Закупки предприятия: как работать с поставщиками

Если бизнес работает в сфере производства или продаж, ему необходима бесперебойная система закупок. Рассказываем, как менеджеру или предпринимателю наладить организацию закупок на предприятии — сделать так, чтобы поставки приходили без задержек и не создавали переизбытка на складе, а еще были оплачены по лучшей цене.

Содержание:

— Процесс закупки

— Основные методы закупок

— На что обращать внимание при выборе поставщика

Процесс закупки

Условно весь процесс можно разделить на несколько этапов.

Аналитика и согласование закупки. В зависимости от структуры организации, менеджер по закупке может самостоятельно анализировать наличие необходимого сырья в информационно-складкой системе. Или собирать заявки на товары и материалы от руководителей отделов компании.

На этапе аналитики нужно понять, какой материал понадобится, в какой срок, есть ли нужда в постоянной закупке или это разовая потребность. Обычно оформляют заявку на материал, в которой указывают все возможные характеристики товара, нужное количество, возможные отклонения.

Решение о закупке принимает руководитель бизнеса или исполнительное лицо, которому даны такие полномочия. Менеджеру нужно согласовать заявку на закупку, прежде чем он отправится на поиск поставщиков.

Важно наладить процесс управления закупками на предприятии так, чтобы у менеджера была страховка по времени на случай задержек — все участники процесса должны понимать, сколько у них времени на решение своей задачи: формирования заявки, ее оформление, согласование документов.

Поиск поставщиков. Есть два формата в выборе поставщиков — когда инициатива исходит от закупщика и наоборот, бизнес собирает заявки на поставки.

В первом случае менеджер сам отбирает подходящих поставщиков, направляет им оформленные заявки или технические задания, собирает в ответ коммерческие предложения и презентации с ценой.

Исходящая система закупок может быть направлена как на конкретное количество поставщиков, так и на неограниченное, когда менеджер делает массовую рассылку.

Проблем в исходящем формате несколько:

• Тратится много времени на поиск и отбор. Конечно, можно сделать рассылку по купленной базе, но это потребует денег на отправку писем, а в ответ придется разбирать большое количество КП.

• Есть риск упустить выгодное предложение. Например, в базе поставщиков может не быть контактов новых предпринимателей, которые готовы сделать поставку со скидкой.

• Ответы поставщиков не формализованы. Структуры коммерческих предложений у всех разные, кто-то будет предлагать встретиться для уточнения запроса, другие не работают с электронным документооборотом.

Входящая система поиска подразумевает публикацию тендера с обозначенным техническим заданием. Преимущества такого подхода: площадок для таких конкурсов не много, как правило, инициативные поставщики о них знают. Все заявки на участие формализованы, а в большинстве площадок конкурс и вовсе практически автоматизирован — менеджер получает заявки, а сервис оформляет все предложения и документы в удобном наглядном виде.

Однако работа с тендерами не застрахует от недобросовестного поставщика: если не прописать максимально подробно условия закупки и характеристики товара, можно получить не то что нужно.

Проверка поставщиков. Как правило, этот этап нужно включать в закупку любого уровня, иначе можно получить некачественную продукцию или вовсе сорвать поставку.

В проверку контрагента входит:

• Анализ учредительной документации — нужно посмотреть, долго ли работает компания, какой у нее уставной капитал, кто учредители и с какими компаниями они связаны, изучить аффилированность учредителей.

• Изучить репутацию компании и ее участников. Проверяют сам бизнес, учредителей, директора, топ-менеджмент, дочерние компании. Важно узнать, не входят ли компания или связанные с ней организации в реестр недобросовестных поставщиков.

• Проанализировать финансовое состояние компании: есть ли у бизнеса задолженности или судебные разбирательства, посмотреть на рентабельность активов и инвестиций.

Кроме того, нужно посмотреть, есть ли у компании опыт работы с рынком закупщика, нет ли проблем с публикацией отчетности, проверить, не зарегистрирован ли бизнес по адресу массовой регистрации. Если закупщика смущает какой-то фактор, стоит отказаться от отношений с закупщиком или пересмотреть условия работы. Например, предложить оплату по факту и предусмотреть большие штрафы за несоблюдение сроков.

Переговоры и согласование условий договора. В организацию закупки входит не только создание самого процесса поставки, но и коммуникации. Менеджер должен уметь готовиться и проводить деловые переговоры, аргументировать свою позицию, обсуждать результаты взаимодействия с контрагентом и возможные изменения.

Основные методы закупок

Условно методы закупок на предприятии разделяют на четыре вида, в зависимости от объемов и регулярности.

Разовая закупка или закупка по мере необходимости. Обычно такой подход используют для поставки сразу на сборочную линию либо с целью перепродажи, то есть без долгого хранения на складе. Ее стоит использовать, если других вариантов нет: на разовые закупки тратится столько же времени, сколько на оформление долгосрочных отношений, поставщики не делают скидки, сложно договориться на работу по постоплате.

Регулярные небольшие закупки. С точки зрения поставщика такие отношения безопаснее, чем разовая большая закупка — он может планировать свою работу, учитывая постоянный спрос. Поэтому при долгосрочных отношениях можно договориться на скидку или другие преференции, например, бесплатную доставку до филиалов. Для поставщика такой формат хорош отсутствием расходов на большой склад. Но есть риски остановки процессов, если поставщик не справится с задачей. Решается проблема договоренностью сразу с несколькими контрагентами.

Большие оптовые закупки. Подходят для крупных компаний с регулярным спросом. Как правило, корпорации договариваются с поставщиками о постоплате через несколько месяцев после получения товара или сырья. Так снижаются риски и повышается оборачиваемость капитала: к моменту оплаты закупки бизнес может уже продать товар. Недостаток подхода — как правило, требуются складские помещения, чтобы накопить необходимый запас на случай проблем с контрагентами.

Получение товара по мере необходимости. С поставщиками можно договориться на поставку по запросу:

• Контрагент берет обязанность привезти товар в течение конкретного срока после получения заявки.

• Точно количество товара не устанавливается, вместо нее есть «вилка» от и до, в зависимости от потребности заказчика.

• Иногда прописывается необходимый минимум товара в какой-то срок, который нужно заказать для пролонгации таких отношений.

Такой формат удобен для закупщика, не всегда комфортен для поставщика, которому сложно планировать производство или свои закупки. Поэтому на формат закупок по мере необходимости согласится не каждый контрагент.

На что обращать внимание при выборе поставщика

Ключевые факторы выбора поставщика: соответствие товара заявленным требованиям в документации к закупке, стоимость договора и сервисные нюансы, то есть насколько удобно заказчику работать и получать товар. В долгосрочных отношениях обращают внимание на количество и качество ошибок контрагента — если есть нерегулярные просрочки на 1—2 дня, скорее всего, это не критично. Но если поставщик постоянно задерживает товар или привозит много брака, лучше найти нового.

Кроме этого, следует обращать внимание и на другие аспекты:

• Как быстро поставщик может доставить товар в случае необходимости.

• Может ли он увеличить количество товара.

• Насколько комфортно организованы процессы оформления документации и взаимодействия с закупщиками.

• Оперативно ли контрагент решает проблемы.

• Финансовое состояние поставщика.

• Наличие сервисного обслуживания.

По совокупности этих факторов и стоит принимать решение о сотрудничестве.