Кто и как проводит трансформацию бизнес-процессов в корпорациях

Когда перед корпорациями встает задача что-то «перестроить», совет директоров часто призывает специалистов в организационном развитии. Это могут быть как внешние бизнес-консультанты, так и внутреннее подразделение. В крупных корпорациях обычно существует выделенное подразделение организационного развития, которое отвечает за преобразования или реализацию трансформаций и управление изменениями в процессе. О том, как находятся бизнес-развилки и какие инструменты используются, расскажем в этой статье.

Содержание:

— Оргразвитие как функция

— Для чего проводят бенчмаркинг

— Как проводится бенчмаркинг

— Как получить бенчмаркинг

Российский бизнес продолжает цифровизацию процессов, включая интеграцию ИИ, который используют в работе уже порядка 75% «белых воротничков». Непрерывно меняющаяся повестка сегодня формирует необходимость переосмысления текущих бизнес-моделей и того, что ранее часто подразумевалось под оптимизацией.

«Цифровизация позволяет сократить часть рутинной и алгоритмизируемой работы за счет внедрения ИТ-решений или ИИ. Это значит, что в функции должна сократиться потребность в трудовых ресурсах или людях. Поддержку системы можно вывести на аутсорс, а персонал функции в компании подсократить», – примерно так часто формирует гипотезу менеджмент.

• Однако где искать подтверждение?

• Сколько в итоге потребуется рабочих мест?

• Точно ли мы таким способом оптимизируем рабочие места или переведем оставшихся сотрудников из «низкооплачиваемых в высокооплачиваемые» за счет того, что они должны будут освоить новые востребованные ИТ-навыки?

• И сколько будет стоить аутсорсинг для управления цифровизацией / платформами? Его привлечение на поддержку может обойтись в кругленькую сумму.

• А стоит ли вообще что-то внедрять, если это дорого?

Для ответов на эти вопросы требуются данные, и здесь на помощь приходит оргразвитие.

Оргразвитие как функция

Оргразвитие — это сервисно-стратегическая функция внутри бизнеса, которая работает с первыми лицами компании, помогает в принятии управленческих решений, формирует и управляет операционной, организационной и процессной структурой бизнеса.

Почему сервисно-стратегическая функция, спросите вы? Вроде бы роли не очень совместимы? Просто потому, что в каждой компании функция проходит свой путь развития. Где-то она зарождается как сервисная: формирование организационных структур, штатных расписаний, управление процессным офисом, расчет численности. А где-то сразу формируется исходя из стратегических задач, например, проведение трансформации бизнес-модели.

В любом случае через какое-то время, завоевав доверие бизнеса, функция оформляется и занимается вопросами организационного проектирования, процессного управления, развития системы управления, управления трансформациями бизнеса и корпоративной культуры, а также управления изменениями.

Часто менеджеры изначально видят оргразвитие в роли «отрисовщика организационных структур». А если это так, то зачем к этой функции обращаться? Такие руководители уверены, что и сами могут нарисовать квадратики с наименованиями должностей и указать количество штатных единиц в каждом.

Однажды один из таких руководителей принес на утверждение совету директоров корпорации разработанную его командой структуру нового технологического бизнеса для выхода на международную арену. Совет директоров посчитал такую структуру необоснованной, поскольку она не поддерживала утвержденную бизнес-модель. Отправили на доработку. Вот тогда-то генеральный директор решил обратиться к экспертам по организационному развитию. Можно сказать, что он познакомился с этой функцией. И после совместной проработки операционной модели совет директоров утвердил открытие нового бизнеса.

Опытные менеджеры понимают, что система управления и организационная модель – важный вопрос, от которого зависит выживаемость нового бизнеса. Для его формирования необходимо комплексное понимание рынка, глубокий анализ ситуации в похожих и смежных отраслях. Эксперты в организационном развитии всегда проводят исследования рынка – бенчмаркинг – для решения поставленной задачи оптимальным способом с учетом опыта других компаний.

Для чего проводят бенчмаркинг

Бенчмаркинг помогает менеджерам понять, где находится компания относительно рынка с точки зрения развития. Реализовываются ли все преимущества, заложенные в бизнес-модели компании, как устроена операционная модель, как принято называть сотрудников, каков уровень производительности в сравнении с конкурентами. Полученные данные ложатся в основу различных преобразований, например, проекта новой операционной модели.

Бенчмаркинг позволяет находить ответы на многие, в том числе и специфические, вопросы:

• Как работают бизнес-модели в подобных компаниях, какие бизнес-процессы лежат в их основе?

• Сколько времени требуется на выполнение определенной работы?

• Какова «нормальная» численность персонала в функции, и от чего она зависит?

• Что выгоднее: «живой» сотрудник или ИТ-решение в конкретный момент времени и в перспективе?

• Где целесообразно применять ИИ?

• Какие функции стоит оставить внутри компании, какие вывести на аутсорсинг?

• Сколько уровней управления по функциям от CEO до исполнителей?

• Можно ли заставить головной офис работать, а «дочки» – нести ответственность за результаты, и как этого добиться?

Это далеко не полный перечень вопросов, которые можно изучить в рамках бенчмаркинга.

Компании по-разному используют результаты бенчмаркинга. Одни – для подтверждения своих гипотез, другие – для того, чтобы сравнить определенные функции в отрасли, проанализировать лучшие практики. Третьи – чтобы понять, как развиваться и на какие грабли не следует наступать.

Как проводится бенчмаркинг

Сначала следует сформировать базу исследования, в которую войдут компании в зависимости от целей бенчмаркинга – от построения новой бизнес-модели до повышения производительности труда.

Далее отбирается пул функций для исследования. Это сложная задача, поскольку каждая компания в одном и том же функциональном блоке может выполнять разные функции. Допустим, у одних компаний в функцию управления персоналом входит социальная политика (ведомственные здравницы, детские лагеря, гарантии и льготы работникам). А у других этими задачами занимается подразделение, не имеющее отношения к HR. Важно заранее определить, какие виды работ мы будем относить к определенной функции, договориться о методологии расчетов. И тогда мы сможем сравнивать и производительность труда, и оргструктуру, и систему КПЭ, и управление. Так, в 2024 году Ассоциация организационного развития провела бенчмаркинг 14 корпоративных функций в крупных промышленных компаниях. В его рамках были изучены тренды развития каждой функции, уровень ее централизации, степень применения ИИ, производительность.

Бенчмаркинг – это внешнее исследование, которое зачастую проводят независимые консультанты, что позволяет компаниям получить наработанную методологию анализа и объективные данные.

Как получить бенчмаркинг

Можно самим организовать обмен данными с другими компаниями. Но компании должны быть довольно открытыми и готовыми выделить существенный внутренний ресурс на сбор, обработку, уточнение и анализ информации. И самое сложное здесь – не нарушить режим коммерческой тайны.

Можно купить исследование. Но просто покупка бенчмарков мало что дает, так как нет гарантии полной сопоставимости данных из-за нюансов методологии, которая обычно не раскрывается, а прорабатывается в процессе исследования.

Можно обратиться к внешнему подрядчику, имеющему опыт и свою базу для проведения исследований. В этом случае менеджмент компании должен понимать, что все равно придется вложить ресурсы для качественного сбора данных со своих подразделений, проработки нюансов, которые заложены в методологии сравнения. Зато в этом варианте бизнес получает объективную картину о ситуации на рынке, которая становится надежной опорой для принятия управленческих решений.

Мы живем в процессе постоянных изменений. И бизнес-модели компаний должны гибко подстраиваться под условия рынка. Любые трансформации часто связаны с пересмотром оргструктуры и наполнением этой структуры сотрудниками. Бенчмаркинг помогает анализировать разные компании и использовать их лучшие практики.