Все чаще разные ситуации на рынке заставляют бизнес пересматривать свои подходы к организации труда. По данным исследования Gartner, в 2020 году около 88% организаций во всем мире перевели своих сотрудников на удаленную работу, и особенно активно такой переход произошел в ИТ-сфере. Однако сейчас большинство компаний стремятся к гибридному формату работы: порядка 30% офисных сотрудников уже работают из офиса менее пяти дней в неделю, еще 9% — полностью удаленно. При этом 64% опрошенных считают гибридный график наиболее предпочтительным.
И без определенного контроля менеджеру трудно быть уверенным в том, что команда вне офиса выполнит работу качественно и уложится в дедлайны. В общем, «с глаз долой, из сердца вон» не работает, когда речь заходит об управлении бизнесом. Давайте поговорим, как лучше организовать удаленный контроль.
Содержание:
— Четыре принципа эффективного контроля удаленных сотрудников
— Методы контроля удаленных сотрудников
Четыре принципа эффективного контроля удаленных сотрудников
Контроль удаленных сотрудников — это сложная, но решаемая задача. С помощью правильного подхода и соответствующих инструментов можно не только контролировать тех, кто находится не на виду, но и повысить их эффективность. Четыре принципа контроля помогут достичь этой цели:
-
Регулярное общение и обратная связь. Это вопрос чувства принадлежности к команде, вовлеченности и продуктивности. Встречи и чек-листы, и, главное, развернутые ответы на возникающие вопросы — сильно улучшают эффективность рабочего процесса. Без этого сотрудники могут почувствовать себя не важными и не очень нужными компании, потерять мотивацию и уважение к работодателю.
-
Организация рабочего процесса и постановка задач. Эффективная работа начинается с четкого понимания того, что нужно сделать. Понятно сформулированные задачи и отчеты помогают работнику концентрироваться на ключевых аспектах работы.
-
Определение ключевых показателей и целей. Среди них объем работы, ее качество, сроки выполнения заданий, конверсии и так далее. Прозрачность в KPI’s и других метриках повышает лояльность и мотивацию, а также помогает сотруднику понять, в каком направлении двигаться.
-
Контроль выполнения задач и оценка результатов. Контроль позволяет проверить, что все члены команды работают в одном направлении и выполняют свои обязанности правильно. А оценка результатов помогает сотрудникам получить обратную связь о своей работе. Многим людям важно знать, что их усилия признают и ценят, тогда они добиваются значимых результатов в своей работе.
-
Развитие HR-бренда: укрепление команды, повышение лояльности к бренду, корпоративные мероприятия. Для тех, кто работает на удаленке и не участвует в активной жизни офиса, важно также организовать тимбилдинг. Это задачи HR и управляющего состава организации — сделать работу комфортной и объединить сотрудников в достижении общих целей. Для этого подойдут онлайн-квизы, бизнес-игры, совместное участие в конференциях.
Методы контроля удаленных сотрудников
Существуют различные методы контроля удаленных сотрудников, включая системы коммуникации, оценку и обратную связь, а также мониторинг активности и производительности. Выбор определенного инструмента контроля зависит от многих факторов, таких как: размер и структура компании, масштабы и сложность проектов, специфика работы, финансовые возможности организации.
Системы коммуникации
Управление удаленной работой подразумевает необходимость улучшения коммуникации и сотрудничества между членами команды. Благодаря эффективному контролю, можно облегчить этот процесс и сделать его более структурированным. Например, такие системы, как Slack, Asana, Trello, Jira и их аналоги, особенно отечественные, которые пришли на смену ушедшим с российского рынка, способны обеспечить быструю и надежную связь между участниками проектов, позволяют обмениваться необходимой информацией, назначать задачи и контролировать их выполнение.
Оценка и обратная связь
При правильном использовании инструментов контроля удаленных сотрудников, можно значительно повысить их производительность и качество работы. С помощью систем Yandex Forms, Google Forms, SurveyMonkey, SurveyGizmo менеджер может получать обратную связь от подчиненных, чтобы мониторить процесс выполнения задач. Также это работающие варианты для того, чтобы предоставить персоналу платформу для обозначения проблем и высказывания предложений (тесты, анкеты). Эти инструменты позволяют автоматически и бесплатно обрабатывать полученную информацию, отображая результаты в удобном для анализа виде. Такой подход не только помогает своевременно устранять возникающие проблемы, но и создает среду, в которой каждый сотрудник чувствует свой вклад в общий результат.
Электронные опросы, формы и инструменты аналитики становятся незаменимыми помощниками в управлении профессиональной деятельностью на расстоянии. Существуют еще и кастомные сервисы, которые в отличие от простых и общедоступных решений подстраиваются под нужды и процессы компании. Их разрабатывают сами компании или привлеченные подрядные организации. Зачастую это дороже, но позволяет кастомизировать проекты и получить расширенную аналитику.
Мониторинг активности и производительности сотрудников
Позволяет на ранних стадиях выявлять возникающие проблемы и предотвращать их эскалацию. Один из распространенных способов — использование специализированных программных инструментов. «Умные» системы позволяют работодателю видеть, сколько времени сотрудник фактически проводит за рабочим процессом. Например, можно отслеживать активность на клавиатуре и мышке, переключение между окнами и другие действия на компьютере. При этом все данные собираются и анализируются, превращаясь в понятные отчеты о рабочем времени и производительности. Как результат, повышаются эффективность работы и производительность — ведь каждый хочет показать свои лучшие качества в «прямом эфире».
Автор — бизнес-консультант, психолог Елена Игнатьева. Эта книга поможет вам больше узнать о стрессе многозадачной работы, понять его механизмы, освоить приемы и техники профилактики стресса, научиться управлять стрессовыми состояниями и минимизировать их негативные последствия.
Очевидные преимущества удаленной работы — гибкость в организации рабочего времени и возможность снизить издержки на офис, клининг, расходные материалы. Технологии будут продолжать развиваться и поддерживать форматы эффективной удаленной работы, включая использование инструментов виртуальной реальности для совещаний и тренингов. Кроме того, ожидается переосмысление корпоративной культуры и стратегий управления, что обеспечит более высокий уровень удовлетворенности и производительности сотрудников.
Правильно организованный контроль за дистанционными сотрудниками позволяет направлять команду на достижение высоких результатов, что стимулирует исполнителей к более высокой ответственности и самостоятельности.
