Как организовать процесс планирования

Как организовать процесс планирования

Особенности организации планирования: как ставить цели, прогнозировать результаты, подстраховываться от неожиданностей и достигать нужных показателей
329

При планировании происходит распределение ресурсов для достижения нужных целей. Обычно процесс организации планирования состоит из нескольких этапов:

  1. Анализ и постановка целей.

  2. Составление списка действий для достижения целей.

  3. Анализ имеющихся ресурсов и обновление плана, добавление задач по поиску нужных ресурсов.

  4. Составления графика действий.

  5. Постановка промежуточных дедлайнов для контроля и возможного обновления очередности задач.

Но в реальности все сложнее: бывает, что результат сложно описать понятными метриками, например, в творческих проектах. Или высока доля неопределенности из-за внешних факторов. Другая проблема — процесс создания технического задания занимает слишком много времени и уже сам по себе выглядит как проект.

Поэтому для сложных и долгих проектов используют разные методологии и фреймворки планирования, которые помогают тратить меньше времени на сам процесс планирования и делают его гибким.

Два вида деятельности

При организации планирования работы на предприятии в первую очередь нужно определить, в каком формате работает бизнес.

Непрерывное, конвейерное производство. Неважно, что именно создает компания, какой товар или услугу предлагает. Ключевая идея производства — непрерывность процессов. Тогда планирование превращается в распределение имеющихся ресурсов, определение конкретных задач для каждого подразделения, разработку количественных и качественных метрик для оценки работы каждого специалиста.

В непрерывном планировании весь бизнес работает как фабрика, сложный механизм, в котором у каждого элемента есть постоянные задачи. Фабричное планирование хорошо для организаций, занимающихся выпуском типового продукта.

Например, производство йогурта требует непрерывного производственного планирования — придется понять, сколько единиц продукции нужно выпускать за условный месяц, спланировать поступление ресурсов для производства, наладить контроль качества и реализацию продукции, причем все процессы должны быть бесконечными.

Проектное планирование. Этот метод подразумевает определенный результат, для которого собирают ресурсы и формируют команду. Процесс планирования проекта состоит из нескольких частей:

  • Создание структурного плана, стратегическое планирование.

  • Тактический план, список задач.

  • График реализации задач, то есть распределение задач по времени.

  • Планирование необходимых ресурсов и затрат.

  • Общее планирование.

  • Планирование контроля качества и тестирования продукта.

Необязательно строго разделять непрерывное и проектное планирование. Встречаются организации, которые практикуют совмещенные метод — работают проектами, но при этом общий процесс планируется как непрерывный.

Курс «Планирование и диспетчеризация производства»

  • Как выбрать эффективные методы снижения себестоимости и затрат на вашем производстве? 
  • Как развить профессиональные компетенции в сфере управления производством? 
  • Как улучшить процессы по итогам диспетчерского контроля за ходом производства?
Узнайте ответы на эти вопросы из нашей программы, которая подходит специалистам из любой отрасли.

Проектное планирование можно использовать для разработки ИТ-проектов, написания книг, создания инженерных прототипов и других продуктов с конечным результатом.

Виды особых планирований для предприятий

Бизнес-планирование можно проводить с помощью нескольких методологий сразу. Например, в крупных предприятиях распространены такие подходы:

Балансовый метод. Его используют для анализа производственного процесса организации. Применяя эту методологию, нужно сначала найти и увязать ресурсы под потребности бизнеса, выявить возможные резервы, а затем сравнить их с нужными показателями. А затем разработать систему, которая помогает сбалансировать все метрики.

Например, с помощью этого метода можно изучить материальный баланс организации:

  • Зафиксировать информацию об остатках ресурсов на начало периода.

  • Определить все поступления и расходы ресурсов.

  • Зафиксировать данные о будущих остатках.

  • Подсчитать и проверить все показатели, убедиться, что компания сможет позволить себе такую систему распределения.

Один из примеров балансового планирования — составление отчета о движении денег в организации. С его помощью можно понять, сколько денег у бизнеса с учетом будущих платежей, кредиторской и дебиторской задолженности. Или провести планирование трудовых и материальных ресурсов.

Нормативный метод. Как понятно из названия, в этой методологии необходимо разработать систему норм. Например, нормы затрат труда, расхода сырья, расхода энергии, амортизация.

В нормативном методе на начальном этапе можно использовать расчеты и аналитику — например, посмотреть, сколько ресурсов уходит на производство эталонного образца. Но после запуска производства нормы нужно проверять, то есть использовать опытные расчеты. И корректировать систему норм, исходя из реальных результатов бизнеса.

Проблемный метод. Так называют систему планирования, в котором разрабатывается план проекта, описывается его эталонное состояние в итоговой точке, а затем предусматриваются возможные проблемы, которые могут встретиться в процессе.

Как правило, для оценки рисков привлекаются эксперты, которые уже реализовывали аналогичные задачи.

SMART — современная методика, суть которой в аббревиатуре:

  • S — specific (конкретный) — цель должна быть сформулирована понятно конкретно, без абстракций. Обычно это ответ на вопрос «Что я хочу получить».

  • M — measurable (измеримый) — достижимость цели можно измерить, например, разработать систему метрик, KPI. Например, просто «я знаю английский» — неизмеримая цель. Вместо этого, по SMART лучше использовать «я могу пройти тест на 95% и выше баллов».

  • A — achievable (достижимый) — цель реалистична, ее можно достичь, для этого есть необходимый опыт и ресурсы. Чем проще цель, тем лучше — так повышаются шансы на ее достижение.

  • R — relevant (значимый) — цель важна, понятно, зачем ее достигать. Ясно, что произойдет, если результатов не добиться. Это нужно для мотивации исполнителя.

  • T — time related (связанный со временем) — есть ограничения по времени. Можно использовать просто финальный срок, а можно создать систему промежуточных сроков, которые помогают контролировать прогресс.

Хорошо поставленная цель по SMART отвечает всем параметрам сразу. Например, отделу продаж следует подтянуть английский для выхода на зарубежный рынок: им нужно сдать экзамен на 95% и выше за три месяца, иначе доходы начнут снижаться. Можно попросить помощи у коллег из другого отдела продаж — они уже прошли этот путь за два с половиной месяца.


 

 
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения редакции.
Сложно выбрать? , мы поможем!
Заявка на бесплатную консультацию
Хотите быть в курсе самых выгодных предложений и получать полезные материалы - *

*1 раз в неделю только самое важное и интересное из области бизнес-образования!

Заполните форму регистрации