Пять инструментов тайм-менеджмента

Нехватка времени плохо сказывается не только на эффективности — ученые утверждают, что она может привести к сильному стрессу и даже навредить здоровью. Решить эту проблему помогают техники тайм-менеджмента. Обычно их называют инструментами управления временем, но это не совсем корректно, ведь качество выполнения задач зависит не только от распределения дел в календаре, но и от продуктивности, наличия энергии и мотивации к работе. Поэтому правильнее будет назвать эти техники методами управления вниманием и умением расставлять приоритеты.

Обязательный внешний дедлайн

Известно, что эффективность выполнения задачи повышается, если мы определяем для нее конкретный срок сдачи. Это помогает в случае с делами, растянутыми во времени, или целями, которые принесут эффект в долгосрочной перспективе.

Но внутренние дедлайны работают хуже внешних. Поэтому, чтобы точно выполнить задачу в срок, стоит найти некий внешний ограничитель, который будет нас контролировать. В домашних делах дедлайны может ставить кто-то из родственников. В рабочих за определением даты исполнения можно обратиться к руководителю. Или найти сотрудника, который вас сможет проконтролировать.

Например, менеджер может откладывать создание стратегии развития предприятия, потому что тратит время на «тушение пожаров». Для него это выглядит логично — стратегия принесет результат через несколько месяцев, а текущие проблемы вредят прямо сейчас. Но, с точки зрения долгосрочного развития, стратегия важнее, потому что именно она поможет создать систему, где «пожаров» будет меньше. Поэтому стоит поставить этой задаче внешний дедлайн — может быть, договориться с советом директоров о конкретной дате презентации стратегии. Или хотя бы определить внутренний дедлайн, то есть самому назначить срок, к которому стратегия должна быть готова и запущена.

Метод Pomodoro

Суть метода состоит в разделении работы на отрезки. В классической модели, придуманной итальянским студентом Франческо Чирилло, это 25 минут активной концентрированной работы и 5 минут отдыха. Каждый такой цикл — один томат, который студент клал в миску во время подготовки к экзаменам. В итоге результат работы можно оценивать в помидорах — если миска наполнилась, то все хорошо.

У этой концепции много достоинств:

• Она помогает бороться с прокрастинацией, которая часто возникает из-за страха перед большими задачами. С Pomodoro любую задачу нужно разделить на небольшие части. И начать работать, зная, что это всего на 25 минут — намного проще, чем настраиваться на многочасовой марафон.

• Можно оценить результат в долгих проектах. Если задача большая, то за день ее выполнить сложно. Даже если мы трудились продуктивно, вечером все равно может появиться чувство вины: как можно идти отдыхать, если впереди еще много задач. Наполненная помидорами миска помогает понять, что мы сделали много.

• Концепция легко трансформируется. Если кому-то некомфортно работать по 25 минут, можно сократить интервалы. Или, наоборот, увеличить.

• Проще планировать. Оценить большой проект целиком сложно — сразу появляются погрешности. Если же мы делим его на небольшие отрезки, ориентируясь на 25 минут работы, точность растет.

Конечно, для метода необязательно покупать помидоры и миску, как это делал Чирилло. Можно использовать, например, онлайн-сервисы с интервальными таймерами.

Правило 1-3-5

Это концепция пригодится тем, у кого большой список задач. Суть правила в том, чтобы брать общий список дел и затем планировать каждый день так:

• Одно самое важное и серьезное дело.

• Три средних по степени сложности.

• Пять мелочей, с которыми можно разобраться быстро.

После того как задачи выполнены, нужно отдыхать. Внедряя этот метод, старайтесь отслеживать свою продуктивность. Сначала может показаться, что список дел не уменьшается, но со временем вы заметите, насколько больше получается сделать. Ведь каждый день будет выполнено минимум четыре важных дела, плюс еще пять мелочей, которые отнимают внимание и силы.

Принцип трех дел

Этот метод сформулировал Крис Бэйли, автор книги «Мой продуктивный год». По его мнению, нужно ежедневно выбирать три самых важных дела, которые помогут продвинуться вперед, ведь эффективность — это не просто количество выполненных задач. Можно десятками вычеркивать пункты из списка дел, но если они малозначимы, то смысла в этих действиях не много. В итоге человек постоянно занят, много работает, но к цели не приближается. Вместо этого, лучше делать меньше в количественном отношении, но выполнять самое важное.

Матрица Эйзенхауэра

Это инструмент управления задачами, с помощью которого можно расставлять приоритеты и тратить время на то, что действительно важно. Автором считают президента США Дуайта Эйзенхауэра, которого в разных источниках называют самым продуктивным руководителем этой страны.

Идея метода — в распределении дел на четыре категории.

1. Сделать в первую очередь. Это дела, которые нужно сделать срочно, потому что они важны для достижения нашей цели.

2. Запланировать. Это важные дела, которые сделать нужно, но не срочно. Под планированием подразумевается не просто занесение их в список дел, а постановка дедлайна.

3. Делегировать. Это срочные, но неважные для основной цели дела.

4. Удалить. По мнению Эйзенхауэра, несрочные и неважные дела вообще не нужно выполнять.

Чтобы отнести задачу в одну из категорий, нужно проанализировать ее с точки зрения значимости — срочная ли она для меня, важная ли она для меня, только я могу ее сделать?

Распределенный список дел — это гибкий инструмент. К нему нужно возвращаться время от времени и актуализировать категории задач. Может случиться так, что срочное и важное дело уже завтра станет неважным, поэтому его проще делегировать, а не делать самому.