органами, понимают, как развивать персонал, выстраивать систему грейдирования, планировать карьерное развитие сотрудников.

Если в организации работает немного сотрудников, которые вместе выполняют все задачи, или нужен один менеджер, способный создать структуру отдела кадров и контролировать разные его функции, можно ориентироваться на профессиональный стандарт. Например, подойдет 1538 — «Консультант в области управления персоналом». Вот список знаний и навыков, которыми должен обладать такой специалист:

• Оценка эффективности действующей системы кадров: нужно провести комплексную диагностику системы управления персоналом, разобраться в возможных рисках.

• Разработка HR-стратегии на основе бизнес-стратегии компании: консультант должен уметь создавать стратегии с учетом рыночной ситуации, учитывать текущую удовлетворенность, лояльность и вовлеченность персонала. Важно уметь создавать метрики, по которым получится оценить эффективность выполнения стратегии.

• Бюджетирование HR-стратегии — опытный консультант умеет выстраивать оптимистичную и пессимистичную модели бюджетов.

• Разработка модели компетенций: консультант разбирается в технологиях подбора персонала, умеет создавать профиль должности и вакансии, знает особенности технологии подбора в разных источниках, например, при работе с прямым контактом в соцсети или при массовом наборе. Понимает, как провести собеседование, чтобы убедиться в компетенциях соискателя.

• Создание системы онбординга. Консультант знает, как безболезненно познакомить сотрудника со всей компанией, провести корпоративную, социальную и профессиональную адаптацию. 

• Разработка программы наставничества, оценка факторов, которые мешают адаптироваться сотруднику.

• HR-маркетинг: консультант разбирается в создании бренда работодателя, понимает, как выстраивать стратегию рассказа об особенностях работы в компании и привлекать квалификационных и вовлеченных сотрудников.

• Управление эффективностью сотрудников: как разрабатывать системы материальной и нематериальной мотивации, как создать систему грейдов по вознаграждением. Какие стоит внедрять льготы и социальные бонусы для роста вовлеченности и лояльности сотрудников.

• Правовое регулирование оплаты труда. От сотрудника не требуется быть юристом в сфере труда, но нужен минимум знаний, который позволит понять, какие действия могут привести к правовым проблемам. Опытный консультант знает нюансы трудовых разбирательств, понимает, по каким ситуациям сотрудник может обратиться к суд и выиграть. Знания о трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве необходимо поддерживать в актуальном состоянии.

Кроме этого, консультант разбирается в вопросах организации корпоративного учебного центра, управлении карьерой и создании кадрового резерва, тонкостях мотивации персонала и создания корпоративной культуры.