Тайм-боксинг: что это такое и как работает

Тайм-боксинг — это одна из техник управления временем, суть которой заключается в ограничении задачи фиксированным графиком. Такое ограничение может составлять минуты, часы, дни и даже недели, в зависимости от сложности задачи. Этим тайм-боксинг отличается от большинства практик повышения продуктивности, когда исполнитель работает над задачей до ее завершения.

В данной технике время является ключевым мотивирующим фактором. Вспомните, как вы справляетесь со стрессом из-за надвигающегося дедлайна. Чтобы уложиться в срок, вы максимально концентрируете усилия. Тайм-боксинг основан на этом психологическом феномене.

Содержание:

— Варианты тайм-боксинга

— Как управлять временем по методу тайм-боксинга

— Как планировать день

Нет времени на чтение — слушайте аудиоверсию статьи:

Варианты тайм-боксинга

Мягкий тайм-бокс (Soft Timebox). Это гибкий подход к управлению временем. Вы устанавливаете реалистичные сроки для задач, но относитесь к ним скорее как к рекомендациям, а не как к жестким ограничениям.

Преимущество этого варианта в том, что он держит задачу в фокусе внимания, но позволяет при необходимости вносить коррективы. Этот метод полезен для сложных проектов.

Строгие лимиты. Предполагает обозначение точных временных рамок для каждой задачи в списке дел и строгое соблюдение этих ограничений. Ни одна задача не должна выходить за пределы отведенного ей времени. Считается, что строгие ограничения усиливают эффективность и мотивируют выполнять задачи в назначенные сроки. Это лучше дисциплинирует.

Единицы времени. Техника предлагает разбивать задачи на небольшие подзадачи. Каждая из них занимает небольшую единицу времени, поэтому ее легко отслеживать и завершать.

Техника «Единица времени» делает большие и сложные задачи более управляемыми. Мотивация исполнителя поддерживается благодаря возможности наблюдать за прогрессом.

Периоды времени. Под задачи выделяются определенные временные интервалы в течение дня, исполнитель старается придерживаться обозначенных «периодов времени» как можно точнее. Эта стратегия обеспечивает четкую структуру рабочего дня.

Отрезки времени. Согласно этой технике, большие задачи следует разбивать на значительные, но выполнимые в установленные сроки отрезки. Метод позволяет с легкостью приступать к сложной задаче и сохранять темп в процессе.

Как управлять временем по методу тайм-боксинга

Методика очень проста и включает в себя несколько этапов:

Шаг 1. Оцените количество времени, которое займет каждая задача в рамках проекта.

Шаг 2. Выделите определенное количество времени под каждую задачу. Это и будет временной интервал.

Шаг 3. Включите перерывы в расписание.

Шаг 4. Во всех временных интервалах учитывайте также непредвиденные обстоятельства, например, неожиданные визиты.

Шаг 5. Приступайте к работе и используйте таймер, чтобы внимательно следить за временными интервалами.

Шаг 6. Оцените каждый временной интервал. Если какая-то задача была прервана или не уложилась во временные рамки, установите причины. Оценка важна для того, чтобы не упустить из фокуса конечную цель.

Допустим, вам нужно разработать вебинар. По опыту вы знаете, что это займет два дня. Можно разбить задачу на несколько этапов и к каждому подобрать подходящий вариант тайм-боксинга:

• Исследования и сбор информации — 3 часа.

• Определение цели вебинара, содержания, целевой аудитории и результатов обучения — 2 часа.

• Структура вебинара и план программы для четырех тематических блоков — 4 часа.

• Методы проведения вебинара — 2 часа.

• Бюджетирование, ценообразование и планирование ресурсов — 2 часа.

• Редактирование, правки — 1 час.

На этапе исследования и сбора информации можно применять технику «Периоды времени» и работать непрерывно. При определении параметров вебинара лучше применять методы «Отрезки времени» и «Строгие ограничения» — по полчаса на определение цели курса, содержания, целевой аудитории и результатов обучения — всего 2 часа.

Для определения структуры вебинара можно использовать «Мягкий тайм-бокс»: разбить часть дня на 4 блока по 25 минут каждый и разделить их 5-минутными перерывами; между 2 и 3 блоком будет уместен 30-минутный перерыв.

Как планировать день

Преподаватель РШУ, эксперт-практик в области управления персоналом, проектами и компаниями Олег Гамазин предлагает свой подход к планированию рабочего времени:

«В тайм-менеджменте существуют разные взгляды и подходы к планированию дел. В России одним из первых, кто обратил внимание на вопрос затрат времени в реальных экономических величинах, был Платон Михайлович Керженцев, руководитель Лиги “Время”. Первые его статьи, в которых он указывал на “экономическую гибельность нашей расхлябанности”, датируются июлем 1923 года.

Поддерживая его идеи, считаю, что, если каждый начнет с планирования своего дня, это приведет к большим позитивным изменениям в продуктивности. Предлагаю вашему вниманию простой и логичный подход, который использую в своей практике.

Планируйте день:

1. Составьте список всех дел.

2. Сгруппируйте все звонки и ответы на электронные письма в два или три блока и распределите их в течение дня.

3. Ранжируйте по приоритетам все дела.

4. Хотя бы приблизительно определите затраты времени на каждое дело.

5. Обязательно запланируйте небольшие паузы между делами так, чтобы запланированные дела составляли не более 70—80% вашего рабочего времени (небольшой запас необходим на всех “воров времени”).

6. В процессе реализации дел отмечайте статусы выполнения дел: выполнено, перенесено, не выполнено.

Подведите итоги дня:

1. Проанализируйте, что сделано, что не сделано.

2. Выявите причины, которые помешали выполнить намеченные дела, чтобы учесть их в будущем планировании.

3. Перенесите несделанное на следующие периоды.

4. Зафиксируйте свои достижения, определите, что было сегодня главным событием дня и кому вы сегодня благодарны.

Планирования дня — это первый шаг. Следующий уровень — планирование недели и месяца. Идеальный вариант, если каждый разовьет навыки формулирования целей года и декомпозиции этих целей в ежемесячные и еженедельные планы и “приземление” их в ежедневные действия.

Убежден, что каждый из нас способен на большее, и тайм-менеджмент нам в помощь!».