10 высокоэффективных коммуникационных привычек

Горик Нг, карьерный консультант, исследователь Гарвардской школы бизнеса, в результате опроса более чем 500 профессионалов из различных отраслей выяснил, что степень влияния и успех на работе часто зависят от того, насколько эффективно люди доносят свою точку зрения. 

Этот навык особенно полезен для онлайн-коммуникаций, популярность которых значительно возросла во время пандемии. Секрет успеха в том, чтобы стать «удобным» сотрудником — тем, кто делает жизнь других легкой. Взамен коллеги одобрят ваши идеи, а проекты, над которыми вы работаете, получат «зеленый свет». Вот десять малоизвестных привычек, которые, по мнению эксперта, увеличат шансы получить от других то, что вы хотите.

1. Если у вас есть идея, которую трудно представить, поделитесь эскизом или макетом

Вместо того чтобы спрашивать, должен ли цвет фона быть светло-зеленым или темным, покажите оба варианта, чтобы люди смогли сами увидеть разницу.

2. Если вы редактируете документ, следите за изменениями и добавляйте комментарии, которые объясняют ход вашей мысли

Направляйте внимание людей на то, что вам нужно. Чем меньше времени они потратят на изучение документа, тем меньше вы будете ждать результатов. Спрашивайте их: «Вы одобряете два изменения, которые я добавил на второй странице?», а не «Вот последняя версия двадцатистраничного черновика».

3. Если у вас есть информация из источника, на который другие захотят сослаться, поделитесь ссылкой

Если вы знаете, что при обсуждении проекта коллеги захотят сослаться на сторонний источник, или может потребоваться какая-то другая информация, добавьте в документ активную ссылку — так вы облегчите им жизнь.

4. Если у вас есть файл с форматированием, которое может отображаться по-разному на разных устройствах, отправьте его в формате .pdf

PDF-файлы одинаково отображаются на всех устройствах, поэтому вероятность, что получатели увидят результаты работы, возрастет. Всегда помните о несовместимости разных гаджетов и используйте только распространенные форматы документов. Например, работать с текстом (в том числе делиться им и комментировать) удобно в формате Google Docs. 

5. Если у вас есть файл, информацию из которого коллеги в дальнейшем будут использовать для своих целей, отправьте вариант с возможностью редактирования

Даже если получатель никогда не станет копировать данные из этого документа или вносить правки, отпадет потенциальная необходимость лишний раз просить у вас доступ к редактированию. Так вы сэкономите время.

6. Подводите итоги встреч, фиксируйте договоренности

Не все помнят, с чем они согласились на совещании. Отправьте участникам встречи имейл: «Подводя итог, мы решили…» или «Как обсуждалось, следующие шаги…». Так вы не только получите гарантии, что все выполнят обещанное, но и не дадите возможности отказаться от своих слов в дальнейшем.

7. Если ваше предложение содержит много важных деталей, отправьте коллегам файл, чтобы они изучили его в свободное время

И запланируйте следующее совещание, если это необходимо. Даже если не все посмотрят то, что вы отправили до встречи, обмен информацией позволит потратить больше времени на обсуждение задачи, а не на объяснения. Так вы проявите уважение, потому что избавите неподготовленных коллег от необходимости вникать в детали во время встречи.

8. Если у вас есть сложная, спорная или требующая объяснений тема для разговора, запланируйте звонок или встречу

Таким образом вы за десять минут устраните любые недоразумения, не растягивая процесс на десятки имейлов и недели переписок.

9. Если вам нужно запланировать встречу, отправьте приглашение в календарь с четким указанием даты, времени и способа общения

Если вы это сделаете, никому не придется в спешке выяснять, кто и зачем звонит. Вы избавите коллег от лишних волнений, и все будут понимать предмет разговора.

10. Если у вас есть решение, которое требует одобрения нескольких человек, проконсультируйтесь с ними индивидуально

Ваше предложение с большей вероятностью одобрят, если все присутствующие на совещании уже будут с ним согласны. В отличие от ситуации, когда участники встречи впервые слышат о предмете разговора и смотрят по сторонам, чтобы понять, как на него реагируют коллеги.

По материалам cnbc.com