Проектный менеджмент: что это и как его использовать

Управление проектом — это процесс планирования, организации и управления ресурсами. Рассказываем, чем отличается проектный менеджмент от других принципов и методов управления, и какие фреймворки и методологии стоит использовать для проектного управления.

— Что такое проектный менеджмент

— Методы управления проектами

— Как научиться проектному менеджменту

Что такое проектный менеджмент

Менеджмент проектной деятельности — это процесс руководства работой команды для достижения всех целей проекта в рамках заданных ограничений. Как правило, эту терминологию используют в сфере ИТ-разработки, но методы проектного управления встречаются во всех отраслях. В отличие от управления конвейерным производством, в проектном менеджменте руководитель должен работать с ограниченными по времени задачами.

У самой философии управления есть множество ответвлений, методологий и фреймворков. Например, есть подход, сначала формируются цели проекта, а затем все решения руководителя должны быть четко определены этими целями. И наоборот, гибкие методологии, в которых считается нормой менять цели в процессе реализации проекта — если поменялись задачи заказчиков.

• Процессное управление: создание циклического потока действий.

• Проектное управление: создание действий, которые направлены на реализацию законченной цели.

Методы управления проектами

Основы проектного менеджмента изложены в книге A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). Согласно методичке, любой проект состоит из пяти стадий:

1. Инициация: руководителю нужно понять, кто является истинным заказчиком проекта, сформулировать и согласовать цели проекта, задачи, сроки и основные требования, бюджет и время. В идеальной ситуации оговариваются возможные риски проекта и методы их разрешения. Описываются роли в проекте — кто принимает решения, кто и за какую область реализации отвечает.

2. Планирование: на основе данных из первого этапа менеджер строит график проекта, уточняет, какие процессы следуют друг за другом, а какие можно запустить параллельно. Если в проекте есть неопределенности, на этом же этапе прорабатывают гипотезы и методы их проверки, закладывается периодичность корректировки плана.

3. Работа над проектом: команда выполняет задачи. В зависимости от методологии, это может быть последовательное решение вопросов и выполнение функций, или наоборот, создание общего бэклога и расстановки приоритетов.

4. Контроль проектов: менеджер создает системы мониторинга и следит за ключевыми показателями проекта, например, количеством и качеством выполненных задач.

5. Окончания проекта: на этом этапе менеджер сдает проект заказчику, принимает обратную связь, проводит сессии анализа проекта с командой. Руководителю здесь важно найти лучшие практики и учесть их в следующих проектах. Аналогично с ошибками: сформулировать их, определить, какие действия сигнализируют о появлении ошибки, разработать план предотвращения самой ошибки и ее последствий.

В зависимости от типа задач, заказчика и количества ресурсов, менеджер может использовать различные философии и методологии для управления проектом.

Agile: принцип управления, в котором нужно организовать совместную работу команды, с упором на скорость и эффективность. Важно придерживаться метода итеративности.

У Agile есть методологии, которые используют непосредственно для реализации проектов: Scrum, Канбан, экстремальное программирование, Crystal. В каждом есть набор принципов и методов, которые упрощают реализацию проекта, ускоряют ее и повышают эффективность.

Waterfall — это каскадная модель управления. Идея в том, что цикл реализации проекта устроен как линейный процесс, где задачи организованы в последовательном порядке. Плюс подхода — мы изначально оговариваем большинство требований к проекту. Минус — сложно реагировать на окружающие изменения, предварительное изучение проекта требует большого количества средств.

Six Sigma: подходит как философия для управления качеством. Идея в том, чтобы внедрить в реализацию проекта постоянное улучшение процессов. Для этого нужно настроить процесс сбора данных, определения недостатков и причин их появления, выделить время на их устранение.

Как научиться проектному менеджменту

В вакансиях на должность менеджера проектов даже минимального уровня от соискателя требуют большого багажа актуальных знаний. Например, нужно уметь собирать и анализировать бизнес-требования функциональных заказчиков, формировать техническое задание на разработку с описанием бизнес-процессов, выстраивать процессы в команде, контролировать сроки и результаты выполнения задач, разрабатывать сопроводительную документацию.

Кроме обязательного понимания отрасли и опыта работы, плюсом для соискателя будет наличие профильного повышения квалификации — стоит найти и закончить курс, где обучают конкретным фреймворкам, принятым сейчас на рынке.

Например, на курсе «Менеджер проектов» в Русской Школе Управления много внимания уделяют философии Agile — это подход для построения бережного производства, создания системы, которая постоянно улучшается и растет. Пригодится знание метода Customer Development — изучения требований потенциальных потребителей к новому бизнес-продукту. Кроме того, стоит разобраться еще в нескольких нюансах:

• Понять, как работает принцип Lean startup. Цикл обратной связи «создать-оценить-научиться».

• Научиться управлению в стиле Scrum: как ставить задачи, как получать требования от заказчика, как проводить работу с командой.

• Стоит на практике понять, как оценивают сложность задач, как планировать работу по спринтам, как расставлять приоритеты.

• Разобраться в роли руководителя проектов, в жизненном цикле развития команды. Научиться составлять график привлечения персонала в проект.

• Понять, как устроен классический треугольник менеджмента — планирование, делегирование, контроль. И как его используют в проектном управлении.

• Научиться работать с мотивацией команды, разбирать и предотвращать конфликты. Понять, как развивать межличностные отношения в команде.

Кроме того, любому менеджеру пригодятся и мягкие навыки: умение планировать время, развитый эмоциональный интеллект и эмпатия, умение быстро систематизировать информацию, быть стрессоустойчивым.