Как создать систему управления бизнесом

Под системой управления бизнес-организациями обычно понимают совокупность подходов к созданию процессов, отношению к сотрудникам и постановкам задач, контролю и планированию деятельности компании.

— Основы менеджмента

— Три варианта управления бизнесом с точки зрения влияния руководителя

— Классификация с точки зрения подхода к процессам

— Гибкие методологии

— Как научиться системному управлению бизнесом

Основы менеджмента

Любой менеджмент сводится к трем составляющим: планированию, организации и контролю. В свою очередь, эти элементы можно разложить на несколько подпунктов, например:

1. Постановка целей.

2. Сбор информации.

3. Анализ данных.

4. Формулировка стратегической задачи.

5. Создание тактического плана для достижения цели.

6. Создание реестра ресурсов.

7. Дополнительный набор необходимых ресурсов.

8. Запуск проекта.

9. Контроль процессов.

10. Контроль промежуточных результатов.

11. Изменение цели при необходимости.

12. Повторение цикла до достижения цели.

13. Анализ результатов.

Сами функции и их порядок могут меняться в зависимости от того, какую систему управления компанией внедрил владелец или руководитель. Например, в случае с бирюзовыми организациями этапы постановки и контроля практически исчезают — вместо этого появляется процесс внедрения системы заботы о сотрудниках. А при деспотичном административном управлении, наоборот, менеджеры меньше задумываются о мотивации, но больше сил тратят на создание инструкций и контроль.

Не бывает универсальных плохих или хороших систем управления бизнесом. Руководителю необходимо выбирать подходящий вариант в зависимости от глобальных задач, стоящих перед компанией.

Три варианта управления бизнесом с точки зрения влияния руководителя

Как правило, система управления бизнес-процессами выстраивается в зависимости от характера собственника или генерального директора. Существуют три основных вида систем управления:

1. Авторитарная, деспотическая система — строится на принципе жесткого контроля руководителя. Отличительный признак подобной модели — стремление менеджеров к микроконтролю, множество инструкций и чек-листов, желание регулировать любую деятельность работников. Жесткая модель подходит для бизнеса, в котором важна поточность производства, а креатив будет лишним. Например, часто на деспотичной системе строятся военные организации или заводы.

2. Демократичная, мягкая модель управления. Это антоним деспотизму — модель, в которой менеджеры меньше времени тратят на контроль, и больше на обеспечение потребностей сотрудников. Цель мягкой модели управления — появление саморегулируемой организации, когда все работники сосредоточены на создании качественного результата и повышения продуктивности.

3. Комбинированные модели. Как правило, в бизнесе нет универсальных примеров деспотичных или мягких моделей. Обычно строится что-то комбинированное, но с уклоном в какую-то сторону.

Классификация с точки зрения подхода к процессам

Обычно модель управления бизнесом создают, исходя из парадигмы, что бизнес — это непрерывно работающий механизм. Поэтому организуют административно-хозяйственную схему: управленец оценивает, какие сборочные линии есть на производстве, а далее создает подразделения, которые помогают работе — отдел сбыта, логистики, поставок сырья, маркетинга.

Кроме организации основной системы процессов, в обязанности менеджера входит контроль за потоком и решение возникающих проблем. Однако есть и другой подход — проектный, когда перед началом работы фиксируют видение того, чего предприниматель хочет достичь, цели проекта, сроки сдачи, бюджет. Тогда вся система управления строится исходя из того, что у работы точно есть осязаемое окончание, время, когда работа будет завершена. Возможно, после этого компания будет заниматься поддержкой созданного — тогда придется формировать новую систему управления.

Например, предприниматель решил организовать онлайн-сервис. Он нанимает сотрудников исходя из того, что впоследствии часть из них придется увольнять. Ищет инвестиции, предлагая процент от будущей прибыли, что влияет на финансовую модель проекта. После запуска стартап превращается в компанию — модель управления и финансовая модель меняется.

Бывает, что проектный подход сочетают с классическим, административно-хозяйственным. Например, студия-разработчик сайтов может под каждый проект собирать команду из штатных работников, а после его завершения распределять людей на другие задачи или на решение внутренних потребностей студии.

Гибкие методологии

В проектных системах управления широко известны так называемые гибкие методологии — философия, системы ценностей, по которым выстраивается работа над проектом. Из этой философии появляются фреймворки — принципы, по которым проект планируют, контролируют и реализуют.

Agile — это философия, по которой выстраивают работу над проектом. Ее основные ценности:

• Люди и общение важнее, чем процесс и инструменты.

• Работающий продукт важнее, чем исчерпывающая документация.

• Сотрудничество с заказчиком важнее, чем составление контрактов. 

• Готовность к изменениям важнее следования плану.

На системе ценностей Agile выстроены популярные в диджитал-индустрии методологии Scrum и Kanban.

Scrum — подход к проекту, в котором работа ведется отрезками, длительностью в 1—2 недели. После каждого отрезка проходит «ретроспектива», на которой команда подводит итоги: что сделано хорошо, что плохо, что и как можно улучшить.

Kanban — это подход, помогающий улучшить процесс работы над проектом. Его идея в том, что нужно выяснить потребности заказчика, управлять потоком задач, но при этом дать людям самоорганизоваться вокруг работы, а затем развивать правила, чтобы улучшить показатели.

Как научиться системному управлению бизнесом

У Русской Школы Управления есть несколько курсов, подготовленных для менеджеров, желающих создавать автономные системы управления:

• Курс «Генеральный директор: построение системы управления» подойдет менеджерам, которые интересуются цифровизацией работы компании, оптимизацией процессов и сокращением потерь, финансовыми циклами бизнеса. В том числе в курс включен обзор информационных систем управления бизнесом.

• Курс «Директор компании: навыки и системы управления» — эта программа состоит из двух блоков: система управления в организации и развитие профессиональных навыков руководителя. Практикующие эксперты в управлении бизнесом рассматривают актуальные вопросы улучшения менеджмента, управления персоналом, финансами, проектами. В отдельном блоке — развитие лидерских компетенций, планирование и профессиональное развитие управленца.

• «Школа профессионального руководителя» — это 15-дневный курс, который охватывает все необходимые компетенции эффективного управленца: навыки стратегического управления, диагностику бизнес-процессов, финансового менеджмента. Эксперты курса расскажут о проектных методологиях и мышлении, которые необходимы для построения автономной системы управления бизнесом.