Руководитель проектов ИТ-компании «Вебфлай», эксперт по автоматизации бизнеса Константин Рыбченко рассказал, для чего нужна корпоративная база знаний, как ее создать и внедрить.
— Повышение квалификации сотрудников
— Шесть причин вести базу знаний компании
Срочный вопрос часто проще решить, попросив помощи коллеги. Чтобы избежать ситуаций, когда сотрудники постоянно бегают по кабинетам или звонят друг другу, создайте базу знаний компании. Ее можно использовать для обучения и развития персонала.
Основой для такого проекта могут стать облачные хранилища, которыми уже пользуется компания (Яндекс.Диск, Облако.Mail.ru, Google.Drive и другие). Но есть риск, что файлобменники превратятся в свалку документов и видео, поэтому лучше вести базу знаний в CRM. Такой инструмент есть в Битрикс24, 1С CRM, 1С Битрикс, Flowlu, S2, SalesMan CRM, AmoCRM и других (в первых трех даже имеется возможность настроить проверку знаний).
Вот три задачи, которые можно решить при помощи корпоративной базы знаний.
Адаптация новичков
Ситуация: в компании текучесть среди новичков. У бизнеса есть своя специфика, сотрудников сложно обучать, руководитель тратит на это много времени, а потом еще неоднократно отвлекается и отвечает на их вопросы. В итоге стажеры увольняются, часы и дни обучения оказываются потрачены впустую, и цикл повторяется заново. И так несколько раз в год.
Решение: завести раздел адаптации в базе знаний. Опубликовать в нем подробные должностные инструкции с описанием рабочих процессов и действий сотрудника, решения возможных проблем. Добавить скриншоты. Отдельно можно настроить систему тестирования для проверки знаний.
Создание такого раздела займет время, но результат окупится. Например, если уделить две недели составлению базы знаний, то потом не придется тратить столько же на каждого из новичков.
Рекомендую в базу знаний добавить структуру компании, список сотрудников с указанием должностей и контактных данных, пароли к сервисам, шаблоны документов, презентации, регламенты и инструкции к чему угодно (от методички для ведения переговоров до мануала по использованию кофемашины).
Базу знаний в CRM смогут редактировать и дополнять сами сотрудники, все зависит от уровня прав доступа в систему.
Результат: новички обучаются самостоятельно, сами находят информацию, реже отвлекают коллег вопросами. Руководитель занимается решением стратегических задач, а не микроменеджментом.
Освоение новых инструментов
Ситуация: бизнес пользовался зарубежным софтом, но тот перестал работать в России. Компания выбрала для работы новое программное обеспечение, теперь надо учить коллектив обращению с ним, а это стоит денег.
Курс «Руководитель отдела оценки и развития персонала»
Узнайте, как внедрить или реорганизовать систему обучения в компании, запустить корпоративный университет. Развивайте профессиональные компетенции в области оценки персонала вместе с нами!
Решение: обучить одного или нескольких сотрудников, например, из ИТ-отдела. С их помощью подготовить подробную видеоинструкцию (или скачать ее из интернета). Тут важно разбить мануал на части или указать тайм-коды, чтобы проще было найти нужный раздел. Добавить записи вебинаров, тренингов, текстовые инструкции, любой вид контента.
Еще можно сделать так: когда компания Вебфлай внедряет CRM, то записывает для клиентов видеоинструкцию по работе с системой. Мы собираем сотрудников заказчика, демонстрируем, как и что устроено, отрабатываем действия на практике, закрепляем, отвечаем на вопросы. Такой видеоурок остается у клиента, и сотрудники пользуются им, когда в этом есть необходимость.
Результат: обучили минимальное количество сотрудников, масштабировали знания на весь коллектив. Инструкция по работе с продуктом используется:
-
На этапе его освоения.
-
Для обучения новичков.
-
Если основной работник ушел в отпуск, а тот, кто его заменяет, не умеет работать с софтом.
Повышение квалификации сотрудников
Ситуация: руководителя отдела некем заменить. Сотрудники знают, как устроены все процессы в подразделении, но когда нет начальника — все рушится. Команде не хватает управленческих навыков.
Решение: создать в базе знаний раздел для развития сотрудников. Например, добавить курс по управлению проектами или менеджменту. В описанной ситуации сотрудники прокачают управленческие компетенции, научатся принимать решения, босс будет спокойно делегировать, а в компании появится неплохой кадровый резерв управленцев.
В базе знаний можно завести любые курсы, поделить их на уроки, настроить систему тестирования и начислять баллы за прохождение обучения. Тесты можно назначить конкретным сотрудникам, в зависимости от должности.
Такой механизм особенно полезен, если в компании есть категории сотрудников, которым нужно постоянно обучаться: обновлению ПО, законодательным изменениям или просто проходить периодическую аттестацию и повышение квалификации. Для этого можно подключить к системе внешние образовательные платформы и обучать персонал на базе компании.
Результат: сотрудники развивают недостающие навыки, улучшаются показатели работы, с помощью базы знаний компания экономит деньги на регулярном обучении целых отделов.
Шесть причин вести базу знаний компании
-
Быстрая адаптация к новым условиям ведения бизнеса, меняющимся технологиям и инструментам. С помощью нескольких инструкций, размещенных в базе знаний, большее число сотрудников сможет перестроить процессы.
-
Накопление знаний и опыта. Накопленные коллективом знания и лайфхаки можно сохранить в базе и разделить по направлениям: маркетинг, бухгалтерия, продажи, логистика и другие.
-
Повышение конкурентоспособности. Корпоративные знания и экспертность отдельных сотрудников развивают компанию, увеличивают ее ценность и конкурентоспособность на рынке.
-
Повышение эффективности труда. Вместе с новыми навыками сотрудник лучше работает, перевыполняет KPI и получает дополнительную мотивацию для увеличения эффективности.
-
Одновременное обучение большого числа сотрудников. Экономия времени наставников.
-
Быстрое закрытие вакансий. Если в базе знаний есть нужные курсы и материалы, то можно обучить менеджера со схожим функционалом и закрыть с его помощью вакансию в другом отделе, где вакансия «горит».
