Тайм-менеджмент и распространенные вопросы о самоорганизации

Отрывок из книги Елизаветы Ефремовой «От эксперта к руководителю» издательства Русской Школы Управления. Читайте также интервью с автором здесь.

Часто на занятиях приходится слышать жалобы от слушателей курсов для управленцев о нехватке времени. Люди рассказывают, что не могут полноценно работать из-за отсутствия концентрации на рабочих вопросах: мешают сосредоточиться интернет, общение с коллегами, перекуры. В результате многие тратят непосредственно на рабочий процесс менее половины трудового дня. Дела постоянно откладываются, накапливаются, что в итоге приводит к рабочему параличу. Из-за чего это происходит? И самое главное — как избавится от вечного цейтнота?

Ставим цели и находим вдохновляющую мотивацию

Типичная ситуация: время утекает, а работа не двигается. Эта проблема — показатель того, что человек не умеет или не может целенаправленно структурировать свою активность. И здесь вновь очень важен момент целеполагания. Если есть конкретная цель, то человек точно знает, на что следует тратить свои силы. Возникает внутренняя мотивация, позволяющая сконцентрироваться на работе. Нужно задать себе вопрос: «Ради чего я должен работать?» Определитесь, чего вы ждете от своей деятельности:

достатка, определенного статуса, других бонусов. Найдите вещественное воплощение ваших стремлений — фотографию яхты, дома, нового мобильного телефона. Разместите это изображение возле своего рабочего места так, чтобы оно всегда было в поле зрения: повесьте его на стену, установите в качестве заставки рабочего стола на компьютере или экране телефона. Когда вы будете видеть свою мечту, то в голове будет появляться мысль, что, откладывая дела, вы воруете время не у организации или заказчика, на которых работаете, а сами у себя. Вы впустую тратите время, хотя могли бы двигаться к своей цели.

Выбираем комфортный ритм работы

На большинстве форумов, посвященных тайм-менеджменту, говорится о технологии Pomodoro. Она предполагает форсированную работу в течение ограниченного времени, после чего следует обязательный отдых. Однако Pomodoro показывает хорошие результаты только у так называемых спринтеров, которые могут концентрироваться и расслабляться по максимуму за короткие промежутки времени.

Но есть стайеры, которые по-другому управляют своей энергией. Они включаются в работу медленнее, чем спринтеры, но при этом дольше сохраняют работоспособность.

Быстрая смена активности и отдыха им противопоказана и даже может навредить. Поэтому рекомендуется присмотреться к себе и найти тот оптимальный ритм чередования работы и отдыха, при котором лично вы будете наиболее эффективны. 

Организуем время и пространство

Когда человек работает в офисе или на заводе, то он подчинен определенному регламенту. Рамки пространства и времени уже заданы, они стабильны и отвечают конкретным производственным задачам.

Свободный график может сыграть с человеком злую шутку. Ведь он связан с необходимостью самостоятельной организации времени и пространства. Фрилансеры и художники (в широком смысле слова) должны сами продумывать график, обозначать задачи, оборудовать помещение под свои профессиональные нужды. При этом их подстерегает множество соблазнов: откладывать выполнение работы до последнего, вместо дел заниматься чем-то более приятным, подменять продуктивную деятельность пассивным наблюдением.

Когда накапливаются рабочие задачи, люди начинают нарушать обязательства: затягивают сроки, снижают качество или вовсе проваливают проект и теряют партнерство. Это нехорошо само по себе, но еще и губительно для репутации: к вам больше не обратятся, не будут рекомендовать вас партнерам.

Масса невыполненных обязательств начинает давить на исполнителя. Человек испытывает дискомфорт, психологическую неустроенность, сложившаяся ситуация его деморализует. В этом случае необходимо включить внутренний контроль, который гораздо более ценен, чем внешние правила и нормы.

Распространенные вопросы о самоорганизации

Как обустроить свое рабочее пространство (в офисе или дома)?

Строго определенные рамки по времени, пространству, дресс-коду создают должный настрой на определенную деятельность. Процесс сборов на работу, дорога, атмосфера офиса влияют на этот настрой. У человека, работающего в свободном или не жестком графике, все не так. В течение дня он может чередовать работу и решение личных вопросов. Деловые переговоры могут вестись из кафе или с дивана в собственной квартире, при этом одежда может быть самой разнообразной, вплоть до домашнего халата.

Поэтому для людей, работающих вне офиса, есть важная рекомендация: придумать и внедрить ритуал вхождения в работу. Например, надевать определенную одежду, выделить и оборудовать специальную территорию, выставлять значок «занят» в Skype, то есть доступным образом обозначить границу между профессиональной деятельностью и другими делами.

Еще один важный момент, связанный с организацией рабочего места как в офисе, так и дома, — это политика чистых столов. В процессе выполнения работы человек не должен отвлекаться и тратить время на поиски нужных бумажек, инструментов и деталей.

Как заставить себя концентрироваться на конкретной рабочей задаче и перестать откладывать ее на потом?

Задача становится актуальной, как только мы переводим ее в сферу осознанной необходимости: нужно предпринять действия, чтобы достичь конкретной цели. У человека есть выбор — потрудиться сейчас и заработать что-то в будущем или не напрягаться, но упустить какие-то блага.

Есть ли какие-то упражнения, которые помогут быстрее концентрироваться на работе?

Люди всегда хотят волшебную таблетку. Но никаких внешних способов концентрации и избавления от лени не существует. Это вопрос личной внутренней силы и мотивации. Помните, пока одни ищут теорию, другие ежедневно практикуются и двигаются к успеху.

Как правильно ставить цели в рабочем процессе? Важно ли вообще знать, ради чего (помимо зарплаты) вы работаете?

Как это ни удивительно, финансовая мотивация — далеко не единственная и даже не первостепенная причина выбора деятельности для большинства людей. Спросите себя, как вы оказались именно в этой профессии. Что привело вас на вашу профессиональную стезю: способности, талант, убеждения, долг, семейные традиции, моральные принципы? Может быть, правильнее спросить не ради чего вы работаете, а ради кого?

Ответив на эти вопросы, можно приблизиться к формулированию своих настоящих целей.

Как примириться с рутиной в рабочем процессе?

С рутиной не надо мириться, от нее надо избавляться: технологизировать и автоматизировать все, что поддается этому. Можно создать шаблоны документов, собрать базу данных, делать рассылку писем вместо звонков, которые отнимают много времени и требуют эмоциональных затрат. Так вы освободитесь от рутинного труда и сможете посвятить себя решению более творческих и сложных задач.

Как отдыхать от работы?

Расслабляться, чтобы накопить силы для выполнения новых задач, необходимо. В этом может помочь смена видов деятельности. Если у вас в основном сидячая работа, то в свободное время лучше больше двигаться. Если на работе вам постоянно приходится общаться с людьми, то отдыхать рекомендуется за просмотром фильма или чтением.

Как научиться позитивно воспринимать само понятие «работа»?

Слово «работа» часто может вызывать негативные ассоциации, поскольку ассоциируется со словом «раб». Предпочтительнее оперировать понятием «деятельность». Деятельность подразумевает движение к поставленной цели. И есть масса возможностей этой цели достичь, перед вами открыто множество путей.

Чем отличается руководитель от подчиненного: взгляд через призму тайм-менеджмента

Самое большое отличие руководителя от подчиненного можно сформулировать так: руководитель постоянно работает в неопределенной среде, а подчиненный выполняет задачи по регламенту. Именно поэтому новоиспеченные управленцы часто испытывают острую нехватку времени, причем именно на выполнение управленческих функций.

Анализ деятельности с поминутной фиксацией решаемых задач, как правило, показывает, что руководитель занимается не тем, чем должен: перепиской с поставщиками, подготовкой документов, переговорами с клиентами. Все эти задачи должны выполнять его сотрудники.

Научиться делегировать задачи, сводить к минимуму участие в них руководителя — это и есть первоочередная необходимость для балансировки тайм-менеджмента руководителя.

Этот вопрос решается на уровне кадров и технологий управления. Мышление руководителя отличается от мышления специалиста большей гибкостью и изобретательностью. Специалист следует правилам и алгоритмам, управленец сам изобретает пути достижения целей и диктует тактику поведения подчиненным. Поэтому для руководителя так важно уметь брать ответственность на себя, принимать решения, делать осознанный выбор.