Как защитить бюджет на внедрение онлайн-обучения

Основатель и генеральный директор компании Эквио Алексей Вагин делится методиками расчета бюджетов на обучение персонала и анализа важных метрик, а также способами сэкономить средства компании.

Многие понимают, что обученный сотрудник работает эффективнее, чем необученный. Однако не все знают, как выразить эту выгоду в точных цифрах. Часто руководители считают, что пользу от повышения уровня знаний работников нельзя измерить. Из-за этого HR-специалистам сложно объяснить выгоду от покупки новых инструментов для корпоративного образования и получить на них бюджет. Мы расскажем, как выразить эффективность обучения в монетизируемых метриках, понятных руководителю.

Какие метрики использовать для оценки обучения 

Есть около десятка монетизируемых метрик для объективной оценки эффективности сотрудников. И только четыре из них подходят для корпоративного обучения. Они делятся на два типа: расчетные (позволяют посчитать эффективность до начала реализации проекта) и пилотные (учитывают показатели, которые нельзя рассчитать предварительно).

Расчетные метрики

В эту категорию входит расчет экономии бюджета. Чтобы оценить, как изменятся затраты компании после внедрения системы дистанционного обучения, нужно подсчитать количество расходов на занятия в офлайне. К ним относится бюджет на содержание штата тренеров и преподавателей, внешних тренеров, оплата командировок и другие расходы. Если сложить эти цифры, получится сумма, которую компания сэкономит при переходе на систему дистанционного обучения.

Пилотные метрики

Есть данные, которые нельзя оценить заранее. Для таких метрик создают пилотные проекты. С их помощью можно подсчитать эффективность работы сотрудников, скорость запуска продукта и затраты на онбординг до и после внедрения обновлений.

Эффективность персонала. Можно рассчитать для сотрудников с измеримыми бизнес-показателями их работы. Например, для работников отдела продаж или клиентских сервисов. Чтобы оценить эффективность, нужно подсчитать, какой результат получает каждый сотрудник за день работы.

Скорость запуска продукта или услуги. Чем быстрее компания запустит новый продукт или услугу, тем раньше она начнет получать прибыль. Чтобы ускорить процесс, нужно как можно быстрее передать информацию о новинках сотрудникам и партнерам.

Скорость онбординга и адаптации. Постоянная ротация линейного персонала в рознице и дистрибуции составляет 25—30% от общего числа сотрудников. В ИТ и на производстве текучесть кадров меньше, но онбординг в таких компаниях занимает больше времени. Чем быстрее новичок начнет работать наравне с более опытными сотрудниками, тем меньше денег уйдет на адаптацию. 

Как правильно рассчитать бюджет и ничего не упустить

Расходы на обучение сотрудников бывают прямыми, косвенными и скрытыми. Часто компании ограничиваются подсчетом затрат только из первой категории. Этого недостаточно, так как для объективной оценки нужно собрать полную картину.

Прямые расходы:

• Оплата работы тренеров и наставников, работающих в компании.

• Оплата труда внешних тренеров.

• Печать раздаточных материалов.

• Покупка учебной литературы и курсов.

• Расходы на командировки.

• Аренда и оформление учебных площадей.

Косвенные расходы:

• Оплата времени, потраченного персоналом на обучение новичков.

• Вмененные издержки (прибыль, которую компания не получит, пока штатные специалисты занимаются обучением).

• Потери от неэффективной работы неадаптированных сотрудников.

• Стоимость подбора и адаптации сотрудников.

• Оплата работы сотрудников во время их адаптации.

• Посттренинговая ротация и увольнения персонала.

Скрытые расходы:

• Потеря целевого рабочего времени.

• Инциденты и нарушения из-за недостаточной проверки компетенций сотрудников.

• Низкая эффективность и продуктивность плохо обученных работников.

Ни одна компания не может полностью обойтись без затрат на адаптацию и обучение сотрудников. Просто в одном случае расходы будут запланированными и заложенными в бюджет, а в другом бизнес будет терять деньги, не осознавая этого. Если в бюджете на обучение — пустая строка, нужно искать скрытые расходы.

Как провести пилот

Пилот — ограниченный по времени проект, целью которого является проверка гипотезы об экономической целесообразности внедрения новой идеи. Это серьезная задача, требующая тщательной организации.

Чаще всего для оценки перспективности идеи используют сплит-тест. В нем участвуют две максимально похожие аудитории, не знающие о тестировании. Для одной группы сотрудников проводят обучение, а для другой — нет, а затем сравнивают результаты.

Стоимость проведения пилота

Бюджет на пилотный проект для обучения сотрудников складывается из трех составляющих:

1. Аренда или покупка системы дистанционного обучения (как правило, демоверсии с ограниченным функционалом) — 10% средств от всего бюджета на пилот.

2. Внедрение системы дистанционного обучения, включая покупку или создание контента, рабочее время сотрудников и вмененные издержки — 30% бюджета.

3. Недополученная прибыль, то есть разница в экономических показателях между эталонной и пилотной группами — 60% бюджета.

В целом пилот — затратное мероприятие, требующее много времени и сил. Поэтому лучший вариант — взять похожий проект компании, которая уже внедрила СДО.

Пять советов для снижения бюджета на обучение

• Постарайтесь перенести в онлайн как можно больше повторяющихся HR и бизнес-процессов.

• Сфокусируйтесь на простых монетизируемых метриках.

• Учитывайте прямые и косвенные затраты, анализируйте статьи из разных бюджетов.

• Не забывайте про скрытые расходы (кто и когда закрывает задачи обучения).

• Рассчитывайте экономию на собственном примере, а эффекты от внедрения — на основе кейсов коллег.

Эффективность обучения и выгоды от внедрения СДО можно выразить в понятных цифрах. Главное — выбрать правильные монетизируемые метрики и анализировать кейсы компаний из сходной сферы.