Эта «разумность», конечно, во многом зависит от ведущего, модерирующего процесс. Но не менее важна подготовленность к совещанию всех его участников – как говориться, на ведущего надейся, а сам не плошай.
Если вы занимаете слишком много времени, говорите известные или ненужные вещи, мямлите, невнятно излагаете свои мысли, это неминуемо вызовет раздражение и «отключение» аудитории. И главное – это неудовольствие выйдет за пределы совещания и перенесется на всю вашу жизнь в компании.
Участники встречи (а среди них могут люди, с которыми вы каждый день непосредственно не сталкиваетесь) решают: если сотрудник ведет себя по-идиотски на совещании, значит, в любой рабочий момент он поведет себя так же. Поэтому ваша задача – правильно и как следует подготовиться к выступлению перед аудиторией, от этого может зависеть ваша карьера и взаимоотношения с коллегами.
Давайте разберем, какие моменты необходимо учесть.
Во-первых, желательно уложить свои мысли в 5-7 минут, так как современный мир не дает нам много времени для коммуникации.
Во-вторых, подготовьте презентацию в программе PowerPoint. С ее помощью информацию, которую вы хотите донести до слушателей, можно заранее продумать, обосновать, оформить и, таким образом, облегчить свое выступление.
Использование слайдов – дополнительный плюс сообщения, при этом необходимо помнить, что их не должно быть много. Если возможности показать слайды нет, то лучше их распечатать и раздать ключевым участникам дискуссии.
В-третьих, не углубляйтесь в детали. Говорите четко и по существу, основные мысли необходимо структурировать.
В-четвертых, выберите проблемно-ориентированный способ подачи информации. То есть на первом слайде (или в первом блоке) опишите сложности, с которыми столкнулась организация. В доказательство этого приведите цифры и аргументы.
На втором – рассмотрите варианты решений. Из них предложите оптимальный, на ваш взгляд, способ, с обоснованием – почему именно он выбран. И в конце дайте прогноз развития ситуации – какие выгоды этого варианта вы видите.
В-пятых, будьте энергичны, харизматичны, убедите присутствующих в своей правоте.
Если в процессе совещания возникают дискуссии, активно в них участвуйте, будьте конструктивны, не отвлекайтесь на бесполезные, уводящие в сторону вопросы. И не давайте на них отвлекаться другим.
