Секреты эффективного тайм-менеджмента

Современный человек живет в условиях, когда ритм жизни, требующий много сил и времени, усложняется постоянными стрессами и неопределенностью того, что будет завтра. К задачам все успевать – совмещать работу, учебу, личную жизнь и хобби – добавляется еще одно условие: сохранять душевное равновесие и оставаться в ресурсе.

Тайм-менеджмент, помогающий планировать и расставлять приоритеты, может стать полезным инструментом, но только если знать, как правильно им пользоваться. В противном случае можно довести себя до потери интереса к работе и жизни, депрессии и полного выгорания.

Содержание:

— Как тайм-менеджмент избавляет от стресса

— Почему тайм-менеджмент может не работать

— Что делать, чтобы тайм-менеджмент был эффективным

— Обратный тайм-менеджмент, или Техника «Таймлапс»

Как тайм-менеджмент избавляет от стресса

Мы часто боимся что-то упустить, не учесть или не успеть. Подобные переживания становятся причиной прокрастинации, когда человек не может взяться за дела потому, что их слишком много, и они никак не организованы.

Тайм-менеджмент позволяет справиться с этим, но чтобы практики управления временем оставались эффективными, они должны выполняться в соответствии со следующими принципами:

• Техники тайм-менеджмента необходимо использовать комплексно. Разные инструменты, которые помогают управлять временем, нужны для разных задач. Расстановка приоритетов, работа с информацией, планирование, организация рабочего пространства и отдыха – это части эффективной структуры тайм-менеджмента, в которой ни один из этих инструментов не заменит систему целиком.

• Нужно фиксировать связки «проблема-решение». Возникающие сложности повышают уровень стресса и тревоги. Если мы просто отмечаем в планере какое-то действие, которое необходимо выполнить, наш мозг продолжает волноваться. Если мы то же действие фиксируем как решение конкретной проблемы, наш мозг успокаивается и перестает расходовать энергию на лишние переживания.

• Между работой и отдыхом должен быть баланс. Эксперт в сфере продуктивности и создатель авторской методики управления временем Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» пишет: «Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей». Распространенное заблуждение – смотреть на тайм-менеджмент как на инструмент повышения только рабочей продуктивности, а не улучшения качества жизни в целом. Стремление всегда укладываться в график может стать стресс-фактором, поэтому полезно устраивать «разгрузочные» дни без планов и оглядки на часы.

Почему тайм-менеджмент может не работать

По данным исследования Rambler&Co, каждый пятый россиянин (21%) не успевает решать ни рабочие, ни личные задачи. Это может происходить по нескольким причинам. Например, неправильно подобранная система планирования, не учитывающая особенности темперамента, периоды личной активности и биоритмы, приводит к натужной работе «из-под палки» и стыду за бесцельно потраченное время.

Попытки показать высокую продуктивность при низком тонусе также обречены на провал. Не стоит требовать от себя многого при плохом самочувствии, недосыпе или сложных личных переживаниях, перетягивающих на себя внимание и силы. Сначала необходимо восстановиться и разобраться с негативными моментами, а уже потом вкладывать энергию в достижения и результаты.

Наконец, инструменты тайм-менеджмента не будут работать, если существует большое количество отвлекающих факторов. Это может быть взаимодействие с коллегами или родственниками, звонки, острые события в новостной ленте. Подобные факторы можно свести к минимуму расстановкой приоритетов, обозначением границ и перераспределением задач в зависимости от реального положения дел.

Что делать, чтобы тайм-менеджмент был эффективным

Основным условием является отсутствие самонасилия. Задача не в том, чтобы охватить все и сразу, а в том, чтобы выстроить систему так, чтобы процесс достижения целей стал комфортным и вдохновляющим.

Эксперт по управлению персоналом Александр Фридман рекомендует действовать по принципу: «Опаздываешь? Тормози!». Если возникает желание ускориться, связанное с тем, что не получается успеть все задуманное, нужно взять паузу и все проанализировать. Во-первых, стоит оценить, есть ли на самом деле отставание, или это наш мозг тревожится на всякий случай. Во-вторых, если отставание действительно есть, нужно подумать, как расставить приоритеты, чтобы уменьшить его негативные последствия.

Еще одним секретом успешного тайм-менеджмента является привычка перед сном записывать три основных дела, которые нужно выполнить на следующий день. Получив эту информацию с вечера, мозг успевает «загрузить» и обработать ее в подсознании, поэтому после пробуждения возникает чувство включенности в процесс и готовности к активным действиям.

Наконец, чтобы практики тайм-менеджмента были успешными, в них необходимо включить моменты фиксации полученного ценного опыта, успеха и благодарности себе за проделанную работу. Это позволяет замечать достижения, повышает самоуважение и чувство удовлетворения от своей деятельности.

Обратный тайм-менеджмент, или Техника «Таймлапс»

Ниже приведен интересный инструмент, позволяющий не распланировать дела на будущее, а проанализировать прошлое и выявить неочевидные ситуации, из-за которых время и энергия уходят впустую. Для этого нужно подготовить таблицу, каждая графа которой будет соответствовать определенному промежутку времени, например, 30, 20 или 10 минут. На часах или телефоне нужно установить таймер, соответствующий этому отрезку. Далее в течение дня постараться фиксировать события, происходящие в указанных временных отрезках, а вечером провести анализ и отметить моменты некачественного использования времени и факторы, которые их вызывали.

Повторение этой техники в течение нескольких дней позволяет найти скрытые закономерности, влияющие на трудоспособность, и подумать, как можно перераспределить нагрузку.

Основная особенность современного тайм-менеджмента – это фокус внимания на психологическом комфорте. Приемы и техники управления временем стоит рассматривать в первую очередь как комплекс инструментов, способных сделать жизнь более качественной, снизить стресс и повысить уровень радости как от проделанной работы, так и от заслуженного отдыха. Только при этих условиях тайм-менеджмент будет оставаться эффективным, несмотря на изменяющиеся внешние условия.