Зачем компании электронный документооборот

В последние годы государство активно стимулирует бизнес переходить на электронный документооборот (ЭДО). Например, те, кто имеет дело с товарами, подлежащими обязательной маркировке (одежда, обувь, духи, табачная продукция, автомобильные шины и другие), уже не могут обойтись без ЭДО, поскольку он является частью этого процесса.

Также часть компаний сейчас участвуют в эксперименте по цифровизации кадрового документооборота. Он проводится в рамках Федерального закона от 24.04.20 № 122-ФЗ и завершится к 31 марта 2021 года. Рассматривается вопрос о переводе в ЭДО таких документов, как:

• Трудовой, коллективный и ученический договоры. 
• Приказы о приеме на работу, о прекращении трудового договора. 
• График отпусков. 
• Соглашение к трудовому договору. 
• Соглашение об изменении условий трудового договора и другие. 

Переход на ЭДО открывает много возможностей для совершенствования бизнес-процессов. Поэтому к нему следует подготовиться.

Что важно учесть при работе с ЭДО

Перед тем как решиться на обмен электронными документами, определите, какие сценарии работы вы хотите перевести в электронный формат, и посчитайте выгоды от выбора в пользу ЭДО.

Среди преимуществ ЭДО можно отметить:

• Сокращение финансовых затрат. Любой бизнес вкладывается в закупку бумаги и картриджей, печать документов и организацию хранения их на бумаге.
• Исключение ситуаций с потерей документов, удобное хранение и поиск. Электронные документы хранятся в «облаке». Переход на ЭДО исключает проблемы с неполучением документов, так как все этапы взаимодействия с ними фиксируются в системе.
• Отсутствие необходимости в услугах курьера и Почты России. ЭДО позволяет осуществлять доставку за несколько секунд.
• Предотвращение ошибок. При переходе на ЭДО сводятся к минимуму расхождения в документах, которые допускаются из-за человеческого  фактора.
• Экономия времени. Все этапы работы с документами — подготовка, распечатка, обработка, подписание — занимают гораздо меньше времени, чем работа с бумажными аналогами.
• Оптимизация бизнес-процессов. Благодаря ЭДО визуализируется весь маршрут согласования документа, можно контролировать его статус.
• Совершенствование отношений с контролирующими органами. Государственные структуры сейчас всячески мотивируют бизнес переходить на ЭДО и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде.
• Упрощение работы с исполнителями. Если вы привлекаете к работе специалистов по договорам ГПХ на удаленке, то подписывать с ними документы благодаря ЭДО гораздо быстрее и проще. 
• Перспективы работы с серьезными контрагентами. Средние и крупные компании уже давно освоились в ЭДО, так как посчитали все выгоды работы с этой системой.

Что такое электронный документ

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ определяет электронный документ как документированную информацию, представленную в электронной форме.

Казалось бы, все просто. Но у бизнеса часто возникают вопросы о юридической силе таких документов. Она гарантируется несколькими факторами:

1. Во-первых, на электронных документах ставится электронная подпись. И это делает их равнозначными бумажным вариантам. Хотя есть ряд документов, обмен которыми законодательство допускает пока только на бумаге. В частности, это многие кадровые документы. И эксперимент с кадровым ЭДО был инициирован как раз с той целью, чтобы упростить взаимодействие компаний с сотрудниками. Тем более, что сегодня все больше набирает популярность удаленная работа. Самый надежный способ подписания электронных документов обеспечивает квалифицированная электронная подпись. Она не только «узнает» подписанта, но и защищает документ от внесения изменений. При наличии такой подписи не требуются какие-либо дополнительные соглашения с контрагентом для ее признания. 

2. Во-вторых, юридическая значимость гарантируется за счет передачи электронных документов через оператора ЭДО. Оператор как посредник необходим для того, чтобы документы принимала ФНС и любые другие органы. И здесь для бизнеса встает вопрос о выборе оператора, поскольку на рынке представлено несколько десятков таких игроков.

Как выбрать оператора ЭДО

Начать нужно с изучения списка организаций федерального уровня, которые являются операторами ЭДО.

Есть несколько критериев, на которые следует обратить внимание:

• Количество компаний, подключенных к конкретному оператору, и возможность обмена через других операторов. Может случиться так, что вы и ваши контрагенты уже выбрали разных операторов. И тогда, чтобы обмениваться с ними электронными документами, потребуется роуминг.
• Безопасный обмен документами. Поинтересуйтесь о наличии резервного копирования, спросите, где фактически хранятся данные и как долго. Уточните, хранит ли оператор документы в системе даже после расторжения договора. Почему это важно? Дело в том, что законодательство обязывает некоторые документы хранить несколько лет, чтобы в случае необходимости представить их контролирующим органам.
• Наличие решений по интеграции ЭДО. Например, это актуально для тех, кто работает в 1С. Если у оператора ЭДО есть модуль для этой программы, то его подключение позволит обмениваться документами прямо из 1С.

Кроме того, важны также опыт оператора ЭДО и примеры реализованных проектов в отрасли, уровень сервиса и, конечно, стоимость услуг.

Какие документы передают через ЭДО

Обмениваться можно как формализованными, так и неформализованными документами. К формализованным относятся те, формат которых установлен или рекомендован ФНС и Минфином. Это счета-фактуры, универсальный передаточный документ, акты, ТОРГ-12.

Известно, что на основании счетов-фактур производится вычет по НДС. Поэтому если этот документ не подписан квалифицированной электронной подписью и не передан через оператора ЭДО, то у него нет юридической силы. 

К неформализованным документам относятся такие, для которых не рекомендован формат. Но они приобретают юридическую значимость, как только подписываются электронной подписью и передаются через оператора ЭДО.