Для современного бизнеса регламентация кажется бюрократическим излишком, поскольку наибольшее внимание отдается производственным и финансовым процессам. Однако регламентация обладает рядом важнейших функций, без которых эффективное существование компании или предприятия невозможно. Например, выход на оптимальную численность персонала, закрепление ответственности сотрудника, в зависимости от занимаемой должности и другие.
— Преимущества и недостатки регламентации
— Процесс создания и разновидности регламентов
— Как работать с неисполнением регламентов
— Как быть с особенными сотрудниками
— Контроль за исполнением регламентов
— Почему премирование эффективнее наказания
— Как вовлечь персонал в исполнение регламента
— Советы директорам и управляющим
Преимущества и недостатки регламентации
В вопросе регламентации недостатком является некорректное, несвоевременное и неточное составление регламентов, из-за чего они исполняются неграмотно и оказывают негативный эффект на рабочие процессы.
Позитивная роль регламентных документов становится явной при формировании разноуровневой отчетности и статистики работы организации, когда цифры разных подразделений зависят и коррелируют друг с другом. Корректность, своевременность, точность и объем собранной информации влияют на результат работы всей компании. Эффект от регламентирующих документов становится очевиден для руководителя, когда к нему стекаются данные от других сотрудников, отделов и подразделений.
Иерархическое устройство компаний позволяет вести поэтапный контроль, и одновременно, провоцирует риски искажения данных и ошибки в документах при передаче их на следующий уровень — участок, цех, производство.
Процесс создания и разновидности регламентов
Наиболее эффективным способом создания регламентирующих документов, инструкций, карт и прочего, считается метод «от обратного». Проще всего рассмотреть эту процедуру на примере финансовой службы и ее внутреннего документооборота.
Все начинается с определения цели конкретной службы/отдела. Главная задача планово-экономического отдела, например, заключается в составлении план-фактной отчетности, с указанием прибыли от основной деятельности организации, а также детальные отчеты по затратам, логистике, маркетингу и другим направлениям. Отчетность такого типа формируется план-фактами цеха, отдела закупок, продажи, логистики, маркетинга. Дополнительно для формирования конечной отчетности экономистам понадобятся отчеты ОТЗ, инженерной, энергетической службы и остальных частей организации, обеспечивающих ее основную деятельность.Указанные выше службы, формируют собственные регламенты с требованиями по предоставляемым данным, срокам их подачи, форме и назначением ответственных лиц.
Существует множество разновидностей регламентов, начиная с технических и заканчивая этическими, предусматривающими поведение сотрудников и руководства. Они различаются сферами применения и степенью внешнего влияния. Инструкции/правила функционирования и выполнения работ на производстве составляются начальниками цехов, отделов, гендиректором. Работа с бухгалтерскими документами, к примеру, регламентируется нормативными актами и требованиями налоговых и иных ведомств. Розничная торговля и работа с заказчиками, в большей степени строится на нормах этикета и общения с клиентом.
Регламенты разных видов используются на разных этапах производства, и предназначены для выполнения разных задач.
Как работать с неисполнением регламентов
Основными причинами нарушений регламентных требований, чаще всего бывают партнеры и нерадивые коллеги, отказывающиеся делать все по протоколу. Эффективным способом избежать проблем в исполнении регламентов является его совместное составление с исполнителями. Желательно при этом детализировать требования, разделяя их на этапы и создавая общую иерархию. Важно, чтобы исполнители согласились с регламентом. Расписавшись под требованиями руководства, сотрудники будут реже их нарушать. Ну а в случаях невыполнения, можно указать на халатность конкретного работника при всем коллективе (публичность сильно влияет на дисциплину).
Многие воспринимают регламенты как приказы, в которых нельзя сомневаться, а нужно только исполнять. Функциональные регламенты внутри предприятий могут меняться со временем, ведь в работе появляются новые условия, клиенты, продукты. Эти изменения необходимо постоянно учитывать, чтобы сохранить эффективность производства. Вместе с тем, соблюдение регламентных требований должно быть обязательным, с регулярными поощрениями и взысканиями. Если сотрудники перестанут соблюдать инструкции и правила, в работе настанет хаос.
Курс «Специалист по регламентации бизнес-процессов»
Хотите узнать, как построить процессный ландшафт, разработать содержание типового регламента процесса, измерить результативность процесса с точки зрения качества и почему происходит отказ отдельных операций? Программа курса ответит на эти вопросы.
Во многих компаниях руководители добиваются максимального исполнения регламентов, внедряя систему «кнута и пряника». Степень наказания и поощрения определяется организацией индивидуально. Важно добиться от сотрудников общего понимания, что регламент — это их главный ориентир в работе, от которого нельзя отступать, и что его исполнение постоянно контролируется всеми уровнями руководства.
Подход к контролю может быть разным. Одни руководители любят ставить подчиненных «на место», другие выбирают позицию горизонтального контроля, вникая в работу сотрудника и давая советы вместо приказов.
Как быть с особенными сотрудниками
Почти в каждом коллективе есть «бунтари», с которыми нужно действовать аккуратно. Они делятся на два вида:
-
Те, кто отказывается работать как сказано, решая, какие задачи важны, а какие нет.
-
Те, кто считает, что лучше работать по-другому.
От первых можно смело отказываться, потому что в оптимально собранной кадровой и регламентной матрице нет неважных задач. Ко вторым стоит прислушаться и сообща обсудить рабочий процесс. Возможно, это позволит его обновить. В таком случае амбициозный сотрудник заслуживает поощрения/повышения, ведь он не просто проработал регламент целиком, но и обнаружил способы его оптимизации, упрощения задач, сокращения необходимых ресурсов, что в итоге способствует росту производительности труда.
Поощряя новаторов, нельзя забывать и о тех, кто прилежно и добросовестно исполняет свои обязанности, ничего не нарушая и не внося смуту в коллектив. Небольшие бонусы и гарантии перспектив укрепят желание сотрудников продолжать четкое выполнение внутренних инструкций, распоряжений и правил.
Не нужно премировать работников большими суммами. Небольшой прибавки в 10—15% оклада будет достаточно, чтобы у коллектива поднялось настроение и повысился боевой дух.
Контроль за исполнением регламентов
В этом вопросе одним из главных этапов является доведение до сотрудника, что несоблюдение требований не пройдет для него бесследно. Чаще всего такая задача поручается менеджерам среднего звена, которые задействованы в непосредственном управлении персоналом. Подход здесь индивидуален. Можно стараться уговорить подчиненных, а можно проявлять жесткость, общаясь с работниками исключительно в приказном тоне.
Важно, чтобы менеджеры сами не считали введение новых положений в рабочий процесс очередным бюрократическим бредом. Это значит, что для них тоже должна существовать система контроля, поощрения и наказания.
В случае неисполнения регламента, назначается наказание. Оно должно быть публичным и опираться на следующие тезисы:
-
Разве это трудно?
-
Разве это долго?
-
Вы же сами знаете, чем это грозит отделу и компании.
Способы публичности могут быть разными: устроить «сцену», вывесить приказ на доску объявлений. Важно, чтобы весь коллектив знал, за что наказывают коллегу, почему к нему имеются претензии, и видел сам факт наказания, что означает, что с ними может произойти то же самое, если они будут работать плохо.
С некоторыми сотрудниками публичные упреки имеют обратный эффект, они могут затаить обиду, и в какой-то момент просто саботировать рабочий процесс. Чтобы этого не произошло, после эпизода с наказанием нужно переговорить со специалистом наедине, объяснить причины недовольства его работой и то, зачем было выносить все на публику.
Способами наказания большинство компаний выбирают депремирование и взыскания. Здесь все зависит от внутреннего устройства организации. Часто хватает даже простого лишения бонусов, чтобы впредь сотрудник действовал по правилам.
Почему премирование эффективнее наказания
Страх получить взыскание постоянно висит над сотрудниками, что часто приводит к снижению производительности, подавлению амбиций и инициативы. В то же время премирование за добросовестную работу поднимает боевой дух коллектива, стимулируя сотрудников дополнительно изучать регламенты и даже искать способы их оптимизации, что приводит к сокращению временных, материальных и трудовых затрат.
Несмотря на пользу бонусов и премий, полностью отказаться от наказаний не получится. Даже если организация небольшая, и от сотрудников требуется выполнение малого объема работ, нужно как минимум проговорить регламент и правила работы на словах. Работники будут понимать, что от них зависит, где заканчиваются их полномочия, и что произойдет, если они станут пренебрегать требованиями.
Как вовлечь персонал в исполнение регламента
Мало кому нравится соблюдать приказы, так что для максимального вовлечения работников придется постараться. Один из способов — стандартный «кнут и пряник»: коллектив работает хорошо — получает премию; работает плохо — лишается бонусов, а при серьезных проступках подвергается взысканию.
Если регламент вводится впервые, нужно дать ему время «созреть». Сотрудники должны его осмыслить, сделать свои предложения, согласиться с тем, что обозначенный порядок и объем действий необходимы для качественного, своевременного выполнения задач. Важно донести до персонала, что регламент нужен, чтобы оптимизировать рабочий процесс, а не для того, чтобы его усложнить.
Другой способ вовлечения работников в соблюдение регламентов — наставничество. Опытные сотрудники должны обучать новичков. Рассказывать, почему сформированный на предприятии способ работы эффективен, и показывать на примере, что соблюдение установленных правил облегчает выполнение задач. Наставничество, как и хорошая работа, также должно поощряться.
Советы директорам и управляющим
Существует несколько приемов, используя которые получится наладить работу своего отдела, подразделения, компании:
-
Утверждая регламент, следует убедиться, что сотрудники могут ему следовать, понимают, для чего он нужен, и готовы его исполнять. Для этого достаточно пообщаться с подчиненными.
-
В первое время после внедрения нового регламента, руководитель сам должен помнить о нем и напоминать другим о важности его исполнения.
-
Поощрения и наказания должны демонстрироваться публично.
-
Не обязательно прописывать каждый шаг в положении. Главное — зафиксировать основные действия, детали можно дополнить со временем.
-
Регламенты для подразделений и компании в целом должны отличаться и иметь хорошую оптимизацию.
-
При работе с устоявшимся коллективом, где отдельные процессы регулируются автоматически, для внедрения регламента необходимо плотнее работать с людьми.
-
Для подготовки регламента можно пользоваться шаблонами, брать идеи у коллег, опытных специалистов, а затем дорабатывать их под собственные нужды.
Директорам и руководителям всех уровней важно предоставить персоналу грамотные регламенты, обеспечивающие максимальную производительность коллектива и эффективность работ. Если на производстве еще нет регламентов, стоит задуматься об их создании как можно раньше. Действующие же регламенты должны проходить регулярный пересмотр и оптимизацию на предмет обновлений и совершенствования рабочего процесса.
