Как улучшить коммуникацию между сотрудниками и руководством

В бизнесе эффективная коммуникация играет важную роль для достижения успеха. И чем лучше она выстроена между сотрудниками и руководством, тем выше будут продуктивность и общий моральный дух всей команды. Формат удаленной работы предполагает определенные сложности и ответственность. Виртуальная среда усложняет передачу информации и часто ведет к неполному пониманию задач и готового образа результата. К этому добавляется отсутствие личного контакта и низкая мотивация из-за ощущения одиночества в работе. Поэтому выстраивание внутренних коммуникационных процессов — это приоритетная задача в компаниях с форматом работы онлайн. Какие методы помогают с этой задачей справляться нам в Black Square?

Содержание:

— Оперативная обратная связь

— Систематизация и структурирование всей работы

— Использование новых цифровых возможностей и технологий

— Активное участие в жизни сотрудников

Оперативная обратная связь

Это тот пункт, на который мы обращаем особое внимание. Для сотрудников, от которых критически важно получать быструю реакцию, у нас определен временной график, когда они должны быть на связи. Своевременная обратная связь на удаленке улучшает командную работу, повышает мотивацию сотрудников и снижает ощущение изоляции, отстраненности.

Сотрудники должны видеть, что их работа оценивается, а усилия приносят результаты. Это создает чувство участия и принадлежности к команде, что повышает производительность и уровень удовлетворенности работой. У нас очень активны рабочие чаты в Telegram, в которых принято всегда реагировать на сообщения, даже используя смайлики «ОК», «Принято», «Спасибо».

Система обратной связи, которая позволяет сотрудникам высказывать свои мнения и предложения, помогает улучшить коммуникацию. Это может быть анонимный опрос или регулярные встречи с руководством. Например, в Google есть система Googlegeist, в которой сотрудники ежегодно дают обратную связь о своем опыте работы, развитии в компании и о руководителях.

В нашей компании мы применяем вертикальную коммуникацию «снизу вверх» и поощряем всех сотрудников к открытому диалогу. Такой способ взаимодействия помогает развитию открытой и прозрачной коммуникационной культуры в компании, что создает атмосферу, в которой каждый расположен делиться мыслями, идеями и предложениями. Руководители получают более полное представление о текущих проблемах и вызовах, с которыми сталкиваются сотрудники, и могут оперативно принять соответствующие меры для их решения. Это способствует только росту компании и совершенствованию организационных процессов.

Также вертикальная коммуникация «снизу вверх» дает сотрудникам возможность развивать свои лидерские навыки и потенциал. Они могут выступать с идеями и предложениями, получать обратную связь и советы от вышестоящих руководителей, что помогает им становиться более эффективными в работе.

Еженедельно у каждого человека в команде есть возможность в течение часа созваниваться с его непосредственным руководителем, потому что на удаленке нам еще сложнее понимать друг друга, его эмоциональное состояние. Такой личный контакт необходим.

Систематизация и структурирование всей работы

Даже при работе онлайн нужен свой, пусть и виртуальный офис с рабочим регламентом и системой управления. Сотрудники должны не преодолевать трудности взаимодействия, а решать коллективные задачи сообща, делясь идеями и промежуточными результатами.

На этом этапе эффективности помогает достичь систематизация работы. Важно, чтобы каждый сотрудник видел и понимал объем не только своих задач, но и других отделов и компании в целом. В нашей компании мы используем доски Trello (разработчик программного обеспечения Atlassian [Trello, Jira и другие сервисы] в августе 2023 года предупредил об отключении учетных записей, которые зарегистрированы в России и Белоруссии — прим. ред.). Платформа позволяет организовывать командную работу по методу канбан. Его принцип — визуализация всех рабочих процессов. Это позволяет синхронизировать работу сотрудников, следить за равномерным распределением нагрузки и течением выполнения задач.

Канбан-доски используют многие компании. Сооснователь марки 12storeez Иван Хохлов в одном из видеообзоров рассказывал, что именно этот метод помог когда-то компании оптимизировать производственную часть работы. У нас с внедрением в работу системы Trello планирование стало более четким, сотрудникам теперь заметно проще ориентироваться в задачах, поэтапно отмечая галочками и цветовыми метками степень их готовности. Объемные задачи мы разбиваем на более мелкие, оформив их в виде чек-листа. Такая структура помогает из задачи сделать план действий, следуя которому сотруднику уже проще и быстрее прийти к финальному результату.

Преимущества работы по системе канбан с помощью досок Trello:

1. Визуальное представление задач. Можно создавать карточки для каждой задачи и перемещать их по колонкам в соответствии с текущим статусом. Это позволяет всем членам команды видеть, какие задачи находятся в процессе выполнения, а какие уже завершены.

2. Удобство организации. Можно создавать различные тематические списки и колонки для задач. Это позволяет легко управлять проектами и группировать задачи по категориям, приоритетам или срокам выполнения.

3. Возможность совместной работы. Можно приглашать других пользователей на свою доску и делиться информацией, обмениваться идеями и комментариями, а также отслеживать прогресс выполнения задач.

4. Гибкость и настраиваемость. Можно настраивать доски согласно своим предпочтениям и потребностям: перемещать, добавлять метки, прикреплять файлы и ссылки.

5. Интеграция с другими инструментами. Trello предоставляет возможность интеграции с различными инструментами и сервисами, такими как Google Drive, Slack, Jira и многими другими.

Использование новых цифровых возможностей и технологий

Согласно данным исследователей, в ближайшем будущем искусственный интеллект на 67% повысит производительность и оптимизирует эффективность бизнеса, на 70% автоматизирует общение и на 59% улучшит аналитику данных. Поэтому, чем быстрее компании начнут осваивать и внедрять новые технологии, тем большее преимущество они получат в развитии и росте.

Цифровые возможности помогают значительно улучшить коммуникации между сотрудниками и руководителями. Например, использование Zoom помогает нашим сотрудникам и руководителям легко связываться в любое удобное время, где бы они ни находились. Это устраняет необходимость в физической встрече, при этом позволяет быстро решать проблемы и обсуждать важные вопросы «лицом к лицу».

При помощи инструмента Google Документы сотрудники и руководители одновременно работают над одним и тем же документом, добавляя комментарии и редактируя его. Это сокращает необходимость в нескольких версиях документов и упрощает обмен информацией.

Недавно мы запустили внутренний корпоративный канал в Telegram. В нем регулярно появляются сообщения от руководителей нашей компании не только информационного, но и познавательного, юмористического характера. В комментариях сотрудники делятся идеями, задают вопросы, общаются.

Активное участие в жизни сотрудников

Сегодня компании, выстраивая внутрикорпоративные отношения, во главу угла ставят человека с его профессионализмом и потенциалом, личными интересами и ценностями. Когда сотрудники чувствуют безопасность, поддержку и признание, они более открыты, инициативны и заинтересованы в работе и высоком результате.

Забота о сотрудниках и активное участие в их профессиональной и личной жизни — одни из главных критериев нашей корпоративной культуры. Доверительные и теплые отношения в ключе руководитель — сотрудники нам удается поддерживать с помощью:

• Еженедельных ресурсных встреч команды с психологом.

• Организации бонусных программ и программ лояльности, которые помогают оценить и поощрить вклад каждого сотрудника в развитие компании.

• Предоставления возможностей для обучения и развития сотрудников с помощью собственного обучающего центра, внутренних тренингов и системы наставничества.

Мы не забываем также поздравлять наших сотрудников и их семьи с важными праздниками, отправляя подарки и поздравительные сообщения.

С августа мы запускаем проект, направленный на развитие адаптивного интеллекта. Каждый месяц мы будем работать над одной из 12 опор. Работа над созданием этой программы шла на протяжении нескольких лет. Ее реализация поможет отслеживать и поддерживать психологическое здоровье и благополучие человека.

«Главное слагаемое формулы успеха — это знание того, как нужно обращаться с людьми», — сказал американский бизнес-тренер и консультант по вопросам лидерства Джон Максвелл. Отношения в нашей команде строятся по принципу «1+1=11». Мы рассказываем об этой формуле нашим ученикам и учим сотрудников взаимодействовать именно так: поддерживать и усиливать друг друга. Как на борту космической станции МКС: каждый член экипажа обязан быть безусловным мастером своего дела, но в то же время должен считаться с мнением и возможностями напарников, уметь подхватить их работу, помочь и поддержать.

Все эти методы помогают нам улучшать нашу HR-политику и получать более вовлеченных и лояльных сотрудников, которые постепенно становятся «адвокатами бренда».