Правила деловой вежливости

Как и в обычном общении между людьми, в мире бизнеса тоже существуют неписаные правила, деловой этикет или деловая вежливость. Контрагенты, партнеры и клиенты, разумеется, не указывают их явно в договоре, но ждут проявления такта от тех, с кем работают. Вот подборка распространенных ошибок делового этикета, которые допускают менеджеры и предприниматели. Избегайте их, тогда партнеры будут довольны работой с вами.

Помните о выходных

Общепринятые выходные — суббота и воскресенье. Если вы точно не знаете, что для контрагента или клиента эти дни рабочие, не отвлекайте их. Если ничего экстренного не произошло и просьба может подождать до понедельника, лучше не писать собеседнику. И нет, просто отправлять сообщение в мессенджер, по смс или письмом тоже не следует — многих раздражает, когда в выходные внезапно появляется какая-то задача. Человек всю неделю старался закрыть дела, чтобы отдохнуть, а тут что-то новое.

Если говорить о проблеме с точки зрения деловой вежливости, мы можем написать коллегам и клиентам сообщение, но стоит воспользоваться функцией отложенной отправки, такая есть в почтовых клиентах и мессенджерах. Пусть контрагент получит сообщение в понедельник утром, в рабочее время.

Забудьте про мобильный телефон на встречах

Эксперты по бизнес-этикету советуют всегда выключать телефон на встрече, совещании, переговорах. Или хотя бы настраивать беззвучный режим, чтобы внезапный звонок не побеспокоил участников встречи.

Не стоит отвечать на звонок, если вы общаетесь с кем-то, даже с подчиненным — это проявление неуважения. Если разговариваете с кем-то по телефону, игнорируйте вторую линию. Лучше перезвонить позже, чем ставить беседу на удержание.

Договорились — оплатите

Бизнесмен или менеджер через призму делового этикета — это синонимы надежности и ответственности за свои слова. Проявляется это в первую очередь в отношении к деньгам: если вы пообещали кому-то заплатить, нужно сделать это, даже если появились какие-то проблемы.

Когда мы договариваемся о графике выплат, нужно сверить его с платежными датами в бухгалтерии, чтобы не произошло неприятного казуса, если бухгалтерия задержит перевод из-за своего порядка работы.

Если появилась вероятность задержки оплаты, сообщите об этом контрагенту заранее — возможно, он рассчитывал на деньги, чтобы использовать их для других сделок. Зная о задержке, он сможет изменить свои планы.

Не игнорируйте чувства собеседников

Бизнес-мир может показаться жестокой средой, в которой нет места эмоциям, но это справедливо только отчасти. На деле люди часто принимают иррациональные решения, поэтому игнорировать чувства будет ошибкой.

Эксперты советуют предпринимателям и менеджерам активно развивать эмоциональный интеллект — способность чувствовать эмоции других людей и контролировать свои чувства. Тема эмоционального интеллекта обширна, посмотрите, что рассказывает про этот навык психолог, преподаватель Русской Школы Управления Алексей Покотилов:

Не фамильярничайте

Контрагенты, подрядчики, клиенты, коллеги и даже конкуренты — люди, к которым по правилам деловой вежливости мы должны проявлять уважение. Это не значит, что нужно делать это чрезмерно — вы можете снизить напряжение на переговорах удачной шуткой или тепло поприветствовать подрядчика, с которым долго работаете. Главное, не перестараться: не стоит переходить на «ты», не оговорив этого заранее, нарушать личные границы, подшучивать, общаться в манере, граничащей с грубостью и бестактностью. Всегда помните, что собеседник не наш давний приятель.

Контролируйте эмоции

Вы контролируете свои эмоции? Настоящий лидер должен обладает сильным чувством собственного достоинства, которое привлекает других. И контроль эмоций в сложных ситуациях — это форма проявления делового этикета.

Не игнорируйте контекст встречи или менталитет собеседника

Деловой этикет — это не свод незыблемых правил, а гибкие установки, смысл которых в том, чтобы быть приятным и полезным другим людям, не забывая при этом и о своих интересах. Если вы работаете с разными социальными группами, изучите особенности коммуникаций из их круга:

• В каких-то отраслях, например, в digital, быстрый переход на «ты» — это нормально, если обсудить такой формат заранее. 

• В других сферах, например, на финансовом рынке, на «ты» переходят реже, скорее всего, не на первой встрече.

Существует разница в правилах делового этикета и в разных странах — изучите нюансы, если работаете на международном рынке. Например, если вы работаете с французами, добавьте на визитку перевод на французский — это считается проявлением уважения к их культуре. Аналогичный совет дают специалисты по этикету англоязычным менеджерам, которые работают с российскими контрагентами.