Переговоры — это коммуникация между сторонами для достижения общей цели: решить в кругу семьи, кто сегодня будет мыть посуду, пройти собеседование на работу, заключить важный договор. Далеко не всегда они проходят эффективно, тогда стороны могут так и не прийти к общему решению из-за ошибок во время переговоров.
Предугадать заранее сценарий беседы сложно. На каждой новой встрече будут появляться условия и внешние факторы, с которыми ранее не сталкивались. Поэтому опыт — лучший учитель. Но предотвратить распространенные ошибки в переговорах и свести к минимуму неправильное поведение можно. Достаточно изучить и перенять опыт тех, кто провел не один десяток встреч. Мы это сделали за вас и собрали советы в понятный и короткий гайд из десяти пунктов.
— Начните разговор с нейтрального тезиса
— Не ведите «внутренние переговоры»
— Не попадайтесь на уловки и манипуляции
Подготовьтесь к переговорам
Успех переговоров начинается не с ведения беседы, а с правильной подготовки. Часто участники полагают, что все решится на встрече, но «кто владеет информацией — тот владеет миром». Тщательная подготовка поможет занять выигрышную позицию:
-
Определите основную цель и задачи для решения. Это поможет выбрать правильный подход и метод ведения переговоров.
-
Изучите оппонента. Например, в беседе с женщинами лучше избегать повышенного тона. Об этом говорит исследование GrantThornton. Знать нужно не только половозрастные характеристики и интересы собеседника, но и сферу его бизнеса.
-
Рассмотрите несколько вариантов развития сценария диалога: от идеального до катастрофического, чтобы быть готовым и не потерять уверенность при любом развитии событий.
Чтобы избежать главной ошибки в подготовке процесса переговоров, а именно не пропустить или подойти недобросовестно к этому этапу, начните изучения вышеперечисленных пунктов заранее. Так вы сможете начать с подготовки вопросов, которые вам наиболее интересны, например, изучите оппонента. Это поможет вовлечься в процесс сбора информации.
Начните разговор с нейтрального тезиса
Не стоит начинать разговор с собеседником фразами «Так, сегодня нам нужно выяснить», «Мы хотим получить/достичь» и тому подобное. Во-первых, таким образом вы показываете, что преследуете исключительно личную выгоду. Во-вторых, проявляете себя как человека, который не умеет поддерживать разговор. В-третьих, даете понять, что хотите поскорее завершить встречу.
Лучше «разрядить» обстановку и задать дружественный тон. Расскажите, как добрались до места встречи, или спросите об этом оппонентов, если они приехали к вам, предложите чай или кофе, можно даже обсудить погоду. Но не стоит уделять много времени светской беседе: пять минут — и переходите к делу.
Курс «Речевые техники влияния»
Как убедительно доносить идеи и побуждать других к действиям? Как освоить ораторское мастерство и добиваться с его помощью своих целей? Как понять, что вами пытаются манипулировать? На курсе вы найдете ответы на эти и другие вопросы.
Обсудите повестку дня
С собеседником нужно находиться в одном информационном поле. Для этого перед началом переговоров озвучьте вопросы для обсуждения, а также сформулируйте цели и задачи, которые нужно решить.
На этом этапе важно понять, что вы с клиентом «на одной волне». В противном случае переговоры, вероятнее всего, окажутся неэффективными.
Не пропускайте презентацию
В деловых переговорах грамотная презентация вашей компании поможет повысить доверие оппонента.
| Неудачно | Лучше |
| Нахваливать компанию и использовать клише — «Мы самые лучшие», «У нас самые сильные специалисты». | Предоставлять факты — «Наша компания входит в десятку лучших диджитал-агентств», «Наши специалисты ежемесячно выступают на различных диджитал-конференциях». |
| Длинная презентация с большим количеством текста. | Использование графиков, таблиц, диаграмм, картинок и фотографий. |
Во время рассказа о компании выступающий должен быть уверен в себе на сто процентов. Поэтому к презентации нужно подготовиться заранее.
Избегайте монолога
В переговорах участвуют все заинтересованные лица. Длинный монолог навевает скуку — нужно считывать настрой собеседника и вовремя переключаться: задавать вопросы, вовлекать в беседу.
Грубая ошибка во время переговоров — когда другая сторона показывает, что хочет высказаться, но рассказчик вместо паузы начинает ускоряться. Таким образом, он не доносит понятно информацию, и главное, теряет хорошее расположение своего собеседника. Согласитесь, неприятно, когда вы хотите дать комментарий во время разговора, но вам не дают этого сделать.
Не торопитесь
Все новички сталкиваются с этой ошибкой. Первые переговоры часто вызывают страх, потому что это заставляет нас выйти из зоны комфорта. Мы хотим скорее «пережить» неприятный момент, от этого начинается спешка: она проявляется в общении (не задаем вопросы, ускоряем темп разговора) и поведении (поглядываем на часы, суетимся).
Слишком быстрый темп — одна из ошибок, которую часто делают все специалисты по ведению переговоров. Если мы действуем слишком быстро, люди могут почувствовать, будто их не слышат, мы рискуем подорвать понимание и доверие, которое выстраивали до этого (Крисс Восс, «Никаких компромиссов»).
Задавайте вопросы
Вопросы собеседнику показывают вашу заинтересованность в процессе переговоров. Часто бывает такое, что из рассказа оппонента все понятно и вопросов вроде нет. А после встречи, когда начинается переработка информации, вы понимаете, что не спросили главное. Чтобы такого не случилось, можно воспользоваться хитростями:
-
Подготовьте список всех вопросов заранее и отмечайте те, на которые получили ответ во время переговоров.
-
Задавайте уточняющие вопросы, например, «Правильно ли я вас понял, вы хотите изменить дизайн рекламного баннера на сайте на более яркий и броский?». Это поможет вам лучше усвоить и запомнить информацию, а клиент поймет, что его внимательно слушали и все запросы были поняты.
Не ведите «внутренние переговоры»
Если вы участвуете в переговорах с коллегами, то во время беседы между вами должно быть полное взаимопонимание. Если чувствуете, что начинается внутренний конфликт, то стоит взять паузу в переговорах, чтобы решить разногласия.
Вы с коллегами должны работать как единое целое. Если есть сомнения внутри команды, то они точно будут и у оппонента.
Не попадайтесь на уловки и манипуляции
Опытные собеседники могут скрытно воздействовать на оппонента. Если это одни из первых ваших переговоров, то вы можете не распознать влияния и поддаться манипулятору.
Частый сценарий — эмоциональное давление и опровержение всех предложений выступающего. Это заставляет вступать в конфронтацию или соглашаться на все, лишь бы быстрее выйти из «давящей» обстановки.
В этих случаях главное — не терять самообладания и сохранять спокойствие. Проговаривайте все, что происходит, и задавайте уточняющие вопросы. Например, «Михаил, я предложил заменить продукт №1 на продукт №2, так как вы хотели сократить издержки. Но сейчас вы опровергаете это решение. Скажите, что именно вам не нравится в этом варианте?».
Фиксируйте договоренности
Любые решения, задачи, правила, установки должны быть зафиксированы. Делать это нужно сразу после беседы, иначе рабочие и повседневные задачи вытолкнут или исказят информацию, полученную на переговорах. Запишите все пункты и отправьте собеседнику — это лучший способ, чтобы резюмировать разговор.
