Восемь лайфхаков для трудоустройства массового персонала

Пандемия коронавируса диктует бизнесу свои условия. И пока одни компании пытаются удержаться на плаву, другие, благодаря обстоятельствам, открывают для себя новые возможности и внедряют передовые бизнес-процессы. Эксперты аутстаффинговой компании «Ваш кадровый советник» подготовили восемь лайфхаков по быстрому и частично удаленному приему массового персонала.

Упростите документооборот

Переведите документооборот в электронную плоскость. Гражданско-правовые договоры можно заключать в электронном виде, что существенно упрощает и ускоряет работу специалиста по кадрам. Для перехода на КЭДО с сотрудником необходимо подписать дополнительное соглашение. После этого весь обмен документами компании с физическим лицом может происходить по электронной почте.

Перейдите на электронные трудовые книжки

Договоритесь с сотрудниками о переходе на этот формат. Такой способ экономит время HR-специалиста, упрощает не только процесс трудоустройства, но и взаимодействие с сотрудниками.

Заранее получите копии документов будущего сотрудника

Для оптимизации процесса трудоустройства большого количества сотрудников заранее попросите соискателей высылать копии документов. Так вы сможете проверить их и внести в базу до прихода кандидатов в офис.

Распределяйте задачи между HR-менеджерами

Составьте четкий регламент для HR-службы с распределением ролей и обязанностей. Каждый из сотрудников должен оперативно выполнять задачи на своем участке работ. Кстати, сделать это можно и в смешанном отделе, когда часть HR-менеджеров, контактирующих с сотрудниками, работает в офисе, а вторая часть команды — удаленно.

В команде должна быть налажена эффективная коммуникация. Для этого можно создать тематический чат в корпоративном мессенджере, разделив темы по зонам ответственности или процессам. Например:

• Ветка для выдачи справок сотрудникам.

• Тема, посвященная выплате заработной платы. 

Вопрос, заданный любым работником предприятия, не должен «гулять» по HR-службе. Эйчарам и кадровикам следует знать не только свою зону ответственности, но и вопросы, на которые могут ответить коллеги, чтобы быстро перенаправить сотрудника с первого обращения. Такой подход минимизирует бюрократию.

Создайте HR колл-центр

Ответы на вопросы и консультации, которые ваши сотрудники не могут дать прямо сейчас, удобнее перенаправлять в специализированный колл-центр. Его сотрудникам нужно предоставить доступ к HR-базе, различным памяткам и скриптам, они должны обладать достаточным уровнем знаний. Именно колл-центр может принимать работников со сложными вопросами, на которые неудобно отвлекаться отделу персонала во время массового подбора. 

В задачи колл-центра входит полная консультация персонала и помощь в подготовке различных кадровых документов. Специалисты колл-центра также должны иметь доступ к тематическим чатам, чтобы оперативно отвечать на вопросы, выходящие за рамки их скриптов. Так сотрудники компании смогут получать исчерпывающую информацию, а HR-отдел не будет отвлекаться на их вопросы.

Выделите специализированную ИТ-поддержку

ИТ-поддержка особенно важна при удаленном формате работы. Она помогает уменьшить поток сотрудников, которые обращаются в HR-отдел. Задача ИТ — обеспечить бесперебойную работу всего кадрового программного обеспечения и помочь специалистам по персоналу выполнять свои профессиональные обязанности. Например, обеспечить дополнительным источником интернет-трафика на случай отключения проводного интернета. Также ИТ-специалисты помогают быстро решать технические проблемы удаленных сотрудников.

Подготовьте шаблоны

Разработайте и сохраните шаблоны различных кадровых документов, например, трудовых договоров. Особенно это поможет при возникновении проблем с базой или внезапном отключении электричества в офисе. Благодаря шаблонам работа отдела не остановится.

Введите сменный график в HR-службе

При массовом наборе персонала, когда необходимо принять максимально возможное количество сотрудников, разумно подумать о бесперебойном графике работы HR-департамента в течение всей недели. Разумеется, в выходные дни смена должна составлять не менее восьми рабочих часов. 

Введите для менеджеров по подбору разные графики: например, одна часть работает с 9 до 18 часов, а другая — с 10 до 19 часов. Благодаря двум дополнительным часам утром и вечером, вы сможете нанять больше сотрудников, чем за стандартный рабочий день.