Инструменты онлайн-обучения для адаптации персонала

В марте прошла ежегодная конференция Русской Школы Управления «Уроки 2020 — шаг в 2021: авторский опыт развития сотрудников в онлайн-реальности». В рамках своего выступления Татьяна Галкина, руководитель направления дистанционного обучения Центра повышения производительности Всероссийской Академии внешней торговли, рассказала об опыте использования технологий онлайн-обучения для адаптации и развития персонала. Приводим основные тезисы ее доклада.

Дистанционный формат работы и учебы существовал и до пандемии, но в марте 2020 его популярность резко возросла, потому что большинство компаний были вынуждены изменить свои подходы к организации процессов. С прикладной точки зрения, одним из направлений, которое подходит для перехода на дистанционные инструменты, является адаптация персонала. 

Варианты адаптации сотрудников

Адаптация в любой компании проходит на разных этапах работы сотрудника: 

1. С момента принятия предложения (оффера) от компании.

2. Первичная (после принятия оффера или предложения учиться, присоединения к команде).

3. Вторичная (при переходе на другую должность, работу, в другой коллектив).

На каждом из этих этапов должна идти работа с человеком, и теперь практика показала, что многое можно перевести в формат дистанционного обучения, хотя совсем отказаться от очных лекций, менторов, коучей, вероятно, не получится.

Основными целями процесса адаптации является подготовка сотрудников к работе в компании, удержание, снижение текучести и сокращение затрат. 

По видам адаптация делится на организационную (новичку показывают рабочее место, рассказывают, где получить пропуск и где находится столовая); профессиональную (определяют, чему нужно научить человека, чтобы он быстро влился в коллектив и начал работать); социально-психологическую (решают вопрос взаимодействия и комфортных отношений в команде). 

Методов адаптации много, каждая компания выбирает те, что подходят именно ей. Среди часто используемых: 

• Вводные командные тренинги.

• Инструктаж в подразделениях.

• Обучение по продукту.

• План задач на испытательный срок.

• Наставничество.

Раньше эти мероприятия проводили очно, но после пандемии стало ясно, что, добавив в процесс адаптации элементы дистанционного обучения, можно сделать ее более гибкой. 

Инструменты дистанционного обучения

Онлайн-инструменты для адаптации сотрудников можно условно разделить на четыре категории, в зависимости от сложности внедрения, стоимости и количества контента, который получится вложить в этот инструмент.

1. Light (простые).

2. Medium (средние).

3. High (более сложные).

4. Basic (базовые).

Например, базовый и лайт-инструменты могут быть бесплатными, но иногда их потенциал трудно раскрыть полностью. А сложные инструменты долго внедряются, но и работают на долгосрочные проекты. 

1. Light-инструменты 

Чат-боты. Они могут быть полезны на этапе адаптации и обучения сотрудников. Запускаются в мессенджерах, большинство пользователей к этому формату привыкли, поэтому донести нужную информацию при помощи бота несложно.

На внедрение чат-бота потребуется от нескольких недель до нескольких месяцев, главное — написать сценарий. В него, как правило, закладывают FAQ (ответы на часто задаваемые вопросы), вводную инструкцию для новичков и неперсонализированную, некоммерческую информацию. При помощи бота можно снимать большую часть вопросов, которые возникают на начальном этапе.

Имейлы. Ботов нельзя использовать для обмена закрытой информацией. Поэтому, если вы хотите сохранить корпоративные секреты, лучше используйте электронные письма — их эффективность для адаптации сотрудников часто недооценивают. Обычно используются заготовленные рассылки, шаблоны и сценарии, которые отправляют эйчары, отдел обучения и другие сотрудники, отвечающие за адаптацию. Такие письма должны быть лаконичными, выполненными в корпоративном стиле. 

Еще одно их преимущество — возможность автоматизации и отправки разным получателям в заданное время по определенным параметрам, а также сбор статистики для анализа эффективности.

Инфоканалы. Компании используют бесплатные сообщества в соцсетях и мессенджерах для адаптации, обучения, информирования персонала. В них можно применять разные настройки приватности, создавать график отправки уведомлений пользователям, включать и отключать комментарии, добавлять брендированное оформление. 

Короткие видео. Видеоролики продолжительностью до трех минут, которые рассказывают о продуктах, развивают навыки или транслируют корпоративные ценности, можно снимать без больших затрат. Например, с помощью веб-камеры или телефона, монтируя в бесплатных видеоредакторах и рассылая ссылки через гуглдиск.

Welcome-вебинары. Этот элемент дистанционного обучения реализуют в формате автовебинаров или онлайн-встреч. При вводном обучении приветственные вебинары содержат обращения первых лиц компании или разъясняют корпоративные правила. 

Medium-инструменты

Электронные курсы, в зависимости от целей, могут рассказывать о продуктах компании, развивать навыки и даже учить ориентироваться в новом офисе. 

Их можно предлагать людям, которые уже пришли в компанию, и даже тем, кто только принял оффер — так новый сотрудник, еще не приступивший к работе, начнет заранее учиться и получать нужную информацию. Стоимость, сроки разработки, интенсивность, насыщенность электронных курсов всегда зависит от конкретных задач.

Видеолекции. Это записи выступлений, которые можно делать даже в Zoom. Новички или сотрудники, проходящие переподготовку, просматривают их, отвечают на вопросы по итогам обучения.

Вебинары позволяют развивать как soft-, так и hard skills. Их можно бесплатно проводить на основных платформах (Zoom, Skype, WhatsApp.) в зависимости от предпочтений аудитории. Например, тренер из головного офиса компании может в определенное время выходить в сеть и проводить обучение.

Инструкции, лендинги, информационные памятки, чек-листы, которые можно верстать в разных программах (даже в Power Point).

High-инструменты 

Тренажеры, симуляторы подходят для какого-то продукта, который не поменяется в ближайшее время, потому что их разработка обычно стоит дорого. Например, CRM-симулятор для новичков, дублер в виде зеркала основной программы с такими же кнопками управления. Сначала пользователю дается теория, затем — определенный кейс. И новичок работает не в «живой» программе с клиентами, а на симуляторе, получая обратную связь «правильно / неправильно». Такой симулятор можно проходить много раз, он не навредит ни клиентам, ни основной программе, а навык работы у человека появится. 

Интерактивные инструкции. Любой компании нужны понятные инструкции, которые объясняют, как себя вести в той или иной ситуации. Яркий пример интерактивных инструкций — выбор тура на сайте компании, во время которого мы задаем нужные параметры. Так и для новичка на специальной странице можно создать поле для ввода рабочей ситуации и получения инструкций по дальнейшим действиям или даже готовых скриптов для работы. А для тех, кто уже прошел адаптацию, такая инструкция станет своего рода корпоративной википедией. 

База знаний. Структура хранения инструкций, курсов и памяток должна быть понятной, эти документы нужно хранить под рукой у сотрудника. База знаний может быть реализована в веб-версии и вынесена в мобильное приложение с общим доступом. 

Базовые инструменты

В welcome book прописывают основные правила работы и корпоративные принципы. Теперь все чаще ее отправляют новичкам в электронном формате. В первые дни работы она помогает адаптировать сотрудника. Стоимость подготовки зависит от предпочтений заказчика: можно сверстать своими силами в Power Point, а можно заказать в типографии с дорогой печатью. 

Линия поддержки. Очень важно, запуская любое дистанционное обучение, оставить пользователям возможность общаться с людьми: задать вопрос, попросить помощи.

Поддержку можно организовать любым удобным способом: вставить в имейлы внизу кнопку «mail to» или «спросите такого-то», организовать поддержку в мессенджерах. Без человеческого участия любое обучение, в том числе дистанционное, будет сухим.

Фильм о компании. Длится 5-10 минут, его встраивают в электронный курс, размещают на корпоративном диске и дают ссылку — вариантов публикации много. Фильм о компании можно снять и использовать несколько лет, затем обновить при необходимости.

Особенности дистанционного обучения

На что следует обратить внимание, чтобы электронное обучение не стало скучным и механическим? 

• Не копируйте методологию очного обучения, дистанционный формат не зеркало. Если в аудитории можно говорить 40 минут без остановки, то здесь это становится скучным. 

• Учитывайте особенности и предпочтения целевой аудитории. Например, если обучаются сотрудники в возрасте 40—60 лет из разных регионов, не стоит использовать ClubHouse. Оцените, сколько времени они проводят в смартфонах, какие мессенджеры предпочитают, какой у них возраст, где находятся географически.

• Учитывайте уровень цифровой грамотности. Иногда компаниям приходится создавать курс о том, как пользоваться курсом. 

• Всегда оставляйте возможности для обратной связи.

• Шутите. Не используйте тяжелый технический язык, привлекайте внимание пользователей, оживляйте курс. 

• Меняйте активность в процессе обучения: прочитали текст, включили мультфильм, затем прошли тест. Чтобы участники обучения не уставали, добавляйте в курс элементы геймификации, например, виртуальные баллы или лайки. Сделайте так, чтобы баллы потом можно было на что-то обменять (сертификат, чехол для телефона).

• Помните о тех, кому всегда мало знаний: дистанционное обучение довольно тяжело сделать адаптивным, нет преподавателя, у которого можно спросить: «Какую мне еще книгу почитать, где найти информацию?» Для таких слушателей добавляйте ссылки на дополнительный контент.

• Давайте больше конкретики. Чем лаконичнее и понятнее курс, тем лучше. 

• Учитывайте реальные сроки разработки. В создании курса участвуют разные подразделения компании. Придется брать контент у эксперта, согласовывать готовую версию, вносить правки.

Следите за нашими обновлениями: