Сотрудничество с самозанятыми: сложности и риски

Выбирая контрагента или исполнителя, компаниям следует тщательно взвешивать выгоду и риски. Сотрудничество с самозанятыми не исключение. С какими сложностями могут столкнуться организации, заключая договор ГПХ с плательщиками НПД, и как их избежать.

Содержание:

— Переквалификация отношений в трудовые

— Самозанятый был вашим сотрудником

— Самозанятый не выдал чек

— Самозанятый аннулировал чек

— Ошибки в чеке

— Самозанятый превысил лимит

— Самозанятый снялся с учета в качестве плательщика НПД

Переквалификация отношений в трудовые

ФНС контролирует сотрудничество с самозанятыми: компании не должны скрывать трудовые отношения за гражданско-правовым договором и уклоняться от налогов. Если налоговая выявит, что самозанятый выполняет функции штатного работника, компанию заставят заключить трудовой договор с даты подписания договора ГПХ, вознаграждение признают зарплатой, начислят НДФЛ, страховые взносы и пени.

Также компанию оштрафуют по ч. 4 ст. 5.27 КоАП на сумму от 50 тыс. до 100 тыс. руб., должностное лицо — от 10 тыс. до 20 тыс. руб, а ИП — от 5 тыс. до 10 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы для организаций достигают 200 тыс. руб., а должностное лицо могут дисквалифицировать на срок до 3 лет.

Как избежать риска

Не следует под сотрудничеством с самозанятыми скрывать трудовые отношения. При заключении договора ГПХ:

• Выбирайте разовые или редкие услуги, которые не подходят под основной вид деятельности. Например, компании по продаже одежды надо разработать логотип или создать сайт.

• Составляя договор ГПХ, избегайте формулировок из ТК. Вместо «зарплата» пишите «вознаграждение». Оговаривайте дедлайны, а не график работ. Исполнитель не должен подчиняться никому из штатных сотрудников или нести материальную ответственность.

• Подписывайте закрывающие документы.

• Сохраняйте переписку с самозанятым и документы, подтверждающие договоренность на разовые работы.

Самозанятый был вашим сотрудником

В п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ сказано, что доходом плательщика НПД не признается вознаграждение, полученное за оказанные услуги или выполненные работы от бывшего работодателя, если с момента расторжения трудового договора прошло менее 2 лет.

Если компания не проверит факт трудовых отношений, то придется доплатить НДФЛ и страховые взносы, если самозанятый — физлицо. Если плательщик НПД — ИП, то организация не несет рисков.

Как избежать риска

Перед заключением договора ГПХ с самозанятым уточните в отделе кадров, не был ли он вашим сотрудником.

Обратите внимание: мы рекомендуем проверять не только трудовые договоры. Если самозанятый ранее сотрудничал с вашей компании по договору ГПХ как физлицо без специального налогового статуса, то с такими исполнителями тоже лучше не сотрудничать как с самозанятыми.

Самозанятый не выдал чек

При оплате безналом, как чаще всего и происходит перечисление вознаграждения, самозанятый должен выдать чек не позднее 9-го числа следующего месяца. Заказчику надо следить за возвратом каждого чека после проведения оплаты.

Если чека не будет, компания должна будет перечислить НДФЛ и страховые взносы с суммы вознаграждения для избежания налоговых споров, штрафа и пени.

При оплате наличными деньгами самозанятый должен выдать чек в момент расчета. В этом случае риска при невыдаче чека нет.

Как избежать риска

Пропишите в договоре с самозанятым ответственность за невыдачу чека, например, штраф в размере 49% (13% НДФЛ и 30% страховые взносы).

Если исполнитель не прислал чек примерно до 5-го числа следующего месяца, напишите ему. Напомните, что за неотражение дохода в приложении «Мой налог» самозанятому придется заплатить штраф в размере 20% от суммы неотраженного вознаграждения, а при повторном нарушении в течение полугода — 100%.

Если самозанятый все же не пришлет вам чек до 9-го числа следующего месяца включительно — обратитесь в ФНС. Это можно сделать лично или через сайт. Опишите ситуацию и приложите информацию и документы, подтверждающие сотрудничество: переписку с договоренностью, подписанные договор, счет и акт.

Самозанятый аннулировал чек

После формирования чека в приложении «Мой налог» плательщик НПД может его аннулировать. Законные причины: ошибка в чеке или возврат денег заказчику. Но некоторые самозанятые могут аннулировать чек просто для того, чтобы уменьшить сумму налога, что незаконно.

Для заказчика единственный документ, по которому он может принять к учету расходы по оплате услуг или работ самозанятого, — это чек. Компании должны проверять чек на актуальность при его получении или на дату учета в расходах.

Как избежать риска

ФНС утверждает, что риска в этом случае нет. Если исполнитель незаконно аннулирует чек, у компании проблем не будет (письмо от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@).

Если вы все же обнаружили, что самозанятый аннулировал чек, а оплату не вернул — напишите ему. Если объяснений не будет, пожалуйтесь в ФНС.

Ошибки в чеке

Чек — основной документ, который подтверждает доход самозанятого и расход заказчика. Ответственности за ошибки в чеках для самозанятых нет. Исключение — занижена сумма вознаграждения. А вот компания не сможет принять к учету расходы на оплату услуг или работ самозанятого, если будут:

• Неправильно указаны ИНН или наименование заказчика.

• Прописана другая услуга.

Ошибка в сумме чека означает, что заказчик не сможет в полном объеме принять расходы. Часть разницы между вознаграждением и суммой чека будет не закрыта.

Как избежать риска

Пропишите в договоре подробные указания, какую услугу и сумму указывать при выставлении чека. Проверьте чек после получения. Дополнительно подпишите акт — он не является основным документом для подтверждения расхода, но будет являться подтверждением при возникновении спора с исполнителем или с ФНС.

Самозанятый превысил лимит

Физлица и ИП могут применять НПД до тех пор, пока совокупный доход за календарный год по специальному налоговому режиму не превысит 2,4 млн руб. Если превысить пороговую сумму, такой доход нельзя будет задекларировать по самозанятости. С него нужно будет оплатить НДФЛ и страховые взносы, а в новом календарном году вернуться к самозанятости.

Но не всегда самозанятые оповещают об этом факте заказчиков. Если исполнитель ИП, то у компании проблем не возникнет, а если бывший самозанятый физлицо, то заказчик должен будет удержать из суммы вознаграждения НДФЛ и перечислить его в бюджет, а также уплатить страховые взносы в размере 30% от суммы по договору ГПХ.

Как избежать риска

Проверить, сколько заработал самозанятый за год, компании не могут. Но можно проверить статус самозанятого при заключении договора и при перечислении оплаты. Это можно сделать на сайте ФНС или через специализированные платформы.

Дополнительно в договоре ГПХ пропишите обязанность самозанятого уведомлять об утрате специального налогового статуса. За сокрытие этой информации установите штраф.

Самозанятый снялся с учета в качестве плательщика НПД

Физлицо или ИП может самостоятельно сняться с учета в качестве самозанятого. В этом случае риски и способы их минимизации такие же, как и превышении лимита.