Как все успевать, когда атакуют форс-мажоры, усталость и лень

Иногда кажется, что жизнь — это хаотичное движение: форс-мажоры, внезапно появившиеся задачи, которые, конечно же, нужно решить как можно быстрее. Еще постоянная усталость и мысль: какой смысл составлять план дня и недели, если все равно он будет нарушен? В итоге то, что надо было сделать, отходит на второй план, а чувство вины за нарушение сроков становится все сильнее.

Вопрос: как успеть все сделать при таком темпе жизни в условиях новой реальности? Обычно этому мешают:

• Форс-мажоры и внезапно появившиеся задачи.

• Отсутствие энергии.

• Прокрастинация или состояние, очень похожее на лень.

Разберемся, как проработать все эти аспекты, чтобы максимально приблизиться к действительно эффективному дню.

Содержание:

— Даем бой форс-мажорам

— Следим за энергией

— Не подпускаем к себе прокрастинацию

— Превращаем телефон в помощника: как все успеть за день при помощи приложений

1. Даем бой форс-мажорам

В большинстве случаев речь идет о чем-то, что не было запланировано, поэтому возникло неожиданно и, как всегда, очень не вовремя. Существует несколько профилактических мер, благодаря которым появление форс-мажора не выбьет вас из рабочей колеи:

• Планируйте дела по методу «Вечер пятницы/воскресенья» — выпишите все задачи, которые нужно сделать на следующей неделе, а затем распределите по дням. Так вы будете видеть свою реальную нагрузку, и мозг заранее настроится на рабочую волну.

• Важно: оставляйте в графике до 40% времени на отдых и возможные форс-мажоры. Если ничего не случится, вы восстановите силы, а если внезапно появится задача, спокойно и без суеты с ней справитесь.

• Помните, что у вас есть рабочий день и он занимает определенное количество часов. Если нужно справиться за восемь часов, бессмысленно пытаться успеть решить задачи, которые требуют, например, десять часов.

• Чтобы отследить, сколько времени уходит на задачу, попробуйте хотя бы в течение одной недели ставить таймер на каждую из запланированных задач. В этом может помочь приложение Focus To-Do: по итогам недели посмотрите статистику и увидите, сколько часов и минут уходит на проект в целом и на его отдельные задачи. Другой вариант: заведите табличку и фиксируйте в ней все выполненные в течение дня задачи с точностью до мелочей и минуты. Альтернатива этому методу — сервисы, которые отслеживают поведение за компьютером, например, Toggl и Timely. Кроме того, большинство гаджетов уже оснащены инструментами для анализа ваших действий в приложениях.

• Берите на один рабочий день не больше трех приоритетных задач, ведь они требуют много времени и сил. Начните день с их выполнения в первую очередь, пока есть внутренний ресурс. Например, используйте систему 1-3-5, которая помогает распределить приоритеты: одна самая важная, сложная, затратная по времени задача, три менее важные и не больше пяти мелких дел. Таким образом вы успеете сделать много за один день.

Такой подход уменьшит стресс от возникновения форс-мажора и новых задач и обеспечит более грамотное планирование.

2. Следим за энергией

Когда чувствуете апатию и усталость, вам не до мыслей о том, как все успевать. Поэтому заранее подумайте, как будете восстанавливать силы:

• Отдых тоже нужно планировать. Все, что не включили в свой календарь, не будет сделано, поэтому в те 40% времени, которые вы будете отводить на форс-мажоры, также включите время для отдыха. Помните: важно сменить деятельность, а не продолжать сидеть за экраном компьютера или общаться с клиентом, командой, руководством по телефону.

• Деликатное «нет» тоже должно быть в вашем лексиконе. Когда берете на себя задачи, которые выходят за пределы ваших должностных обязанностей, или есть более приоритетные вопросы, можно честно сказать, что сейчас вы заняты.

• Отстаивайте личные границы. Переводите телефон в беззвучный режим, если вас регулярно отвлекают уведомления. Выделите специальное время для ответов на письма и сообщения, не переключайтесь на них при первом звуковом оповещении. Отказывайтесь от задач, которые не входят в ваши компетенции, если нет времени и сил помочь коллеге.

• Делегирование — лучший способ сохранить энергию, которая раньше уходила на рутинные дела.

• Выходные придумали для отдыха и смены деятельности, поэтому планируйте их так, чтобы восполнить свои ресурсы энергии и вдохновения.

Эти меры обеспечат продуктивность и работоспособность на долгое время.

3. Не подпускаем к себе прокрастинацию

Иногда секрет того, как все успеть за день, кроется не в том, какую технику тайм-менеджмента использовать. Нужно настроиться на работу, увидеть интересные задачи и сфокусироваться на них. Разберемся, что для этого можно сделать:

• Если сложно больше пяти минут фокусироваться на одной задаче, попробуйте метод интервалов. Его открыл нейрофизиолог Натаниэл Клейтман, который выяснил, что мозг может работать продуктивно не более 90 минут, потом активность снижается. Техника «Помидора» как раз основана на открытии Клейтмана: 25 минут сфокусировано работаем — 5 минут отдыхаем — снова 25 минут работаем. Через четыре таких интервала следует получасовой перерыв. Если вам мало 25 минут и вы чувствуете, что только вовлеклись в рабочий процесс, измените интервалы, например: 50 минут работы — 10 минут отдыха — 50 минут работы и потом длинный перерыв в течение 30 минут. Этот подход помогает обратить физиологические свойства мозга на пользу производительности: вы перестанете переживать, как успеть все сделать, и сможете решить максимум запланированных задач за день.

• Еще одно преимущество метода «Помидора» — вы как будто даете себе обещание выполнить задачу за определенный срок. Так она обретает временные границы, поэтому вы меньше отвлекаетесь.

• Попробуйте запустить эффект Зейгарник. Мы лучше запоминаем прерванное, а не завершенное, действие. Когда вам нужно выполнить задачу, но не хочется за нее браться, уделите ей буквально одну минуту. Примите решение начать и сделайте первый шаг — дальше мозг сделает все за вас, напоминая, что есть незаконченное дело.

• Отслеживайте хронофаги и давайте им отпор. Речь идет о так называемых похитителях или пожирателях времени — то, что вы делаете без пользы и удовольствия для себя. Наглядный пример: бездумное листание страничек в социальных сетях, когда нужно подготовить отчет для клиента. Мозг устроен так, что ему проще провалиться в хронофаг, чем спланировать день. Поэтому важно заранее продумать, что именно вы будете делать, если окажетесь в ситуации, которая подводит вас к встрече с вашим пожирателем времени. Например, если вы любите читать новости в телеграм-каналах и не замечаете, как проходят минуты и даже часы за этим занятием, примите решение: днем вы проведете за чтением этих материалов не более десяти минут. Поставьте таймер. Когда он сработает — сразу возвращайтесь к работе.

• Если очень хочется сделать два дела сразу, совмещайте работу руками с чем-нибудь полезным. Так вы избежите ловушки многозадачности и действительно сможете работать быстрее. Например, во время пробежки можно послушать подкаст, а в метро записать идеи для будущего проекта.

• Чем больше проблем скопилось, тем меньше их хочется решать, поэтому лучше сразу внести все в список сегодняшних дел и заняться ими при первой же возможности.

• Правильно формулируйте задачи. Есть разница между «маркетинговый план» и «разработать маркетинговый план для продукта». Чем подробнее и динамичнее составлено описание задачи, тем проще за нее взяться и довести до конца.

Так вы дополните планирование и заботу о себе проверенными методами фокусировки на рабочих процессах.

4. Превращаем телефон в помощника: как все успеть за день при помощи приложений

Предложенные советы прекрасно дополняют такие сервисы:

1. Trello или Asana — удобные виртуальные канбан-доски, которые помогают организовать планирование по проектам и задачам, гибко распределяя их по степени важности и срочности или другим выбранным вами критериям. Есть веб-версии и приложения для гаджетов.

2. Focus To-Do, PomoDone или PomoToDo — планировщики задач и проектов, дополненные таймером по методу помидора. Есть приложения для компьютера и гаджетов.

3. Todoist или Microsoft To-Do — облачные планировщики, в которых можно фиксировать задачи, выставлять сроки выполнения, расставлять приоритеты и делать заметки. Есть десктопные, веб-версии и приложения для гаджетов.

4. Forest — приложение, которое помогает бороться с прокрастинацией и хронофагами при помощи геймификации. Как только вы включаете таймер, чтобы сфокусироваться на задаче, на экране растет дерево. Если разблокируете гаджет раньше срока, оно погибнет.