Отдел казначейства в организации

Когда бизнес растет, финансового планирования в Excel уже недостаточно. Нужно понимать, как движутся деньги, какие есть варианты привлечения ликвидности при дефиците денег или наоборот, как эффективно управлять свободными средствами. Плюс учитывать рыночные риски и конъюнктуры. Рассказываем, как решить эти задачи и как построить отдел казначейства в организации.

— Проблемы распределенного управления финансами

— Что такое казначейство

— Какие функции выполняет отдел казначейства

— Как организовать казначейство

Проблемы распределенного управления финансами

Обычно даже в крупных компаниях и корпорациях решение финансовых задач распределено между разными подразделениями:

• Финансово-экономическая служба планирует бюджет, собирает потребности в финансировании от других подразделений, контролирует исполнение планов, формирует платежные документы и реестры на оплату.

• Бухгалтерия занимается расчетно-кассовыми операциями и ведет взаиморасчеты с контрагентами.

• Отдел продаж прогнозирует доходы в зависимости от поведения покупателей.

• Маркетинговый отдел занимается анализом рынка и потенциальных сделок.

• Финансовый директор контролирует все процессы, анализирует результаты и занимается прогнозированием.

В результате финансовые задачи распределены между разными отделами и в целом выполняются, но при этом нигде нет единого понимания и долгосрочного финансового планирования. Например, платежами занимается бухгалтерия, а планирования — планово-финансовый отдел, поэтому нередко контрагенты получают оплату с задержками, что провоцирует снижение репутации компании и риски не получить вовремя заказанные товары и услуги.

Растут и финансовые риски — за долгосрочное планирование отвечает финансовый или коммерческий директор, но он может не успевать этим заниматься из-за других обязанностей. Кроме того, недостаточная оперативность в получении информации мешает принимать быстрые решения.

Что такое казначейство

Казначейство в организации — это подразделение, которое берет на себя ответственность за комплексное управление финансами в организации, занимается всей технической и аналитической работой. И освобождает финансовому директору время и силы на принятие управленческих решений.

Если выстроить отдел грамотно, бизнес получит оперативное управление всеми финансовыми потоками компании:

• Отдел будет собирать информацию из других подразделений, обрабатывать и ее и контролировать качество финансовых решений.

• Планирование будет эффективнее — решения в казначействе принимаются на основе собранных сотрудниками данных, а не на основе переданной и обработанной в другом отделе информации.

• Часть задач казначейства — анализировать финансовые риски, поэтому планирование будет качественнее и с учетом возникновения сложных ситуаций.

Как правило, в отделе казначейства сотрудники занимаются финансовым анализом и управлением. При этом бухгалтерия работает как отдельное подразделение, но в тесной связке с казначейством.

Какие функции выполняет отдел казначейства

Казначейство коммерческой организации, в зависимости от потребностей бизнеса, может быть как небольшим отделом, так и полноценным подразделением. При этом основные функции не меняются:

• Управление ликвидностью — то есть анализ остатков денег на счетах, управление ими как ресурсами. Казначейство ищет пути увеличить доходность денег, оптимизировать расходы компании.

• Управление денежными потоками — в задачи казначейства входит анализ движения денежных средств, контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженностей, синхронизация этой информации с отделами, которые занимаются взысканием средств.

• Контроль оборотного капитала — специалисты отдела казначейства следят за состоянием активов организации, то есть деньгами на счетах и быстро реализуемом имуществом, анализируют долгосрочные инвестиции и обязательства компании. Условно, казначейство должно в любой момент понимать, сколько организация может позволить себе трат, как быстро она найдет ресурсы.

• Управление финансовыми рисками — специалисты казначейства анализируют валютные риски, например, следят за прогнозами валютного курса и контролируют, чтобы колебания не сократили прибыль бизнеса. В обязанности подразделения входят и контроль за рисками доходности — то есть казначейство следит, чтобы действия бизнеса не снизили общую процентную доходность от всей компании.

Большой блок задач казначейства связан с финансированием компании: специалиста разрабатывают политику финансирования, следят за балансами, анализируют прошлые периоды и занимаются бюджетированием.

Как организовать казначейство

Внедрять систему казначейства в бизнесе можно постепенно — сначала нанять одного сотрудника или вовсе найти активного и ответственного работника в финансово-плановом отделе и предложить ему новые функции. Универсальные функции подразделения в любом бизнесе: управление издержками и затратами, планирование и оптимизация денежных потоков в организации, управленческий учет, контроль и оценка оборотного капитала и финансирования операционной деятельности.

В расширенном виде навыки руководителя отдела казначейства выглядят так:

• Контроль за организацией и автоматизацией отдела казначейства.

• Выстраивание системы взаимоотношений между казначейством и финансовым директором.

• Понимание методов перераспределения финансовых обязанностей и создания центра финансовой ответственности в бизнесе.

• Проведение анализа потребностей бизнеса в финансовом планировании и управлении.

• Изучение текущей системы бюджетирования в организации, знание типичных ошибок и умение их распознать в операционной деятельности организации.

• Понимание и грамотное применение разных методов планирования финансовой структуры бизнеса, в сотрудничестве с финансовым и коммерческим директором компании.

• Построение системы бюджетирования компании, настройка системы ответственности за результаты отдела.

В идеальной ситуации сотрудник отдела казначейства также должен уметь автоматизировать систему бюджетирования или хотя бы составлять техническое задание для привлеченных ИТ-подрядчиков.