распространенные ошибки совершают менеджеры и как их избежать.
Первая ошибка — проведение стихийных совещаний. Они сбивают с ритма работы и участников, и ведущего. Лучше проводить совещания в определенном режиме и графике. Они могут быть ежедневными
(при необходимости), ежемесячными. Но при регулярном проведении встреч все к ним привыкают и хорошо работают в этом режиме.
Вторая ошибка: слишком долгое совещание. Сотрудники забывают, зачем собрались, теряют основную нить собрания. Поэтому важно придерживаться регламента и укладываться в короткие сроки.
Третья ошибка — не поддерживать необходимый «бэкграунд». Одни и те же вопросы могут обсуждать множество раз, а договоренности забывать. Чтобы этого избежать, нужно вести протокол (пусть не дословный), фиксировать ключевые договоренности и важные моменты. Ведение такого протокола и контроль выполнения планов лучше возложить на определенного сотрудника.
Четвертая ошибка — неготовность к совещанию. Каждому участнику необходимо подготовить цифры, факты, примеры, сделать презентацию. Тогда на самой встрече нет необходимости подводить уже известные итоги, вспоминать результаты.
Пятая ошибка — отсутствие четких правил на совещании. Участники перебивают друг друга, выходят из зала совещаний, пользуются телефонами. Внимание сотрудников, которое нужно сосредоточить на проблеме, «рассасывается».
Ведущий совещания должен четко установить правила поведения. Как формальные (касающиеся правил присутствия, использования телефонов и т.д.), так и регламент выступлений. Например, нелишним будет напомнить: «Мы используем только конструктивную критику. При высказывании своего мнения мы должны будем его обосновать».
Шестая ошибка — театр одного актера. Это серьезный прокол руководителя: совещание — не театр, а площадка для переговоров. Менеджер должен уметь слушать и слышать подчиненных, давать им высказаться.
Седьмая ошибка — пресекать споры. В споре рождается правильное понимание рабочей проблемы, развивается идея. Когда руководитель пресекает конструктивный спор, он ломает процесс принятия группового решения.Если вы не умеете модерировать подобные дискуссии, приходите на курс Mini MBA в РШУ, мы вас научим.Восьмая ошибка — уход от нужных тем: нужно держать каждого спикера в рамках его задачи. Управлять ходом дискуссии, быть модератором — прерогатива руководителя.
Девятая ошибка — отвлекаться во время совещания. Задача руководителя — поддержка группового внимания: не дать людям отвлечься от основной темы собрания.
Десятая ошибка — проводить рабочие совещания по наитию, не нарабатывать навыки фасилитации. Жесткого сценария, по которому необходимо проводить совещание, нет. Поэтому руководителю важно развивать навыки фасилитации, уметь управлять групповым процессом.
Итак, чтобы проводить эффективные рабочие совещания, менеджеру нужно к ним готовиться, четко соблюдать регламент мероприятия и слушать подчиненных. Лучше, если за регламентом и исполнением принятых на совещании договоренностей будет следить специальный сотрудник. Руководителю также важно развивать навыки управления групповым обсуждением и правильно модерировать процесс.
Как вы проводите совещания? Поделитесь своим опытом в комментариях к статье!
