Рабочее совещание: 10 распространенных ошибок

Вы сами или ваши сотрудники с опасением ждете рабочего дня, если на него назначено совещание? Одна из основных причин, по которой совещания мало кто любит, заключается в том, что они зачастую превращаются в пустую трату драгоценного времени. Разбираемся, как повысить эффективность совещаний, какие ошибки при их проведении существуют и как их избежать.

Содержание:

— Проведение стихийных совещаний

— Неограниченное количество участников

— Неподготовленность сотрудников

— Затягивание совещание и перегрузка повестки дня

— Неэффективная коммуникация

— Отсутствие четких правил проведения совещания

— Совещание как театр одного актера

— Пресечение конструктивных споров

— Проведение рабочих совещаний по наитию, отсутствие навыков фасилитации

— Отсутствие протокола совещания

Проведение стихийных совещаний

Они сбивают с ритма работы и участников, и ведущего. Лучше проводить совещания в определенном режиме и графике, например, раз в неделю. В то же время, если вы понимаете, что вам нечего обсуждать на очередном совещании, его лучше отменить, чтобы не заставлять сотрудников тратить время понапрасну.

Неограниченное количество участников

Рекомендуемое количество участников любого совещания — не более десяти человек. Превышение этого показателя затрудняет планирование почти во всех аспектах. Не говоря уже о том, что проведение собраний с большим количеством участников делает их более длительными и менее эффективными. Чем меньше сотрудников присутствует на встрече, тем меньше времени тратится на достижение цели собрания.

Неподготовленность сотрудников

Приучите каждого сотрудника приходить подготовленным: с нужными цифрами, примерами, сводками, презентациями. Тогда на самой встрече не будет необходимости подводить уже известные итоги, вспоминать результаты, тратить время на поиск данных.

Затягивание совещание и перегрузка повестки дня

Слишком большое количество тем для рассмотрения может привести к информационной перегрузке и потере внимания участников. Так вы рискуете не принять решения ни по одному вопросу.

Решение: расставить приоритеты. Приучите сотрудников быть краткими и выбирать для своих выступлений наиболее важные и актуальные новости, не растягивая время проведения совещания. Запланируйте меньше тем для рассмотрения, чем, по вашему мнению, вы успеете обсудить. Поверьте, вы выйдете за обозначенные временные рамки. А если нет, то у вас просто останется дополнительное время для сессии вопросов/ответов.

Неэффективная коммуникация

Непонятные доклады или плохо структурированные презентации могут помешать участникам понять и сохранить полученную информацию.

Решение: использовать лучшие практики для подачи информации и привлечения аудитории. Говорите понятно, выделяйте ключевые пункты (bullet-points), прибегайте к иконографике. Предложите докладчикам повторить презентации перед выступлением. Попросите других сотрудников оставить отзыв о стиле проведения презентаций и внести предложения по улучшению.

Необходимо донести до сотрудников, что их презентации — это рабочий материал для коллег, поэтому они должны стремиться к максимальной ясности, прозрачности и структурированности.

Отсутствие четких правил проведения совещания

Каждый член команды должен знать об основных правилах совещания. Примерами таких правил могут быть:

• Посещаемость. Если сотрудник не может лично присутствовать на встрече, он должен знать, кому следует об этом сообщить и когда это следует сделать. При необходимости можно организовать присутствие на совещании онлайн.

• Отвлекающие факторы. Если во время собрания участники отвечают на телефонные звонки или выходят из помещения, от этого страдает ход всего собрания. Все сотрудники должны знать, как поступить, если во время собрания им поступает телефонный звонок или возникает проблема личного характера, а также разрешено ли использование компьютера.

• Все должны приходить и уходить с совещания вовремя, не раньше и не позже.

• Регламент выступлений: не перебивать выступающего, использовать только конструктивную критику.

Совещание как театр одного актера

Руководителям важно структурировать встречи таким образом, чтобы вовлечь каждого члена команды. Если во время собрания разговаривают только один или два человека, принимающих решения, остальным членам группы трудно сосредоточиться или почувствовать, что их присутствие имеет значение.

Кроме того, чтобы совещание имело успех, необходимо дать слово всем, кому есть что сказать. Не забывайте, что самые громкие — не всегда самые знающие. Продумайте регламент таким образом, чтобы высказаться мог каждый, кто готов предложить идеи или решения.

Попробуйте поручить каждому члену команды отвечать за тот или иной пункт повестки дня. Если их имя указано рядом с темой, они подготовятся к собранию и примут в нем активное участие.

Пресечение конструктивных споров

В споре рождается правильное понимание рабочей проблемы, развивается идея. Когда руководитель пресекает конструктивный спор, он ломает процесс принятия группового решения. Выстройте работу так, чтобы не соглашаться было безопасно и участники могли обсуждать вопрос по существу. Однако не позволяйте обсуждению перейти на личный уровень и не оставляйте конфликты неразрешенными, это может нанести вред всей организации.

Проведение рабочих совещаний по наитию, отсутствие навыков фасилитации

Жесткого сценария, по которому необходимо проводить совещание, не существует, поэтому руководителю важно развивать навыки фасилитации и медиации, уметь управлять групповым процессом. Необходимо держать каждого спикера в рамках его задачи. Донесите до сведения каждого, что управлять ходом дискуссии, быть модератором — прерогатива руководителя.

Отсутствие протокола совещания

Какой смысл проводить совещания, если принятые решения не выполняются, потому что они либо не были зафиксированы, либо за их исполнением никто не следил? Одни и те же вопросы обсуждаются множество раз, а договоренности забываются. Чтобы этого избежать, ведите протокол, фиксируйте ключевые решения и важные моменты. Ведение такого протокола и контроль выполнения решений желательно возложить на определенного сотрудника. Кроме того, существуют специальные программы (таск-менеджеры), которые позволяют назначать задачи и отслеживать их выполнение.