Управление численностью персонала

В 2022 году 33% российских компаний зафиксировали сокращение штата, причем больше других с этим столкнулись крупные организации (44%). Но уже весной 2023 года бизнес был настроен оптимистично: по данным совместного исследования РШУ и Getexperts, 25% организаций заявляли, что, скорее всего, сокращений в их компаниях не будет, 12% — что их точно не будет, а 27% даже рассказали о планах по расширению штата. 

Владельцы компаний прежде всего заинтересованы в долгосрочной устойчивости бизнеса. Поэтому им важно, чтобы при оптимальной численности персонала была и «скамейка запасных» на все ключевые должности, включая позицию генерального директора. В связи с этим управление численностью и составом персонала становится одной из главных задач HR-службы.

Содержание:

— Зачем бизнесу оптимизировать численность персонала

— Как определить оптимальную численность сотрудников

— Управление численностью персонала организации: как правильно подойти к выстраиванию системы

Зачем бизнесу оптимизировать численность персонала

В зависимости от потребностей бизнеса руководители периодически меняют состав персонала, делают кадровые перестановки. Управление численностью и структурой персонала в умелых руках может существенно снижать операционные затраты и повышать производительность труда. Это достигается при помощи:

• Гибкого управления бизнесом. В случае снижения объемов производства или, наоборот, их повышения, численность персонала можно легко адаптировать под любую ситуацию.

• Контроля эффективности использования ресурсов.

• Освобождения рабочих процессов от лишних действий. Например, личных телефонных звонков, дополнительных перерывов.

• Минимизации участия в процессах работников, которые не несут ценности.

Как определить оптимальную численность сотрудников

В основном величина штата зависит от статуса предприятия. Средняя численность микроорганизации в соответствии с 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» не должна превышать 15 человек, малого предприятия — от 15 до 100 человек, среднего предприятия — от 100 до 250, крупного
бизнеса — более 250 человек.

С развитием компании меняется и потребность в изменении штата. Можно экологично его наращивать, не теряя ценности каждого отдельного специалиста и приобретая новые компетенции в лице других. Можно делегировать часть задач сторонним исполнителям (на аутсорс). В обоих случаях (и особенно в первом) необходимо отслеживать соотношение численности персонала и объема задач. Например, популярная продуктовая сеть Вкусвилл, насчитывающая сегодня 30 000 сотрудников, 1350 магазинов и входящая в десятку крупнейших продовольственных ритейлеров России (с оборотом более 162 млрд рублей), 14 лет назад была небольшой компанией с одним торговым павильоном в Москве.

Управление численностью персонала — это в первую очередь грамотное распределение человеческих ресурсов и сокращение расходов на оплату труда, в том числе за счет оптимизации численности.

Чтобы рассчитать оптимальную численность сотрудников, необходимо учитывать сложность, характер, трудоемкость, масштабы работ, степень автоматизации, оснащенности, компьютеризации процессов. Важно ориентироваться на нормативы, среднесписочную численность и структуру компании. И обязательно помнить, что нехватка даже одного ключевого сотрудника может повлиять на результат всего бизнеса.

Существует три основных метода для расчета оптимальной численности персонала. Все они имеют свои сильные и слабые стороны.

1. Бенчмаркинг. Метод основывается на сравнении количества сотрудников в подразделениях компаний, ведущих сходный тип бизнеса. Легкость проведения и малая трудоемкость — основные преимущества метода. При этом бенчмаркинг очень грубый, неточный метод. Его использование нередко приводит к тому, что сравниваются несопоставимые по технологиям и бизнес-процессам подразделения. Чтобы способ был оправдан, необходимо правильно выбрать компании, с которыми будет производиться сравнение. Это могут быть лидеры отрасли или основные конкуренты. Используя данные лидеров, можно оценить свою компанию с точки зрения общемирового опыта. Однако такие цифры сложно получить, поэтому чаще проводится сравнение с численностью персонала у конкурентов. Этот метод распространен среди добывающих (особенно нефтяных) компаний.

2. Операционное нормирование. Метод с очень высокой точностью, но и крайне высокой трудоемкостью. Здесь бизнес рассматривается как совокупность определенных операций. Время таких операций известно из специальных справочных таблиц или получено с помощью хронометража. Затраты времени на процесс определяются как сумма времени операций, из которых он состоит. Для каждой операции из таблицы определяется индекс — стандартное время. Условно, это количество рабочего времени, необходимого для изготовления единицы товара в конкретных организационных и технических условиях.

3. Факторное нормирование. Метод, при котором в каждом производственном процессе выделяют факторы, влияющие на трудозатраты. Например, факторами трудозатрат в процессе управления персоналом для нефтедобывающей отрасли будут: среднегодовая численность персонала, количество принятых сотрудников, количество обученных сотрудников, количество вахтовиков, количество юридических лиц и другие. После того как факторы определены, рассчитываются коэффициенты, то есть степень влияния каждого из факторов на численность персонала. Для этого процесс разбивается на более мелкие шаги (декомпозируется).

Когда топ-менеджмент сталкивается с необходимостью урезать бюджет и при этом не владеет знаниями, как сделать это наиболее экологично, он прибегает к массовому увольнению сотрудников. Такой подход называется разнарядкой. Руководство компании издает приказ о сокращении сотрудников в конкретные сроки. Этот приказ принимается к исполнению независимо от численности и структуры сотрудников в подразделении. В тяжелой финансовой ситуации разнарядки могут поступать до тех пор, пока не станет очевидным, что персонал уже не справляется с объемом задач (не может эффективно работать).

На самом деле ни одна из перечисленных методик не является эффективной сама по себе. Максимально плодотворным будет умеренное комбинирование методик и выводы на основе средней оценки.

Управление численностью персонала организации: как правильно подойти к выстраиванию системы

Прежде всего нужно поставить четкую цель: чего именно вы хотите достичь, управляя численностью персонала? Может, вам необходимо знать лишь объективное количество сотрудников для организации труда, а, может, вы нуждаетесь в постоянном совершенствовании рабочих процессов, чтобы опередить конкурентов?

Такие разные цели подразумевают использование разных ресурсов, инструментов, различающихся по опыту и квалификации сотрудников. Поэтому предварительно важно определить структуру персонала, то есть разделить работников на группы по различным признакам (социальным, профессиональным, демографическим и другим) Это значительно повысит эффективность использования человеческих ресурсов, а именно: 

• Оптимизирует расходы на ФОТ (фонд оплаты труда).

• Дифференцирует способы мотивации, что гораздо рациональнее, чем применять для персонала одинаковые инструменты поощрения.

• Поможет выделить отдельных сотрудников в специфические категории, как этого требует законодательство (требования относятся к работникам государственных органов и бюджетных предприятий).

• Облегчит руководству контроль деятельности сотрудников.

Оптимизация численности персонала — это непростой и зачастую болезненный инструмент сокращения издержек компании. Если применять его разумно, после всестороннего анализа текущей ситуации и прогноза последствий, — он будет эффективен и даст ожидаемые результаты. Но еще лучше выстраивать организационную структуру и систему управления компанией таким образом, чтобы можно было предупреждать ситуации, когда требуется резко сокращать штат.

Если вы уже сейчас стоите перед нелегким выбором в сторону сокращения бюджетов на персонал, то «не рубите сплеча». Не торопитесь увольнять своих сотрудников, пока не убедитесь, что использовали все внутренние ресурсы и возможности, чтобы сохранить штат и рабочие места (например, временно отпустить команду в отпуск, перевести на неполный рабочий день, на удаленную работу и т.д). Прежде чем принять решение, подумайте о том, что, возможно, в скором времени ситуация изменится, и вам снова понадобятся проверенные и опытные сотрудники, которые хорошо знают свое дело и тонкости работы в вашей компании.