Что такое организационный дизайн и как его проводить

Классическая схема организации работы компании выглядит так — есть управляющий всего бизнеса, несколько руководителей направлений, начальники отделов и специалисты. Она основана на принципе вертикальной иерархии, и это неплохой способ управлять компанией с простым и понятным продуктом, на стабильном рынке с предсказуемыми показателями спроса и предложения.

Достигать результатов труднее, если рынок находится в кризисе, продукт сложный, внешние условия изменчивые. Сложно найти достаточное количество лидеров, а внутри бизнеса появляются отдельные подразделения со своими особенностями. Чтобы управлять такими компаниями, нужно внедрить современные методологии разработки продуктов, выстраивать горизонтальную структуру управления и использовать иные бизнес-практики для достижения результата.

В этой статье расскажем, что такое организационный дизайн, кому и зачем он нужен, как его применять.

Содержание:

— Что такое организационный дизайн

— Что нужно использовать в организационном дизайне

— Подходы к построению организационного дизайна

— Что еще важно добавить в организационный дизайн

Что такое организационный дизайн

Организационный дизайн — это процесс проектирования базовой архитектуры предприятия с учетом стратегических целей, внутренних особенностей и внешних воздействий. Если упростить, то это создание схемы, в которой наглядно отображены все процессы, имеющиеся в организации, с дорожными картами и возможными ответвлениями.

Какого-то универсального формата для результатов такой работы не существует — технически это может выглядеть как многостраничный текстовый документ, презентация, многоуровневая схема в сервисе создания ментальных карт или инфографика.

Доктор экономических наук СПбГУП Марина Мотышина в своей статье предлагает трактовать организационный дизайн как более широкую категорию понятия «организационная структура».

Организационная структура — это документ, в котором схематически отражен состав и иерархия подразделений предприятия. В развернутой версии оргструктуры наглядно видны распределение ответственности и полномочий внутри бизнеса.

Результат оргдизайна — эффективная конфигурация бизнеса, в которой есть основные подсистемы компании, в том числе и оргструктура. Кроме иерархии, в дизайн входят блоки окружения, стратегии и структуры задач компании, а также декларация управленческого стиля и климата.

Что нужно использовать в организационном дизайне

Разрабатывая технический итог оргдизайна, нужно учитывать несколько областей так называемого выбора дизайн-блоков — ключевых элементов, которые стоит прописать в дизайн-доке.

• Цели, задачи компании. Можно использовать концентрированную стратегию компании.

• Структура бизнеса. Максимально похожий на оргструктуру блок. В этом разделе прописывают иерархию, принципы разделения труда, распределение власти. Ознакомившись с этим блоком, можно разобраться в конфигурации организации.

• Процессы. Бизнес-процессы обычно добавляют в блок структуры бизнеса, но иногда это очень разветвленная сеть — тогда проще вынести данные о них в отдельный раздел, а в структуре сосредоточиться на моделях власти.

• Информация. Чтобы компания эффективно функционировала, ее сотрудники должны иметь постоянный и простой доступ к нужной информации. Для этого создается схема, подобная оргструктуре, в которой видно, кто отвечает за донесение информации. Нужно понять, как сотрудники будут собирать данные, откуда, с какой частотой и в каком объеме.

• Система вознаграждений, мотивации и стимулирования. Здесь указаны способы формирования ФОТ — хорошо, если в организации не просто установлены твердые оклады, но и есть премиальная часть, которая выдается за достижение и превышение каких-то KPI.

• Человеческие ресурсы. Откуда компания берет сотрудников и стажеров, как их обучает, как вводит в процессы, какой есть карьерный рост, какая существует градация по уровню мастерства.

Подходы к построению организационного дизайна

Есть несколько способов разработать организационный дизайн. У каждого из них свои особенности, ученые так и не пришли к выводу, какой эффективнее. Отличаются подходы взглядом на организацию — смотрит ли разработчик дизайна на компанию как на некую открытую систему или как на конфигурацию.

Подход Генри Минцберга, профессора менеджмента Макгильского университета — один из самых известных примеров конфигурационного подхода. Компания в этом случае рассматривается как нечто обособленное, хоть и с учетом воздействия внешней среды.

Минцберг предлагает формировать дизайн так: выделить шесть основных структурных элементов организации, то есть операционное ядро, стратегическую вершину, среднюю линию, техноструктуру, вспомогательный персонал и идеологию. И на основе этого формировать так называемую сверхструктуру. Есть несколько вариантов:

• Простая структура — от стратегической вершины, то есть собственника или директора, к централизации.

• Машинная бюрократия — техноструктура, есть доминирование стандартизации.

• Профессиональная бюрократия — власть принадлежит операционному ядру, главное качество — профессионализм.

• Дивизиональная форма — больше внимания уделяется менеджменту среднего звена.

• Адхократия — гибкий вариант организации без иерархии.

• Миссионерская форма — управление построено на внедрении идеологии и ценностей компании.

Другой, более открытый способ проектирования дизайна организации — подход Бартона-Обела. Разработчику нужно пройти все этапы, состоящие из формулировки целей организации, ее стратегии, окружения, структуры, процессов и людей, координации и мотивации. На каждом этапе нужно искать соответствия и несоответствия между каждыми блоками. Условно говоря, пытаться найти проблемы, которые заставят механизм сломаться или заклинить.

Еще один современнейший подход к организационного дизайну — эволюционный. Яркий пример: построение «бирюзовых компаний», в который дизайн и организационная структура осознанно стремится к минималистичности. Сама же организация функционирует на принципах самоуправления, стараясь эволюционировать.

Что еще важно добавить в организационный дизайн

Оргдизайн — это проектирование сути организации, методов ее работы и управления. Занимаясь дизайном, важно не просто выстраивать процессы, но и стремиться сделать их оптимальными для каждой стадии развития организации. Оргдизайн — гибкий процесс, а не результат. Вполне нормально, когда оргструктура и даже подходы к управлению меняются в зависимости от развития и роста бизнеса.

• Спрашивайте себя на каждом шаге построения нового блока дизайна — соответствует ли это стратегии компании, помогает ли достичь глобальных целей.

• Насколько оптимально продуман блок, учитывает ли он влияние внешней среды в конкретный момент времени и потенциальное развитие этой среды.

• Технологии. Учитывает ли оргдизайн возможное использование сервисов и программ, которые упрощают работу организации. Самый простой пример использования технологий — перевод совещаний в режим видеоконференций, постановка задач с помощью систем управления проектами, возможность работать над одной презентаций сразу нескольким сотрудникам онлайн.

• Культура организации. Соответствует ли новый бизнес-процесс или организационная структура культуре организации? Например, не нарушает ли процесс негласную иерархию в коллективе, не навредит ли это эффективности и не превратит ли работу в корпоративную борьбу?

Организационный дизайн — это создание архитектуры организации, ее конфигурации. Чем понятнее все будет сформулировано, тем больше скоординированности появится в действиях сотрудников, тем эффективнее станет развиваться бизнес.