Обучение постановке задач и организации рабочих встреч: чек-лист для управленцев любого уровня

Управленцы ежедневно обрабатывают большие объемы информации. При этом они должны ставить задачи, контролировать их выполнение и давать корректную обратную связь. Для этого менеджеры проводят совещания с коллективом, но часто эти встречи длятся часами, поэтому сотрудники посещают их без особого желания.

Как руководителю научиться рационально тратить свое время? Как вдохновить коллектив на качественное выполнение задач? Еще один важный вопрос — как проводить совещания, которые приносят реальный результат? На эти вопросы помог ответить преподаватель РШУ, эксперт-практик по организационному развитию и генеральный директор консалтинговой компании Business Set Антон Антипин. На курсах управленческого практикума он делится советами, как работать с информацией и анализировать данные для руководителей и управленцев. В этой статье вместе с ним рассмотрим чек-лист, который превращает совещания в действительно результативные встречи.

Содержание:

— Обучение постановке задач на практике

— Чек-лист «Процесс на 100%»

— Как планировать совещания

Обучение постановке задач на практике

В бизнес-анализе есть несколько опорных точек, вокруг которых выстраивается результативное управление бизнесом. Среди них одно из важнейших мест занимают бизнес-процессы и все, что с ними связано. Постановка, распределение и делегирование задач, их мониторинг, оценка эффективности — все это определяется именно процессной моделью предприятия.

Действительно, что такое бизнес-процессы в прикладном плане? По сути, это дорожные карты, которые наглядно в виде графических схем демонстрируют сотрудникам, что, когда и как на рабочих местах они должны делать, чтобы быть результативными (достигать поставленных перед ними целей) и эффективными (выполнять свою работу наилучшим образом).

Когда нет формализованных бизнес-процессов, руководитель вынужден ставить задачи в формате «из уст в уста», проговаривая изо дня одно и то же. Такой формат приводит к тому, что менеджер практически все свое рабочее время проводит в бесконечных совещаниях и встречах с сотрудниками. При количестве подчиненных более семи человек руководитель, даже если сможет проводить на совещаниях 16—18 часов в сутки, физически не будет успевать проговаривать задачи всем исполнителям. Это означает, что часть важных для бизнеса действий либо не выполнят вовсе, либо станут выполнять с большим запаздыванием. В сегодняшнем стремительно меняющемся мире оба варианта недопустимы!

Описанные и внедренные бизнес-процессы помогают превратить работу над целями организации в системную и управляемую деятельность. В этом случае уже не руководитель ставит задачи сотрудникам, а буквально это делают сами бизнес-процессы. Если что-то непонятно, сотрудник не бежит в очередь к начальнику, а заходит на корпоративный портал, открывает соответствующий регламент и находит там актуальный, правильный ответ.

Для описания процессов Антон Антипин предлагает использовать авторский
инструмент — чек-лист «Процесс на 100%». Скачать его можно ниже:

Чек-лист «Процесс на 100%»

Рассматриваемый нами чек-лист состоит из набора простых вопросов:

Зачем организации этот бизнес-процесс? Какую реальную пользу бизнесу он несет? С помощью какого показателя мы можем ее оценить? Ответы на эти вопросы позволят определить цель бизнес-процесса и показатели оценки достижения цели.

Какой продукт должен получиться в результате выполнения процесса? Его нужно оцифровать по трем составляющим:

1. Результативность — какое количество продукта бизнес-процесс сможет произвести в отчетный период, и как это будет измеряться?

2. Эффективность — какими усилиями и ресурсами процесс способен производить продукт, как будет измеряться его рентабельность?

3. Качество результата — насколько фактически получаемый продукт процесса соответствует его ожидаемым (прогнозным) характеристикам, с помощью каких тестов и оценок будет определяться это соответствие?

Из каких шагов будет состоять этот бизнес-процесс? Какие действия и в какой последовательности должны выполнить участники процесса, чтобы гарантированно получить ожидаемый результат.

Какие ресурсы нужны для этого бизнес-процесса? Каким требованиям должны удовлетворять эти ресурсы? Например, для поиска сотрудников точно понадобится учетная запись на сайтах, где публикуются вакансии и предложения о работе. Если для приема заявки в техническую поддержку используется Битрикс24, рабочее место сотрудника соответствующего отдела должно быть оснащено этим программным продуктом.

Кто нужен, чтобы этот процесс выполнялся качественно? Каких специалистов следует привлечь к выполнению действий, которые мы описали выше? Кстати, тут мы указываем не только сотрудников нашего предприятия. Иногда для выполнения тех или иных шагов процесса требуется привлечь эксперта извне. Здесь же для каждого участника процесса прописываются требования к его квалификации.

Этот чек-лист универсален и подходит не только для описания процессов. Например, его можно использовать для организации качественных совещаний, которые не будут бесконечными и всегда смогут привести к конкретным полезным результатам. Дальше рассмотрим его применение на простом примере.

Как планировать совещания

Давайте попробуем организовать совещание по повышению скорости обработки обращений в техническую поддержку с использованием нашего чек-листа.

Какова цель совещания? Какую пользу бизнесу оно принесет? На совещании мы хотим найти решение, которое позволит сократить время обработки обращений в техническую поддержку.

Сейчас техподдержка в среднем отвечает пользователям в течение трех дней. Требуется сократить это время до трех часов.

Показатель оценки достижения цели совещания: среднее расчетное время обработки обращения в техническую поддержку. Это конкретный измеримый показатель, который однозначно позволит нам понять, достигнута ли цель совещания или нет.

Какой продукт должен получиться в результате совещания? С совещания мы хотим выйти либо с новым регламентом работы технической поддержки, либо с предложениями по корректировке этого регламента. Давайте попробуем оцифровать этот результат:

• Результативность: новый регламент есть? Да или нет.

• Эффективность: время разработки предложений по улучшению регламента работы технической поддержки. Рентабельность улучшений, выработанных в течение одной полуторачасовой встречи, выше тех же улучшений, которые были выработаны в течение четырех двухчасовых встреч.

• Качество результата совещания можно оценить так:

Из каких шагов будет состоять встреча? Составляем микросценарий совещания: какие вопросы и в какой последовательности мы хотим рассмотреть, какое ограничение по времени установлено для каждого вопроса, какие результаты по каждому вопросу мы хотим получить.

Какие ресурсы нужны? Здесь прорабатываем ресурсное обеспечение встречи. Возможно, нам понадобится флипчарт и маркеры, если планируется демонстрация презентации, необходимо зарезервировать переговорную комнату с проектором. Не забудьте о снеках для перекусов, а бутилированная вода будет весьма кстати на активных совещаниях.

Кто нужен на этом совещании? Кроме активных участников, возможно, нам потребуется помощь дополнительных специалистов. Например, ИТ-специалист для подключения удаленных участников совещания и настройки оборудования.

Попробуйте организовать ваше ближайшее совещание по этому чек-листу — вы будете приятно удивлены: встреча гарантированно окажется результативной, эффективной и безупречно управляемой.