MBA
Личный кабинет
Что такое WBS: знакомимся со структурной декомпозицией работ

Что такое WBS: знакомимся со структурной декомпозицией работ

Разбираемся с основными терминами, находим оптимальный формат отображения задач и работ по проекту.

Для удобства управления проектами рекомендуется составлять ряд иерархических структур. Они помогают наглядно отобразить работу со всеми имеющимися ресурсами, чтобы управлять и контролировать доступные элементы. В числе таких структур — WBS (аббревиатура трех слов: work, breakdown и structure).

  • Work (работа) — физическое и/или умственное усилие, которое направляется на достижение результата. При этом учитывается, что решаются определенные задачи, исполнитель преодолевает возникающие сложности, использует соответствующие навыки.

  • Breakdown (декомпозиция) — процесс разделения на части, простые составляющие.

  • Structure (структура) — упорядочение полученного множества объектов и отношений между ними, наглядное отображение всех взаимосвязей.

WBS — это иерархическая структура задач или работ в проекте, которая представлена в графическом виде.

Содержание:

Зачем использовать структурную декомпозицию работ

Как может выглядеть WBS

Насколько подробной должна быть декомпозиция работ

Когда структурная декомпозиция не работает

Кто чаще всего применяет этот метод

Получите бесплатно книгу издательства Русской Школы Управления 
«От эксперта к руководителю» в удобном формате EPUB.
Автор — Елизавета Ефремова, организационный психолог, преподаватель программы MBA. Данная книга призвана помочь вам развить личную эффективность новобранца-руководителя. Она написана специально для тех, кто осознанно выбирает движение вверх по карьерной лестнице.

Зачем использовать структурную декомпозицию работ

У этого метода есть несколько преимуществ:

  1. Руководитель видит все взаимосвязи.

  2. Если работа происходит вместе с подрядчиками и субподрядчиками, с помощью WBS можно наглядно и понятно описать содержание проекта, чтобы избежать недопонимания.

  3. С помощью структурной декомпозиции работ руководитель распределяет и фиксирует обязанности за каждым исполнителем проекта. Таким образом, каждый участник рабочего процесса точно знает свою роль и требования к качеству его работы.

  4. Благодаря WBS руководитель и все участники проекта наглядно видят основные этапы и понимают точки контроля процесса. Они предвидят возможные проблемы и могут продумать шаги по их предотвращению.

  5. С помощью структурной декомпозиции работ WBS можно заранее оценить затраты и риски, которые возникнут при реализации проекта.

  6. Визуализация помогает оценить реальное время, которое потребуется на выполнение отдельных задач и всего проекта в целом.

  7. Работа с WBS улучшает коммуникацию в команде.

  8. Благодаря структурной декомпозиции работ WBS, можно повысить сфокусированность команды на цели.

  9. Этот подход помогает проводить эффективный мозговой штурм: благодаря наглядной иерархической структуре фиксируются все идеи и решения, которые на первый взгляд выглядят полезными. Дальше их либо берут в работу, либо удаляют из схемы.

  10. За счет графического отображения руководитель может продемонстрировать клиенту, что работа отлажена и идет по запланированным этапам.

Как может выглядеть WBS

Есть несколько форм для реализации иерархической структуры работ. Рассмотрим, какие из них наиболее популярны, в чем их преимущества и как их реализуют.

№1. Контурная структура

Ценится за простоту построения: в ней прописывают задачи проекта, отмечают их значение и место в иерархии. Такую структурную декомпозицию работ можно сделать, например, в CRM-системе Аспро.Cloud — смотрите отражение проектов и отдельных задач.

пример wbs

wbs

Так выглядит работа в CRM Аспро.Cloud


№2. Таблица

Ценится за удобство создания и отображения информации. Чаще используют Excel. В таком формате видна иерархия, но нет подробной визуализации. Поэтому лучше использовать эту форму структурной декомпозиции работ, когда идет работа над небольшим проектом.

Пример таблицы

Так выглядит структура работ в облачном сервисе Google.Таблицы

№3. Ментальная карта

Одна из наглядных форм для отображения работ по проекту. Для удобства рекомендуется древовидная структура: основную задачу разбивают на необходимое число этапов, каждый из которых разделяют на подзадачи и детализированные планы работ. Можно построить в FreeMind, XMind или другом похожем сервисе.

Ментальная карта

Так строится структура работ в облачном сервисе Mindmeister

№4. Диаграмма Ганта

Наглядно показывает информацию по задачам, которые должны быть выполнены в проекте. При такой структурной декомпозиции работ WBS показывается продолжительность каждого этапа, указано время, необходимое для утвержденных задач, и ответственных за их выполнение.

Самый простой способ построить диаграмму Ганта — использовать бесплатные шаблоны Gantt Excel. Можно разбить проект по фазам, просмотреть каждую из них, свести в группы по длительности, стоимости задач и назначенных ресурсов. Преимущество этого решения в том, что таблицей можно делиться с сотрудниками и подрядчиками, коллективно вносить правки при выдаче соответствующего доступа к документу.

Для более сложных проектов можно использовать онлайн-инструмент GanttPRO: сочетает простоту всем знакомого Excel и возможности MS Project. При простоте создания организационной структуры планирование и управление проектами становится более наглядным и продуманным.

Гант

Так выглядит работа в GanttPRO

№5. Иерархическая структура задач

Удобна тем, что в одном окне реализована структура задач с их детализацией и график работ в виде диаграммы Ганта. Для такой структурной декомпозиции работ WBS рекомендуется использовать Microsoft Project.

Насколько подробной должна быть декомпозиция работ

Важные требования к декомпозиции работ по проекту:

  • Она должна быть достаточной, чтобы достоверно оценивать объем работ для каждого этапа задачи.

  • Время на выполнение должно быть примерно равным периоду контроля. Например, если встреча с командой происходит один раз в две недели, длительность задачи должна быть не более 10 рабочих дней. Дальнейшую декомпозицию можно сделать после подведения итогов проделанной работы.

  • На один элемент структуры должен приходиться только один исполнитель.

  • Не допускается дублирование одного элемента в разных ветках.

После составления WBS следует обязательно согласовать ее с прямым заказчиком.

Когда структурная декомпозиция не работает

Структурная декомпозиция работ нужна не всегда, в определенных условиях ее не применяют:

  • Если деятельность компании связана с высоким риском неопределенности, элементы WBS будут постоянно меняться.

  • Если описывают только основные виды работ — чтобы четко выстроить структуру, нужно опираться на данные систем отчетностей и управления заданиями, журналов внимания сотрудников.

  • Если описывают только один из видов деятельности предприятия — нужно оцифровывать все работы организации.

  • Декомпозиция работ сделана по 5% рабочего времени — любой форс-мажор приведет к неэффективности применения сформированной структуры.

  • WBS строится только ради сбора данных — тогда декомпозиция не берется в работу и не учитывается в процессах, значит, денежные и ресурсные затраты, направленные на ее разработку, не окупятся.

  • Полученная структурная декомпозиция используется разово — результаты можно получить только при регулярном и постоянном применении метода и полученных структур.

Кто чаще всего применяет этот метод

Наибольшую популярность WBS имеет у проектных менеджеров, которые занимаются разработкой проектов в строительной сфере. Она помогает руководителю компании, инвесторам и клиентам понять, на каком этапе находится строительство. Кроме того, WBS используют:

  • Руководители и менеджеры компаний, разрабатывающих программное обеспечение, применяют структурную декомпозицию работ при утверждении концепций продукта. Требования, которые будут предъявляться к конечному программному обеспечению, легче выявить при предварительном построении WBS. Кроме того, при графическом отображении работ легче отслеживать прогресс, чтобы заранее определить самые сложные и проблемные точки, и заранее продумать, как их преодолеть без нарушения сроков.

  • При работе с удаленными командами такая наглядная иерархия поможет понятнее распределить обязанности и зоны ответственности. После разработки документа, в котором зафиксированы все уровни и связи, он может быть размещен в общем доступе.

Как видно из особенностей и преимуществ структурной декомпозиции WBS, ее применение при управлении проектом помогает добиться большей прозрачности для всех участников и улучшить контроль.


 

 
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения редакции.
Сложно выбрать? Напишите, мы поможем!