Как организовать процесс планирования

При планировании происходит распределение ресурсов для достижения нужных целей. Обычно процесс организации планирования состоит из нескольких этапов:

1. Анализ и постановка целей.

2. Составление списка действий для достижения целей.

3. Анализ имеющихся ресурсов и обновление плана, добавление задач по поиску нужных ресурсов.

4. Составления графика действий.

5. Постановка промежуточных дедлайнов для контроля и возможного обновления очередности задач.

Но в реальности все сложнее: бывает, что результат сложно описать понятными метриками, например, в творческих проектах. Или высока доля неопределенности из-за внешних факторов. Другая проблема — процесс создания технического задания занимает слишком много времени и уже сам по себе выглядит как проект.

Поэтому для сложных и долгих проектов используют разные методологии и фреймворки планирования, которые помогают тратить меньше времени на сам процесс планирования и делают его гибким.

Два вида деятельности

При организации планирования работы на предприятии в первую очередь нужно определить, в каком формате работает бизнес.

Непрерывное, конвейерное производство. Неважно, что именно создает компания, какой товар или услугу предлагает. Ключевая идея производства — непрерывность процессов. Тогда планирование превращается в распределение имеющихся ресурсов, определение конкретных задач для каждого подразделения, разработку количественных и качественных метрик для оценки работы каждого специалиста.

В непрерывном планировании весь бизнес работает как фабрика, сложный механизм, в котором у каждого элемента есть постоянные задачи. Фабричное планирование хорошо для организаций, занимающихся выпуском типового продукта.

Например, производство йогурта требует непрерывного производственного планирования — придется понять, сколько единиц продукции нужно выпускать за условный месяц, спланировать поступление ресурсов для производства, наладить контроль качества и реализацию продукции, причем все процессы должны быть бесконечными.

Проектное планирование. Этот метод подразумевает определенный результат, для которого собирают ресурсы и формируют команду. Процесс планирования проекта состоит из нескольких частей:

• Создание структурного плана, стратегическое планирование.

• Тактический план, список задач.

• График реализации задач, то есть распределение задач по времени.

• Планирование необходимых ресурсов и затрат.

• Общее планирование.

• Планирование контроля качества и тестирования продукта.

Необязательно строго разделять непрерывное и проектное планирование. Встречаются организации, которые практикуют совмещенные метод — работают проектами, но при этом общий процесс планируется как непрерывный.

Проектное планирование можно использовать для разработки ИТ-проектов, написания книг, создания инженерных прототипов и других продуктов с конечным результатом.

Виды особых планирований для предприятий

Бизнес-планирование можно проводить с помощью нескольких методологий сразу. Например, в крупных предприятиях распространены такие подходы:

Балансовый метод. Его используют для анализа производственного процесса организации. Применяя эту методологию, нужно сначала найти и увязать ресурсы под потребности бизнеса, выявить возможные резервы, а затем сравнить их с нужными показателями. А затем разработать систему, которая помогает сбалансировать все метрики.

Например, с помощью этого метода можно изучить материальный баланс организации:

• Зафиксировать информацию об остатках ресурсов на начало периода.

• Определить все поступления и расходы ресурсов.

• Зафиксировать данные о будущих остатках.

• Подсчитать и проверить все показатели, убедиться, что компания сможет позволить себе такую систему распределения.

Один из примеров балансового планирования — составление отчета о движении денег в организации. С его помощью можно понять, сколько денег у бизнеса с учетом будущих платежей, кредиторской и дебиторской задолженности. Или провести планирование трудовых и материальных ресурсов.

Нормативный метод. Как понятно из названия, в этой методологии необходимо разработать систему норм. Например, нормы затрат труда, расхода сырья, расхода энергии, амортизация.

В нормативном методе на начальном этапе можно использовать расчеты и аналитику — например, посмотреть, сколько ресурсов уходит на производство эталонного образца. Но после запуска производства нормы нужно проверять, то есть использовать опытные расчеты. И корректировать систему норм, исходя из реальных результатов бизнеса.

Проблемный метод. Так называют систему планирования, в котором разрабатывается план проекта, описывается его эталонное состояние в итоговой точке, а затем предусматриваются возможные проблемы, которые могут встретиться в процессе.

Как правило, для оценки рисков привлекаются эксперты, которые уже реализовывали аналогичные задачи.

SMART — современная методика, суть которой в аббревиатуре:

• S — specific (конкретный) — цель должна быть сформулирована понятно конкретно, без абстракций. Обычно это ответ на вопрос «Что я хочу получить».

• M — measurable (измеримый) — достижимость цели можно измерить, например, разработать систему метрик, KPI. Например, просто «я знаю английский» — неизмеримая цель. Вместо этого, по SMART лучше использовать «я могу пройти тест на 95% и выше баллов».

• A — achievable (достижимый) — цель реалистична, ее можно достичь, для этого есть необходимый опыт и ресурсы. Чем проще цель, тем лучше — так повышаются шансы на ее достижение.

• R — relevant (значимый) — цель важна, понятно, зачем ее достигать. Ясно, что произойдет, если результатов не добиться. Это нужно для мотивации исполнителя.

• T — time related (связанный со временем) — есть ограничения по времени. Можно использовать просто финальный срок, а можно создать систему промежуточных сроков, которые помогают контролировать прогресс.

Хорошо поставленная цель по SMART отвечает всем параметрам сразу. Например, отделу продаж следует подтянуть английский для выхода на зарубежный рынок: им нужно сдать экзамен на 95% и выше за три месяца, иначе доходы начнут снижаться. Можно попросить помощи у коллег из другого отдела продаж — они уже прошли этот путь за два с половиной месяца.