Удаленная работа: новые требования к бизнесу

С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который внес поправки в главу 49.1 ТК РФ.

Дистанционная и удаленная работа — в чем разница?

Ранее в трудовом законодательстве упоминалось только понятие дистанционной работы. С 2021 года у него появился аналог — «удаленная работа».

Теперь оба термина равнозначны на законодательном уровне, а следовательно, могут использоваться в официальных документах в одинаковом смысле.

Само понятие дистанционной работы не поменялось, однако бизнесу предоставили три способа оформления дистанционных работников.

Дистанционная работа по Трудовому кодексу

Дистанционная (удаленная) работа определяется двумя условиями:

1. Местом выполнения трудовых функций. Ст. 312.1 ТК РФ уточняет, что сотрудник на удаленке работает вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

2. Использованием интернета в качестве средства коммуникации с работодателем и с целью выполнения трудовой функции.

Виды удаленной работы

В Трудовом кодексе определены четыре вида удаленки. Они прописываются при заключении трудового договора или в дополнительном соглашении к нему и устанавливают продолжительность такой работы. 

Изменения по дистанционной работе для работодателя  

Поправки прояснили многие детали удаленной работы, которые ранее вызывали вопросы. Во многом они упростили порядок оформления сотрудников и установили ответственность работодателя.  

Вот 10 изменений, на которые стоит обратить внимание.

1. Расширились возможности для оформления удаленщика

Ранее дистанционного работника можно было оформить только при заключении трудового договора. С 2021 года это можно сделать через допсоглашение к трудовому договору.

2. Выработан алгоритм временного перевода на дистанционку по инициативе работодателя

Ситуация с пандемией заставила это сделать. В случае, когда временный перевод на дистанционку продиктован особыми обстоятельствами, вносить изменения в трудовой договор не нужно. Однако законодательство обязывает принять локальный нормативный акт, в него нужно включить:

• Обстоятельства, которые способствовали экстренному переводу сотрудников на удаленку.
• Список работников.
• Срок перевода (не должен длиться дольше периода наличия обстоятельства).
• Обеспечение сотрудников необходимым оборудованием и программами или порядок выплаты компенсации, если они пользуются своим оборудованием. 
• Порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением работы дистанционно.
• Порядок организации труда сотрудников на удаленке: режим рабочего времени, способ взаимодействия с работодателем, способ и сроки представления отчетов о проделанной работе.
• Иные положения, связанные с организацией труда.

3. Появились особые основания для увольнения удаленного сотрудника

Работодатель не имеет права самостоятельно прописывать в трудовом договоре или допсоглашении к нему основания для увольнения работника. Сейчас причины для расторжения трудовых отношений четко определены законодательством.  

Прежде всего на удаленщиков распространяются те же основания для увольнения, что и на сотрудников, работающих в офисе. Они определены в ст. 81 ТК РФ.

Но помимо этого определены и особые основания:

• Если более 2-х рабочих дней сотрудник не взаимодействует с работодателем.
• Если удаленщик меняет местность, и это создает проблемы для выполнения работы на прежних условиях.

4. Предусмотрен порядок направления электронного приказа об увольнении

Сотрудник, работающий на удаленке постоянно или временно, может получить приказ об увольнении в электронном формате.

Но работодатель берет на себя обязанность направить бумажную копию приказа — по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.

5. Удаленка предполагает обмен электронными документами

Законодательство предусматривает заключение трудового договора удаленного сотрудника и допсоглашения к нему путем обмена электронными документами.

При этом сотрудник может подать письменное заявление о выдаче ему бумажного экземпляра. На подготовку документа и на то, чтобы его направить, у работодателя есть три рабочих дня.

При поступлении на работу удаленный сотрудник должен ознакомиться со всеми необходимыми документами: правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами. Это также можно сделать путем обмена электронными документами.  

6. Для полноценной работы потребуется электронная подпись

Работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись при заключении электронного трудового договора, допсоглашения к нему, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и при внесении в них изменений.

Работнику для заключения этих же документов потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

В остальных случаях взаимодействие сотрудника с работодателем происходит путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме.

7. Трудовой кодекс гарантировал удаленщикам стабильность заработной платы

Это значит, что сам факт того, что работа выполняется удаленно, не может быть основанием для ее снижения.

8. Если работодатель не прописывает четко режим работы, то сотрудник вправе установить его самостоятельно

Режим работы и время отдыха устанавливаются в трудовом договоре, допсоглашении к нему или локальном нормативном акте. Это обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. Подписывая документы, сотрудник соглашается с этими условиями.  

9. Работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы

Обычно требуются компьютер и другое оборудование, офисные и антивирусные программы. С согласия или с ведома работодателя сотрудник может использовать для работы и свое оборудование, но тогда компании придется компенсировать затраты.  

Читайте также: 11 полезных сервисов для удаленной работы

10. Удаленного сотрудника тоже можно отправлять в командировку

При этом на него распространяются такие же гарантии, как и на всех остальных сотрудников. То же самое касается и возмещения расходов.