Что делать, если сроки уже «сгорели»: четыре шага к решению проблемы дедлайнов

Deadline (с англ. «мертвая линия») — это срок выполнения работы или любой другой задачи, определенный момент, к которому должен быть достигнут результат. Подобные, ограниченные во времени договоренности, созданы, чтобы облегчить нашу жизнь, а не усложнить. Управление и планирование, а также достижение целей без дедлайнов невозможны. Сегодня одновременно с поисковым запросом «дедлайн» пользователи сети получают связанную с этим термином информацию о «тайм-менеджменте», «бизнес-процессах» и о том, «как найти хорошего психолога».

Содержание:

— Что делать, когда срываются дедлайны: этапы решения проблемы

— Что потом: матрица Эйзенхауэра

Хотя строгие ограничения по времени и созданы для того, чтобы упростить работу над проектом, иногда эффект получается обратный. В 2022 году Harvard Business Review опубликовал статью о том, что бескомпромиссные дедлайны вызывают у сотрудников неминуемую прокрастинацию и, как следствие, несоблюдение договоренностей, подрыв профессиональной репутации, неприятный процесс поиска виновных и душевные муки.

И пока ученые выдвигают версии об альтернативных способах соблюдения сроков, организации задумываются о переходе на «бирюзовость», а в интернете появляются новые диджитал-планировщики — дедлайны продолжают срываться.

Что делать, когда срываются дедлайны: этапы решения проблемы

Итак, срыв дедлайна уже случился, точка невозврата пройдена и по-настоящему полезные советы о том «как этого избежать» уже не актуальны. Для начала — не паникуйте, возьмите себя в руки и решайте возникшую проблему поэтапно. Не срывал дедлайн лишь тот, кто никогда ничего не делал.

Шаг 1. Действуйте незамедлительно

Признать ошибку непросто. Обычно нас захлестывает инстинктивное желание защитить себя и свою репутацию: найти оправдания, причины, начать винить обстоятельства и других людей. Важно понимать, что анализ сложившейся ситуации займет у вас еще больше времени и вы окончательно «уйдете в минус».

Поэтому первое, что следует сделать, — известить всех заинтересованных: заказчиков, руководителей и коллег. Признайте наличие проблемы, расскажите, что вы делаете, чтобы ее решить, и обозначьте, какие ресурсы вам понадобятся.

Шаг 2. Определите тип дедлайна

Чтобы понять масштаб бедствия, необходимо вспомнить, почему был установлен именно такой дедлайн.

Тип 1. Дедлайн с точкой перегиба, при котором каждый новый день промедления влечет за собой финансовые, репутационные или кадровые потери для организации. Необходимо оценить масштаб ущерба и понять, что можно сделать, чтобы устранить или смягчить «катастрофу». Основная задача — перевести урон от просроченного дедлайна в менее разрушительное русло, оценить оставшийся объем работы и поставить новые сроки.

Тип 2. Дедлайн без точки перегиба. Нарушение такого типа договоренности не влечет за собой ощутимых потерь. Неприятным последствием может стать изменение плана работ других департаментов или проектных команд. Важно быстро уведомить всех связанных с задачей коллег, обозначить новые дедлайны и при необходимости реорганизовать работу.

Шаг 3. Зафиксируйте новые договоренности

Заключительным этапом при «отработке сорванного дедлайна» является информирование коллег или заказчика. Даже если вы сообщили о проблеме лично или в телефонном разговоре — подкрепите договоренности письмом. Так вы избавитесь от новых вопросов и сможете вести дальнейшую коммуникацию в едином информационном поле.

Шаг 4. Проведите работу над ошибками

Практика современного бизнеса с его темпами и режимом многозадачности доказывает, что стоит потратить время на то, чтобы научиться его планировать. Проанализируйте, что помешало вам уложиться в сроки в этот раз, и подумайте, как в будущем вы можете избежать подобных ситуаций.

Что потом: матрица Эйзенхауэра

Опыт — лучший учитель. Берет дорого, но объясняет доходчиво. Чтобы взбодриться после неудачи, воспользуйтесь проверенной техникой анализа и организации рабочего времени.

Матрица Эйзенхауэра — это система распределения приоритетов для дальнейшего выполнения задач и отличный способ быстро решить, что вам нужно сделать в первую очередь, что во вторую, а что не делать вообще. Все входящие задачи следует оценить по критериям срочности и важности:

• Срочное и важное.

• Несрочное, но важное.

• Срочное, но неважное.

• Несрочное и неважное.

Для удобства мы подготовили свою версию матрицы Эйзенхауэра — воспользуйтесь ей, чтобы эффективнее управлять временем:

Сначала следует приступить к решению «срочных и важных» задач: они являются «артериями» вашего проекта и задают необходимую динамику.

К «несрочным, но важным» задачам можно не приступать сию секунду, но следует помнить, что их выполнение принесет ощутимый результат. Такие задачи являются «сердцем» проекта, именно здесь находятся самые ценные и инновационные идеи.

Тормозят любой проект «срочные, но неважные» дела. Здесь живут задачи, которые необходимо выполнить по просьбе, поручению других людей или по причине изменившихся внешних обстоятельств. Научитесь говорить «нет» части запросов такого рода, это повысит эффективность вашей работы. Если отказать не представляется возможным, приоритизируйте задачи.

На «несрочные и неважные» следует тратить как можно меньше времени. Главное — понять, какие дела из списка попадают в этот пункт.