Как настроить работу удаленной команды

В 2020 году мир столкнулся с пандемией, власти объявили карантин, а владельцы бизнесов были вынуждены перенастраивать рабочие процессы на удаленный режим. Когда ограничения были сняты, часть компаний уже привыкла к новому формату и отказалась от офиса. В 2022 году в России произошли новые потрясения, повлиявшие на бизнес и запустившие волну эмиграции. Поэтому тема организации дистанционной работы по-прежнему актуальна для многих компаний. В этой статье мы хотим поделиться опытом функционирования и взаимодействия удаленной команды.

— Когда мы перешли на удаленку и почему

— Как выстроить работу удаленной команды

— Как отслеживать эффективность каждого специалиста

— Баланс работы и личной жизни

— Рекомендации по построению работы удаленной команды

Когда мы перешли на удаленку и почему

В 2015 году, когда родилось маркетинговое агентство Cosmic Realty, мы сразу строили работу в удаленном формате. Все ребята находятся в разных странах: Россия, Беларусь, Турция, Казахстан и Германия. А какое многообразие городов: Санкт-Петербург, Москва, Калининград, Минск, Красноярск, Уфа, Самара, Ростов-на-Дону, Владимир, Белгород, Рязань. Можно организовать долгое путешествие, чтобы встретиться с каждым. За семь лет мы настроили эффективный процесс взаимодействия, поэтому редко сталкиваемся с проблемой продуктивности коллег.

На решение строить бизнес удаленно повлияло несколько факторов. Во-первых, это оптимизация расходов. Нет необходимости тратить средства на аренду и обустройство рабочего пространства. Во-вторых, возможность работать удаленно расширяет круг специалистов — мы можем привлекать людей, проживающих в любом городе и даже стране. В-третьих, специфика бизнеса не подразумевает большого количества личных встреч с клиентами, так как мы много работаем с компаниями, базирующимися в разных уголках планеты, и всю коммуникацию осуществляем с помощью современных средств связи.

Как выстроить работу удаленной команды

Вспомогательные сервисы. Для взаимодействия внутри команды и с клиентами мы используем шесть основных сервисов:

1. Корпоративный мессенджер Slack — здесь ведем текстовую коммуникацию по проектам и всем рабочим вопросам, проводим планерки, устраиваем аудио и видеосозвоны внутри команды.

2. amoCRM — система управления взаимоотношениями с клиентами, позволяющая эффективнее выстраивать работу отделов продаж и ведения клиентов.

3. Таск-менеджер Todoist — здесь мы фиксируем задачи и отслеживаем ход их выполнения.

4. Google Drive — собираем информацию для проектов, размещаем инструкции, регламенты.

5. Youtube — записываем видеоинструкции для внутреннего использования, которые находятся в закрытом доступе.

6. Zoom — для онлайн-встреч с клиентами и собеседований.

7. Кроме этого, есть некоторые виджеты, которые мы используем в работе, в том числе в клиентских проектах.

На наш взгляд, для небольшой или средней компании, в зависимости от типа бизнеса, достаточно использования некоторых из перечисленных сервисов, выполняющих основные задачи: коммуникация, постановка задач, анализ эффективности.

Когда в 2020 году бизнес стал переводить специалистов на удаленку, собственники и управленцы боялись потерять контроль за сотрудниками, поэтому распространение получили программы-трекеры, отслеживающие количество рабочего времени. Мы не используем такие сервисы, для нас важнее смотреть на историю событий за день, количество звонков, отработанных лидов, количество встреч, продаж, привлеченных лидов, процент продлевающихся клиентов и другие показатели. Мы считаем, что использование программ слежения негативно сказывается на лояльности сотрудников по отношению к работодателю и служит стоп-фактором для части соискателей при поиске работы.

Правила. Важно прописать регламенты и инструкции для сотрудников, чтобы минимизировать организационные вопросы и обозначить структуру. Так, мы выделили несколько правил, обязательных для нашей команды:

• Присутствие на онлайн-планерках, проводящихся по расписанию.

• Быть на связи в рабочие часы, с 10:00 до 19:00 по московскому времени (для кого-то может быть оговорен индивидуальный график).

• Для аккаунт-менеджеров и продажников, которые общаются с клиентами, важно организовать рабочую обстановку — тихое место и нейтральный фон для видеосозвонов.

• Предоставление отчетов.

• Адаптация новеньких.

• Корпоративное обучение.

Как отслеживать эффективность каждого специалиста

Специалисты агентства: продажники, аккаунт-менеджеры, маркетологи, разработчики, дизайнеры, прототиперы, рекрутеры, копирайтеры, специалисты по PR, помощники. Мы работаем с CRM-системой, в которую каждый сотрудник заносит действия и результаты.

В случае с продажниками мы смотрим статистику по месяцам, кроме отчета по продажам, смотрим отчет истории событий. Если мы видим, что количество событий стало меньше и это похоже на негативный тренд, при этом число лидов не было меньше в этот период — тогда к продажнику появляются вопросы. Для аккаунт-менеджеров и маркетологов показательна длительность работы проектов.

Кроме автоматизированных инструментов, продуктивность контролируют руководители отделов. Они смотрят, как ведется работа над проектами, есть ли ошибки. Также имеет значение скорость выполнения задач, так как мы понимаем, сколько времени занимает та или иная задача, и ориентируемся и на этот показатель.

В целом у членов команды и руководства совпадает мнение о том, как оценивается продуктивность. Есть четкие регламенты и показатели эффективности. Если мы видим, что ключевые показатели специалиста упали, руководитель отдела проводит беседу, чтобы выяснить, с чем связан спад: повлияло ли выгорание, отсутствие мотивации, другие причины. Мы вместе ищем пути решения проблемы.

Баланс работы и личной жизни

Мы следим за тем, чтобы баланс работы и личной жизни соблюдался, поэтому для работы используем исключительно корпоративные мессенджеры и телефонию. Мы не приветствуем коммуникацию с клиентами с помощью личных мессенджеров и личных номеров. Когда заканчивается рабочий день, специалист имеет возможность отключить все рабочие приложения и отдыхать. Ведь даже сообщения в чатах Телеграма, на которые ты не обязан отвечать в выходные, могут вызывать беспокойство. Поэтому мы настаиваем, чтобы рабочие обсуждения велись исключительно в корпоративных приложениях. Кроме того, если говорить о мессенджере для командной работы Slack, то функционально он гораздо лучше других мессенджеров. Как смартфон против кнопочного телефона — разница для продуктивности и возможностей просто колоссальная.

Рекомендации по построению работы удаленной команды

Первый и главный совет: на старте продумайте, какие показатели эффективности важны для каждой должности в компании, и как вы будете их анализировать. Исходя из своих задач, выбирайте сервисы, которые помогут отслеживать эффективность работы сотрудников.

• Если бизнес связан с продажами (а это почти любой бизнес), правильно выбирайте CRM-систему: не по принципу дешевизны, а по удобству, автоматизациям, готовым интеграциям, количеству специалистов по этой CRM. Грамотная работа с клиентами — это то, что приносит вам доход, поэтому важнее всего наладить процесс управления продажами.

• Используйте корпоративную телефонию и корпоративные мессенджеры. Так владелец бизнеса и руководители отделов смогут всегда быть в курсе происходящего и повышать качество работы.

• Создайте и используйте шаблоны, чтобы ускорить коммуникацию в мессенджерах и сделать ее эффективнее.

• Создайте для новых сотрудников подробные инструкции, которые помогут быстро разобраться и настроить рабочие процессы.

• Выстраивайте систему наставничества и выращивайте специалистов внутри компании. Такие люди преданы команде и показывают хорошие результаты.