Кому из нас в детстве не рассказывали про Юлия Цезаря, который по легенде умел делать несколько дел сразу — например, читать и писать одновременно. Или диктовать четырем секретарям письма на различные темы, причем по самым важным вопросам. Но все же обычно родители говорили нам нечто вроде «не говори за едой, ты не Юлий Цезарь», подразумевая, что вряд ли у нас получится тщательно прожевывать пищу и одновременно складно выражать свои мысли.
— Многозадачность — друг или враг продуктивности?
— Отрицательные стороны многозадачности
— Как помочь себе выполнять лишь одну задачу в один промежуток времени
Многозадачность — друг или враг продуктивности?
Тем не менее в бизнес-среде на протяжении долгого времени многозадачность была возведена в культ, который мы перенесли и в нашу повседневную жизнь. Многозадачность — один из столпов повышения продуктивности: все хотели быть высокопроизводительными, и одним из простейших способов достижения этого казалась многозадачность: говорить по телефону, находясь за рулем, бегать, прослушивая подкасты, готовить несколько блюд сразу… Бывают задачи с «разнесенной» многозадачностью, когда можно делать несколько дел в один и тот же период, но необязательно в одну и ту же секунду, например, целое утро разрываться между несколькими разными задачами по одному проекту — писать электронные письма, отвлекаясь на заказ цветов по телефону или кейтеринг, или на заказ авиабилетов и так далее.
И каков же был результат таких совмещений? Весьма вероятно, что на основе собственного опыта вы обнаружили: говоря за рулем по телефону, легко можно пропустить нужный поворот; прослушивая подкасты во время бега, вряд ли в полной мере насладишься красотами природы, да и от подкаста вы наверняка отвлекались, когда сбивалось дыхание; готовя несколько блюд одновременно, вдруг обнаруживаешь, чтобы одно подгорело, второе убежало, а в третье ты забыл положить важный ингредиент; заказывая цветы по телефону, проверяя в этот момент электронную почту, легко оговориться и заказать не тот букет или перепутать дату.
Отрицательные стороны многозадачности
Иными словами,
-
Многозадачность вовсе не означает, что вы достигаете большего.
-
Пытаясь выполнить несколько задач одновременно, можно легко достичь меньшего: например, наделать ошибок, на исправление которых понадобится очень много времени.
-
Выполняя несколько мелких дел одновременно, вы, вполне возможно, не выполните ни одного. И уж наверняка то, что выполните, будет сделано некачественно.
-
Концентрация на одной задаче гораздо продуктивнее. По крайней мере, для этой задачи.
-
Очень часто многозадачность в попытках все успеть приводит к стрессу. Ваши чувства и мысли находятся в максимальном напряжении в попытке удержать в руках все три мяча, которыми вы жонглируете.
Что говорят нейропсихологи?
Нейропсихологи говорят, что человек не предназначен к многозадачности: оказывается, в лобную долю нашего мозга встроен искусственный «тормоз», или предохранитель, который по неизвестной причине создает искусственные задержки при одновременном выполнении нескольких задач. Тем не менее многозадачность можно тренировать, но до определенной степени.Кроме того, ученые утверждают, что многозадачность — это не выполнение двух задач одновременно, а переключение с одной задачи на другую. Этот процесс происходит так: вам необходимо удерживать задачу в памяти на протяжении определенного времени (кратковременная память), пока фокус вашего внимания переключается между задачами (в психологии это называется распределением ресурса внимания).
То есть, например, если вы читаете книгу, и в этот момент звонит телефон, вы должны удерживать в уме то, о чем читали, пока не прозвучал звонок. Чтобы, когда договорите по телефону, вы могли вернуться к тому предложению, на котором остановились, и продолжили читать. Исследования показывают, что у людей, часто практикующих многозадачность, уменьшается плотность серого вещества в префронтальной коре головного мозга, что негативно сказывается на свойствах памяти.
Многозадачность и дофамин
Теперь давайте зададим себе вопрос — почему мы постоянно создаем многозадачность, при выполнении любого дела проверяя почту и мессенджеры? А сколько раз вы уже проверили сообщения в мессенджерах и новости, пока читаете эту статью?
Ответ на этот вопрос дает наука: во всем виноват дофамин. Когда вы получаете новое письмо, вы испытываете удовлетворение от выполненного действия, и организм вырабатывает дофамин — гормон удовольствия. В этот момент вы чувствуете то же самое, что испытывают дети, когда им дают конфетку. Или когда они находят подарок под елкой. Однако в погоне за дофамином мы не продвигаемся в выполнении нашей основной задачи — а значит, снова испытываем беспокойство и стресс.
Как помочь себе выполнять лишь одну задачу в один промежуток времени
Начните день с одного задания. Пусть этим заданием станет не проверка аккаунтов в соцсетях, а список задач, которые вам необходимо выполнить сегодня, и выставление их в порядке приоритетности. Так вы наведете порядок в своей голове и настроитесь на новый день. Возможно также, вы увидите, что запланировали слишком много и решите перенести какие-то задачи на другой день, или сможете объединить дела, вместо того, чтобы нервничать или подводить коллег.
Разделите рабочие задачи на блоки. Это поможет сконцентрироваться на одном в данный момент, потому что вы будете знать, что в следующий блок времени нужно будет посвятить себя следующей задаче. А значит, нет смысла переживать сейчас о других задачах, потому что вы знаете, что по расписанию у вас отведено для них индивидуальное время. Определите, сколько нужно посвятить этой задаче — например, это будут 20 минут. Поставьте будильник на телефоне (если вы этого не сделаете и будете следить за временем сами, опять скатитесь в многозадачность). Через 20 минут перейдите к следующей задаче. Однако, если вы понимаете, что вам еще нужно время на выполнение — смело ставьте таймер еще на 20 минут.
-
Не переключайтесь между задачами.
-
Если какие-то идеи по другим задачам придут вам в голову, не кидайтесь сразу звонить или писать имейлы. Запишите идею на стикер post-it и наклейте в свой органайзер или на панель компьютера. Так они будут на виду, и вы сможете вернуться к ним в другое время.
-
Вы удивитесь, как сложно поначалу может быть сосредоточиться на одной задаче на 5—10 минут. Не ругайте себя, продолжайте разрабатывать эту «мышцу», и в скором времени вы доведете это время до нужных вам 20—25 минут.
-
Экспериментируйте с продолжительностью блоков, и через пару недель вы найдете оптимальный для себя вариант.
-
В первое время, привыкая к этой системе, спросите себя после выполнения каждой задачи, какие чувства вы испытываете? Запомните это ощущение хорошо, качественно выполненной задачи.
Метод Помодоро
Техника Помодоро — изобретение Франческо Чирилло, итальянского студента из 80-х, который искал способ сосредоточиться на учебе. Для этого принес с кухни таймер в виде помидора. Суть техники проста:
-
Выбрать задачу, над которой хочешь работать.
-
Поставить таймер на 25 минут.
-
Усиленно работать над этой задачей 25 минут.
-
Затем — сделать перерыв в 5 минут.
-
И далее снова сосредоточенно работать 25 минут.
-
После четырех «помидорных» циклов — сделать большой перерыв в 15—30 минут.
Техника Помодоро подходит не всем и не во всех случаях — при выполнении некоторых заданий, когда нужно глубоко проникать в материал, 25 минут будет мало, после перерыва вам снова придется много времени тратить на то, чтобы сосредоточиться, однако при работе, которая подразумевает много отдельно коротких задач, она может быть очень полезна.
Посвятите время написанию имейлов. Электронная почта — это такой же пожиратель времени, как и соцсети. Проверка почты каждые 5 минут — та же гонка за дофамином. Отведите определенную часть вашего рабочего дня чтению почты и ответам на письма. Это можно делать, например, в час перед обедом или, наоборот, в послеобеденное время, например, с 14 до 15 часов.
Уберите, если это возможно, с экрана телефона и компьютера извещения о новых письмах. Это сильно отвлекает и, кроме того, вгоняет в стресс. Проверяйте электронную почту не каждые пять минут, а 2—3 раза в день — и вы почувствуете, как давление постепенно снижается.
Если вы чувствуете, что сообщения в мессенджерах отвлекают вас — положите телефон в тумбу стола, чтобы не мешало даже свечение экрана.
Распределяйте свое время с умом. Если необходимо выполнить сложную задачу, выберите для этого правильное время дня. Возможно, вам удобнее будет заняться ей с самого утра, пока еще не началась активная рабочая гонка и есть возможность сосредоточиться. Или же, наоборот, во второй половине дня, если всплеск дел, требующих немедленного реагирования, приходится в вашей компании на утро. Подумайте, какое время станет наиболее продуктивным для выполнения этой задачи, учитывая специфику рабочей загрузки и ваши собственные биоритмы. Кто-то не может сосредоточиться с утра, кто-то засыпает после обеда, кто-то наиболее активен после 16:00.
Не назначайте выполнение сложных задач на конец рабочего дня — вероятно, вы не успеете их закончить, и вам придется либо задержаться на работе, либо продолжить на следующий день — что потребует лишнего времени на возвращение к задаче, открытие файлов и так далее.
Если вы знаете, что у вас в течение дня есть «мертвое» время, когда голова не очень хочет думать, — поставьте на это время задачи, не требующие умственной активности. Навести порядок на рабочем столе, отнести документы в бухгалтерию, находящуюся в другом здании, ввести данные в базу — даже «мертвое время» можно провести с пользой.
Организуйте свое рабочее место. Нас отвлекают от работы не только манящие огоньки соцсетей и мессенджеров. Помните, мозг постоянно находится в поиске того, на что бы отвлечься, чтобы получить дофамин. Беспорядок на рабочем столе — это то, что ему надо! Кроме того, поиск отчетов, записей и ножниц, которые неизвестно где под горой бумаг находятся, определенно отвлечет вас от однозначности.
Отключайтесь от работы. Как ни странно, можно стать более производительным на работе, если научиться не думать о ней в нерабочее время. Нашему мозгу тоже нужен отдых, а если вы, играя с детьми, продолжаете обдумывать детали рабочего проекта, то вы, считайте, и не выходили из офиса. И да, это тоже многозадачность, без которой мы хотим научиться жить.
Отключаться от работы полезно и в рабочее время. Не пропускайте обед и старайтесь посвящать его приятной беседе с коллегами, а не очередному обсуждению смет. Нашим нейронам тоже нужен отдых.
Практикуйте осознанность. Конечно, кажется, что это слово из арсенала хиппи, но осознанность работает и может помочь вам приучить себя к однозадачности. Осознанность означает концентрацию на том, чтобы просто «побыть» в моменте. Закройте глаза и сконцентрируйтесь на дыхании. Выпейте чаю и попробуйте осознать его вкус. Можно взять раскраску для взрослых и пораскрашивать сложные картинки. Мужчины практикуют осознанность на рыбалке, женщины — во время вязания сложных узоров. Осознанность поможет нам успокоиться и с новыми силами приняться за наши задачи. По одной за раз.
В процессе подготовки этой статьи я также постигала дзен однозадачности. В течение часовых отрезков времени, которые я отводила себе для работы, поначалу руки тянулись проверить почту и мессенджеры, посмотреть афишу Большого театра на февраль (записала на стикер, чтобы не забыть), поделиться в своем блоге в телеграмме интересной мыслью, которая пришла в голову во время написания статьи (записала на стикер), поискать рецепт сицилийского салата с апельсинами, о котором я впервые услышала на днях (записала на стикер), просмотреть новости. Но к концу написания статьи, когда такие мысли посещали меня, я просто не давала им ходу, продолжая концентрироваться на своей единственной задаче — писать этот текст. И у меня стало получаться. Получится и у вас.
