Как делегировать работу и не пожалеть о результате

Основная проблема начинающих управленцев и предпринимателей — неумение делегировать. Мы переживаем за результат и не доверяем сотрудникам, поэтому излишне контролируем процесс работы, либо вообще делаем все сами. В итоге нужного результата нет, потому что мы ничего не успеваем.

Собрали в этой статье советы предпринимателей и опытных управленцев — как научиться делегировать и передавать работу так, чтобы затем не жалеть о результатах.

Сначала попробуйте поставить задачу самому себе

Основатель маркетингового агентства Quick Turn Marketing и группы компаний Dan Lok Organization Дэн Лок рекомендует менеджерам не ставить задачи сразу. Сначала проработайте свое поручение:

• Определитесь, кто из вашей команды может выполнить это поручение. Почему?

• Какой крайний срок для решения этой задачи?

• Что именно нужно сделать?

• Какой вы хотите получить результат?

Когда сформулируете ответы, ставьте по ним задачу: скажите сотруднику, почему именно он может выполнить поручение, когда конкретно нужно сдать результат. По возможности расскажите план и обозначьте четкие критерии, по которым будете принимать задачу.

Будьте терпеливы

Президент рекрутинговой платформы TheMuse Алекс Кавулакос рекомендует начинающим менеджерам запастись терпением — когда вы первый раз поручаете кому-то задачу, скорее всего, сотрудник будет делать ее дольше, чем вы. Эксперт считает, что это нормально: у людей может не быть подходящего опыта, им нужно разобраться в требованиях к задаче, понять, как лучше ее решить. Это основа делегирования — сейчас вы ждете, пока сотрудник поймет алгоритм решения проблемы, а затем работа пойдет намного быстрее.

Перед делегированием убедитесь, что человек способен выполнить задачу. Еще лучше, если это будет задача, в которой он сможет использовать свои навыки и сильные стороны характера.

Обучите сотрудников

Еще один совет от Алекса Кавулакоса — вы должны не просто передавать задачи. Убедитесь, что команда умеет их решать. Возьмите на вооружение такое правило тренировки: «Я делаю, мы делаем, ты делаешь». Сначала покажите, как вы решили бы эту задачу. Затем выполните ее вместе с подчиненным. Наконец, после этого дайте сотруднику работать самостоятельно.

Конечно, повышение квалификации сотрудников тоже можно делегировать: менеджер не обязан уметь делать все, что делают его подчиненные. Для обучения можно нанять специалиста в штат, организовать корпоративный онлайн-университет или отправить работников на курсы.

Будьте лидером, а не просто руководителем

Мы управляем не роботами или программами, а живыми людьми. Это значит, что эффективному руководителю недостаточно просто поставить задачу и ждать ее выполнения — нужно работать с эмоциями людей.

Для команды важно быть не просто менеджером-посредником, который передает задачи от вышестоящего руководства. Попробуйте стать лидером, который вдохновляет команду, работает над мотивацией, вселяет уверенность. Чтобы показать себя настоящим лидером, в работе с коллективом важно придерживаться нескольких правил:

1. Поддерживать высокий уровень мотивации — если команда может нуждаться во внешних стимулах, то лидер и есть один из этих стимулов. Такой руководитель уверен в своих силах и транслирует оптимизм.

2. Рабочий авторитет. В основе такого авторитета — профессиональные и моральные качества, дисциплина и уравновешенность.

3. Личный пример. Лидеры требуют от подчиненных результата, но при этом и сами демонстрируют высокую производительность. Читайте также нашу статью о том, чем лидер отличается от менеджера. 

Помните, что ошибки неизбежны

Основатель финансового клуба Cleverism Мартин Луинендонк сравнивает делегирование задач персоналу с воспитанием детей — это долгий процесс, требующий терпения и мудрости. Лидер должен быть готовым к тому, что его подчиненные будут ошибаться, это естественный процесс развития.

Эксперт рекомендует продумать систему развития сотрудников — нужно понимать, какие навыки помогут им решать задачи эффективнее, и постепенно обучать подчиненных. Вместо критики за ошибки давать советы и предлагать другие подходы.

Руководитель должен помнить — несмотря на делегирование, ответственность за результат несет он. Поэтому нужно быть готовым несколько раз объяснять поставленную задачу и отвечать на вопросы.

Не забывайте про обратную связь

Коуч Sensitive Strivers Мелоди Уайлдинг рекомендует давать сотрудникам как можно больше обратной связи:

• Люди склонны воспринимать молчание как критику, поэтому на хорошо или хотя бы нормально выполненную работу нужно реагировать — показать сотруднику, что вы приняли задачу, что он справился.

• Не забывайте благодарить человека за работу, даже если результат нужно исправить — ведь сотрудник потратил время и силы, значит, он достоин элементарной вежливости.

• Постарайтесь быть добрым, вдумчивым, сострадательным, сопереживающим. Доверительные отношения помогут сотрудникам без страха сообщать вам о возможных проблемах заранее. Значит, вы сможете вовремя принять меры и не допустить серьезных ошибок.

• Сделайте обратную связь конструктивной — начните с того, что идет хорошо, а затем проговорите то, что может быть сделано лучше.

Ищите сильные стороны сотрудников

Замдиректора по маркетингу Harvard Business School Лорен Лэндри советует менеджерам проанализировать компетенции и личностные характеристики сотрудников. И принимать решение о делегировании исходя из особенностей и мотивации каждого подчиненного.

Например, у вас в команде есть человек, который стремится сделать карьеру. Дайте ему задачу обучить стажера, написать должностную инструкцию, структурировать план работ или другое поручение, которое раскрывает управленческие навыки. И наоборот, такому сотруднику лучше не давать какие-то рутинные поручения — для таких задач в команде наверняка есть другие работники.

Используйте сильные стороны своих сотрудников. Именно работа с высокой мотивацией, интересом и высокими шансами на успех приносит пользу.