Что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот

• Понимание того, что при некоторых обстоятельствах работа с бумажными документами становится в принципе невозможна. Такое случается редко, однако, как показала пандемия, в ситуации тотальной самоизоляции единственным вариантом обмена документами остается только электронный.
• Вступление в силу закона об удаленной работе. И в связи с этим появление необходимости обмена документами в электронном виде с сотрудниками, работающими дистанционно.  
• Желание бизнеса ускорить работу с кадровыми документами и облегчить взаимодействие кадровиков с бухгалтерами.
• Стремление избавиться от лишних бумаг. Для небольших компаний эта проблема стоит особенно остро, так как хранение документов создает определенные сложности.
• Старт реформы по цифровизации трудовой книжки, то есть постепенный отказ от бумажного аналога и переход на электронные трудовые.   
• Сведение к минимуму трудовых споров. Передачу электронных документов гораздо проще доказать. И они не теряются.

Какие кадровые документы перестанут быть бумажными

До 15 ноября 2021 года, согласно Федеральному закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ, продлится эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он должен был закончиться к 31 марта, однако Федеральным законом от 24.03.2021 № 53-ФЗ было решено его продлить.  

Компании принимают участие в пилоте добровольно. Каждой из них предложено самостоятельно решить, с какими документами работать только в «цифре». Но в приложении № 3 Приказа Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240Н приводится перечень всех доступных для рассмотрения документов.  

За то время, пока будет проходить эксперимент, планируется внести изменения в Трудовой кодекс, который в итоге позволят всем работодателям вести кадровый документооборот в электронном формате.

Проще всего принимать решение о цифровизации документов массового характера. Обычно кадровики дают их на подпись всем сотрудникам, поскольку они распространяются на компанию в целом или на подразделения. К таким документам относятся правила внутреннего трудового распорядка, заявления, приказы, графики отпусков и другие. Отправлять такие документы в электронном виде удобно и безопасно.

Но есть и личные кадровые документы, которые затрагивают интересы конкретного сотрудника. По ним компаниям нужно принимать самостоятельное решение — продолжать работать на бумаге или переводить в электронный вид. К таким документам относят трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности.

В настоящее время кадровый ЭДО распространяется на большую часть документов, кроме тех, что касаются вопросов приема на работу, увольнения, перевода, депремирования.  

Однако компании с удаленными сотрудниками получили законное право заключать электронные трудовые договоры и направлять электронные приказы об увольнении. Такая возможность у них появилась благодаря поправкам в главе 49.1 ТК РФ.

Хотя есть и оговорки:

• Сотрудник, заключивший электронный трудовой договор, может подать заявление о выдаче ему бумажного аналога. И работодатель обязан выполнит его просьбу в течение трех рабочих дней.
• Отправив сотруднику электронный приказ об увольнении, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направить бумажный экземпляр документа.

Требования к переходу на кадровый ЭДО 

К переходу на кадровый ЭДО нужно подготовиться. И дело не только в видах электронных подписей, в которых бизнесу придется разобраться, чтобы без проблем подписывать электронные документы.  

Всего нужно пройти несколько шагов:

1. Определиться с перечнем кадровых документов, которые вы хотите оцифровать.  

2. Разработать локальные нормативные акты, на основании которых вы сможете применять электронные кадровые документы. С этими актами должны быть ознакомлены сотрудники.

3. Определить, какие электронные подписи вы будете использовать, и получить сертификаты этих подписей на каждого сотрудника.

4. Понять, каким образом вы будете взаимодействовать с сотрудниками, и выбрать удобную систему для обмена документами.

Вполне возможно, что такая система у вас уже есть, тогда нужно озаботиться и интегрировать ее с системой кадрового делопроизводства.

Какие бывают электронные подписи

Всего можно выделить три вида подписей:

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию логина и пароля. Ею можно подписывать заявления, графики отпусков, авансовые отчеты.

Неквалифицированная электронная подпись обладает средней защитой. Ее можно использовать для подписания приказа на командировку, правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков.

Квалифицированная электронная подпись считается самой защищенной, она фактически является аналогом собственноручной. Ее можно использовать при работе с любыми типами кадровых документов. Но есть документы, которые подписываются исключительно ею: в частности, трудовой договор, приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, заявление об увольнении.

Следите за нашими обновлениями: