Как написать характеристику на сотрудника

Собрали подробный гайд для руководителей — характеристика сотруднику: как правильно написать. Подойдет для ситуаций, когда характеристика нужна перед уходом на новое место работы или для принятия решения о переводе на новую должность внутри одной организации.

Содержание:

— Что такое характеристика

— Какими бывают характеристики на работе

— Обязан ли работодатель выдавать характеристику работнику

— Как эффективно оценивать персонал

Что такое характеристика

Характеристика на сотрудника — это документ, в котором руководитель специалиста оставляет отзыв о его профессиональной или иной деятельности. Например, бывают такие документы для студентов — там куратор описывает умение учащегося воспринимать информацию и показывать результаты на практике. Есть характеристика на сотрудника с места работы — обычно в таком документе руководитель подразделения описывает профессиональные качества специалиста, указывает, что его мотивирует, как он работает в команде и как коллектив его принимает.

Какой-то унифицированной формы для характеристики нет — обычно это просто документ с подписью и печатью. Вот что часто входит в отзыв о работнике:

• Его ФИО, должность, образование, место работы.

• Данные о дополнительном образовании, например, курсы, которые сотрудник закончил во время работы.

• Описание его профессиональных качеств — каких результатов добился, какие функции выполнял. Возможно, указывают, каких навыков специалисту не хватает.

• Данные о наградах, поощрениях, участии в профессиональных конкурсах и мероприятиях.

• Дополнительная информация о сотруднике — что его мотивирует, какие мягкие навыки развиты в достаточной степени, а каким нужно уделить больше внимания.

Если сотрудник занимает руководящую должность или претендует на нее, в характеристике указывают его показатели эффективности управления персоналом. Конкретные параметры зависят о того, как устроена аналитика процессов в организации: может быть, это будет просто данные о том, что человек управляет таким-то количеством человек и они выполнили поставленные за прошлый год задачи. Или подробная информация о KPI — выполнил план на столько процентов, наняли такое количество людей, их эффективность такая-то.

Какими бывают характеристики на работе

В распространенных в интернете инструкциях о том, как написать характеристику на сотрудника, авторы обычно советуют начинать с описания трудового пути, затем говорить о достижениях и деловых качествах. Отчасти это верно, такая информация пригодится любому читателю характеристики. Однако есть другой вариант — отталкиваться от получателя характеристики, сначала понять, кому и зачем она нужна, а затем уже формулировать содержание.

Внешняя характеристика. Так называют характеристики, которые сотрудник просит при уходе с работы — он будет демонстрировать их потенциальным работодателям. Другие варианты — при поступлении в вуз, направлении на воинскую службу, подаче документов на конкурс профессионального мастерства или на получение гранта.

Такие документы стоит оформлять официально — использовать бланк организации, написать полностью должность автора характеристики. В содержании указывать то, что важно читателю. Например:

• Если документ нужен для получения гранта, то логично рассказывать не обо всех профессиональных достижениях сотрудника, а о его целеустремленности, предпринимательских и лидерских качествах.

• Документ при увольнении, наоборот, должен содержать максимум информации о профессиональных качествах и ответственности сотрудника — будущему руководителю важно понять, что умеет работник, насколько добросовестно он относится к обязанностям.

Или можно вовсе сделать локальный нормативный акт и утвердить шаблон, по которому будут составляться вообще любые характеристики на сотрудников организации. Например, сделать форму, а также таблицу из трех вопросов — соответствует ли сотрудник занимаемой должности, какие навыки проявлял во время работы, как относится к поручениям, выполняет ли их с усердием и добросовестно.

Составляет внешнюю характеристику непосредственный руководитель сотрудника.

Внутренние характеристики. Такие документы обычно готовят при повышении сотрудника или переводе его в другой отдел. Формальностями частично можно пренебречь — например, использовать обычную бумагу, а не бланк организации.

Возможно, стоит уделить больше внимания содержанию — ведь по характеристике будут приниматься решения, влияющие на компанию. Вот что стоит добавить в документ:

• Краткая информация о трудовом пути.

• Характеристика деловых качеств — способен ли сотрудник работать в команде, больше проявляет себя как исполнитель или руководитель, склонен ли к креативной или монотонной работе.

• Доверие к сотруднику — стоит ли организовывать допуск к важной информации.

• Оценка квалификации сотрудника — пригоден ли он для выполнения задач на текущем уровне, готов ли выполнять функции специалиста должностью выше.

• Оценка стрессоустойчивости, умение вести себя в критической ситуации.

В отличие от внешних характеристик, внутренние могут составлять сразу несколько человек: руководитель сотрудника, коллеги, работники отдела кадров и службы безопасности.

Обязан ли работодатель выдавать характеристику работнику

Список документов, которые работодатель обязан выдать работнику, регламентирован ст. 62 ТК РФ. В их числе: трудовая книжка, если такая есть, копии приказов об увольнении, о переводе на другую должность, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах. Характеристика как обязательный документ для выдачи в статье не указан.

Кроме того, ст. 65 ТК РФ регламентирует список документов, который нужен при трудоустройстве на новую работу — и характеристики в этой статье также нет. Поэтому можно с уверенностью утверждать, что обязанности выдавать характеристику на работника у организации или предпринимателя нет. Однако это считается правилом хорошего тона — с таким документом работнику проще подтвердить данные, указанные в его резюме.

Как эффективно оценивать персонал

Корректно сделанная характеристика — это лишь следствие, один из результатов комплексного подхода к оценке персонала. В идеальной ситуации характеристику на сотрудника не составляют с нуля — руководитель берет данные о его показателях эффективности из внутренней системы контроля, добавляет карьерный трек и профиль, а затем формулирует собственное впечатление, рассказывает, что мотивирует сотрудника, какие задачи его, наоборот, не вдохновляют.

Квалифицированная и комплексная оценка персонала полезна и для других процессов компании. Например, если бизнес внедрит практику составления портрета нужного соискателя, руководителям придется меньше времени тратить на собеседования — до интервью будут доходить только мотивированные и подходящие по навыкам кандидаты. Стратегически оценка поможет разобраться в кадровом потенциале компании и понять, какие сотрудники нужны организации в ближайшее время, а какие в отдаленном будущем.

Комплексную подготовку в методах оценки персонала можно получить на профильном курсе Русской Школы Управления. В программе:

• Оценка по компетенциям и оценка потенциала сотрудника, организация системы найма и адаптации персонала. Создание профиля должности.

• Источники и способы поиска персонала и их особенности.

• Особенности собеседования: как оценить компетенции на этапе подбора персонала.

• Особенности адаптации сотрудников: виды адаптации, факторы, мешающей ей.

• Технология внедрения ассесмент-центра в компании: формирование матрицы оценки, разработка компетенций, обратная связь для участников.