Как защитить финансы бизнеса в сложные времена

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с кризисами, но российские предприниматели за последние несколько лет делают это особенно часто. По данным Аналитического центра НАФИ, в марте 2023 года 40% предпринимателей отметили сокращение продаж по итогам месяца, несмотря на позитивные ожидания в начале года. По данным ЦБ РФ, в 2023 году годовая инфляция составит 5–7%, что также не помогает бизнесу наращивать количество клиентов. В сложные времена предприятиям требуется защита финансов — рассказываем, что сейчас делает для этого бизнес и что можно быстро начать использовать в практически любой компании.

Содержание:

— Разобраться в денежном потоке

— Оптимизировать траты

— Посчитать unit-экономику

— Проведите АBC и XYZ анализы

— Совершенствовать системы безопасности

Разобраться в денежном потоке

Одна из главных проблем бизнеса в кризис — большой риск возникновения кассового разрыва, то есть ситуации, когда в целом предприятие прибыльное, но в конкретный момент нет возможности выполнить свои финансовые обязательства.

Например, компания работает по постоплате и берет в месяц условные 10 проектов. Проекты бизнес сдал, но из-за банковского кризиса один заказчик разорился, а еще пять не могут в ближайшие 2—3 месяца перечислить гонорар, потому что их счета заморожены. Получается, компания в долгосрочном периоде прибыльная, но не может выплатить зарплату сотрудникам из-за чужих финансовых проблем — это и есть кассовый разрыв.

Бороться с такими рисками можно планированием: нужно составить финансовый отчет о движении денежных средств, то есть с точностью хотя бы до месяца рассчитать, сколько денег компания реально может потратить, а не сколько ей должны. Сравнив возможности с обязательствами, предприниматель может действовать наперед. Например, он поймет, что через несколько месяцев ему будет нечем платить зарплату — и вовремя обратится за кредитом, или перейдет с новыми заказчиками на предоплатную систему расчетов.

Оптимизировать траты

Этот инструмент может показаться банальным, но, как правило, у любого бизнеса в сытые времена появляются статьи расходов, которые проще поддерживать, чем тратить время на их выявление. Например, оформили подписку на сервис, который был нужен несколько раз, а сейчас тратите на него условную тысячу рублей в месяц. Еще есть покупка воды в офис — поставщики цены на нее подняли, на рынке легко найти вариант дешевле, но из-за 1 000 рублей в месяц совершать лишние телодвижения не хотелось.

В кризис самое время найти такие «мелочи» и убрать их. Даже в небольшом предприятии легко набирается по 10—20 статей расходов, которые можно оптимизировать и сэкономить 20—30 тысяч рублей в месяц — в спокойные времена эти деньги незаметны, а в сложные — помогут сохранить устойчивость компании.

Посчитать unit-экономику

Когда бизнес растет без постоянной сквозной аналитики, предприниматель не может точно знать, какую конкретно прибыль приносит ему продажа определенных товаров или услуг. Это чревато финансовыми проблемами — в какой-то момент компания может потерять один из самых прибыльных денежных потоков и выяснится, что остальные генерируют недостаточно маржи для окупаемости предприятия. Понять, кто приносит бизнесу настоящую прибыль, а кто держится на уровне нуля или вовсе ставит экономику в минус, можно с помощью юнит-экономики. Так называют инструмент расчета, в котором нужно оценивать прибыльность не бизнеса или направления в целом, а каждого его юнита — проекта, товара, услуги.

Например, сервис обслуживает автомобили трех марок: А, В и С.

• На обслуживание одного автомобиля категории А бизнес тратит в среднем 10 часов работы разных специалистов, в пересчете на деньги — 20 000 рублей. Приносит каждый такой автомобиль в среднем 30 000 рублей.

• Обслуживание автомобилей В стоит 5 000 рублей — со средним доходом в 10 000 рублей.

• Автомобиль С в обслуживании стоит 50 000 рублей. И приносит 60 000 рублей.

С точки зрения оборота выгоднее обслуживать автомобили С. Но прибыль с каждого всего 10 000 рублей, несмотря на обязательства по зарплате в 50 000 рублей. Получается, что по-настоящему выгоднее брать автомобили А — прибыль в деньгах такая же, но рисков меньше. Автомобили В стоит брать, если их много — то есть работать за счет быстрой оборачиваемости.

Читайте также: Как считать Unit-экономику в разных сферах

Проведите АBC и XYZ анализы

В торговом бизнесе в кризис нужно срочно выводить деньги из неликвидных запасов и освобождать ассортимент от неходовых запасов — то есть повышать количество быстрооборачиваемых денег. Для этого стоит использовать инструменты анализа складских запасов.

ABC-анализ. С помощью него предприятия ищут юниты в торговой матрице, которые приносят больше всего выручки. Получившийся список делят на три части:

• А — 20% товаров, которые приносят 80% денег — их продажи усиливают.

• В — средние 30% позиций, которые делают 15% выручки.

• С — оставшиеся товары, которые приносят 5% выручки. Эти позиции постепенно выводят из оборота.

Процентное соотношение условное — ключевая мысль в том, чтобы найти меньшее количество юнитов, которое, как правило, приносит больше прибыли.

Эффективнее проводить АВС-анализ вместе с расчетами по юнит-экономике. То есть не просто смотреть на оборот от типа продукта, но и учитывать реальную прибыль с него. Чтобы случайно не нарастить продажи товаров, которые дают большой оборот, но практически не приносят прибыли.

XYZ-анализ — аналогичный инструмент, но тут товары делят на три группы в зависимости от спроса на них. На самые популярные 20% товаров делают еще больше упора в продажах и маркетинге, а непопулярные 50—70% продуктов из ассортимента постепенно убирают. Это помогает избежать заморозки денег в невостребованных запасах.

Совершенствовать системы безопасности

Вне зависимости от сферы бизнеса, руководителю стоит уделять внимание развитию механизмов и процессов, которые защищают компанию от недоброжелателей извне. Например, службе безопасности стоит продумать алгоритм действий для сотрудников во время проверок предприятия госорганами:

• Нельзя слепо доверять любому удостоверению, нужно убедиться, что пришедший действительно работает в контролирующем ведомстве.

• Работники должны понимать, что могут по закону делать проверяющие, а что является превышением полномочий.

• Важно наличие инструкции для ситуаций с выявленными нарушениями — нельзя предлагать рассчитаться со штрафами на месте, иначе сотрудника могут обвинить в даче взятки. Не стоит подписывать протоколы с неясными формулировками — как правило, все, что не очень понятно, в итоге принесет ущерб бизнесу.

В современных реалиях предприятиям стоит уделять внимание постоянному образованию, повышению квалификации сотрудников, которые противостоят недобросовестным клиентам. Например, служба безопасности магазинов должна следить за актуальными способами краж, а охрана в сфере общественного питания — предупредить нежелательные ситуации и не допустить ущерба.