Работа с поставщиками: стратегия, поиск, оценка, особенности

Советы по работе с поставщиками и подрядчиками: как найти надежных контрагентов, добиться лучшей цены, эффективно управлять закупками и никогда не слышать в ответ: «Мы не сможем привезти».

Содержание:

— Совет 1. Проанализируйте ситуацию в компании

— Совет 2. Наладьте постоянный поиск поставщиков

— Совет 3. Наладьте систему обучения закупщиков

— Совет 4. Сформулируйте правила работы

— Совет 5. Составьте чек-лист требований

Совет 1. Проанализируйте ситуацию в компании

Определите, какие именно закупки нужны бизнесу, их периодичность и приемлемые условия. Например, условно закупки разделяют на несколько видов:

Разовые закупки. Менеджер компании связывается с поставщиком, договаривается об объемах и цене. Или компания объявляет тендер и поставщики сами предлагают условия. Выгодную цену при разовой закупке получить сложно, так же как и оплачивать после приема товара — контрагенты не заинтересованы в крупной поставке неизвестной компании без гарантий.

Регулярные небольшие закупки. В этом случае можно рассчитывать на небольшие скидки, потому что бизнес, по сути, обеспечивает поставщику, пусть небольшой, но регулярный поток денег. Это помогает контрагенту планировать деятельность, его бизнес становится устойчивее, а значит, он заинтересован в таком партнере.

Большие оптовые закупки. Можно делать их у одного поставщика, который, скорее всего, даст большую скидку. Но это опасно — если контрагент по какой-то причине задержит заказ, он поставит под угрозу весь бизнес закупщика. Поэтому при больших закупках обычно договариваются с несколькими контрагентами, а также создают складской запас.

По звонку. Настроить работу с поставщиком товаров можно и по принципу необходимых закупок, когда компания договаривается о поставках по заказу в любое время. Например, в этом месяце вырос спрос, значит, закупщик готов оплатить поставку. В следующем месяце клиентов нет и нет заказа. Для поставщика это не всегда выгодно: планировать производство невозможно, деньги то есть, то нет. Поэтому на закупки по мере необходимости контрагенты соглашаются редко.

Итогом анализа должен стать документ, в котором указаны:

• Актуальные объемы закупок.

• Потенциал роста — как бизнес планирует увеличить закупки в ближайшие периоды: квартал, полгода, год.

• Сроки и периодичность поставок — нужны ли бизнесу поступления каждый день, или можно планировать на квартал вперед.

• Готов ли бизнес делать предоплату. Если готов, то какую.

• Что, кроме выгодной цены, бизнесу важно от поставщика — например, может ли контрагент развозить грузы по нескольким точкам, или он готов доставлять сырье только на склад за городом.

Такой анализ станет основой для составления стратегии по работе с поставщиками — документа, которого будут придерживаться закупщики при взаимодействии с подрядчиками. Например, бизнес понимает, что может работать с контрагентами только на условиях постоплаты — иначе не хватит денег. Значит, можно не тратить время на переговоры с поставщиками, которым нужна предоплата.

Совет 2. Наладьте постоянный поиск поставщиков

В работе с контрагентами бизнесу выгоднее выстраивать отношения по принципу win-to-win и избегать сильной зависимости. Иначе подрядчик может навязать невыгодные условия сотрудничества, или же вовсе разрушить бизнес заказчика. Решить проблему зависимости можно, имея выбор, чтобы можно было безболезненно поменять подрядчика.

Для этого бизнес создает систему бесконечного поиска поставщиков: нужно связываться с новыми контрагентами, периодически пробовать их на небольших закупках, постепенно выстраивать долгосрочные связи. Тогда отношения станут партнерскими: контрагенты будут понимать, что заказчик готов просто их поменять, если сервис, качество или цена потеряют конкурентоспособность.

Искать поставщиков можно в разных каналах:

• Изучать каталоги поставщиков, например, Alibaba в Китае, «Поставщики-ру» в России.

• Обращаться к посредникам за зарубежными контактами: есть фирмы, готовые за небольшой процент доставлять сырье и товары из других стран.

• Социальные сети. Производители часто пытаются сами реализовывать товары через соцсети, причем нередко это делает сам владелец компании.

• Оптовые рынки, например, свежие овощи и фрукты недорого можно купить на развалах за городом.

• Заводы и другие производства. Если объем закупок растет, можно обратиться напрямую к производителю, а не покупать у посредников и дилеров.

• Бизнес-выставки, в которых участвуют производители и поставщики, заинтересованные в новых заказчиках.

Совет 3. Наладьте систему обучения закупщиков

Профессионал в закупках должен разбираться в бизнесе, обладать знаниями в закупках, управлении запасами в логистической системе предприятия, использовать разные модели переговоров. Одного высшего образования для стабильного результата работы недостаточно — нужен опыт и постоянное повышение квалификации.

Совет 4. Сформулируйте правила работы

Сотрудники отдела закупок должны понимать порядок работы с поставщиками и выстраивать отношения с контрагентами исходя из стратегии компании. Например, если бизнес планирует усилить взаимодействие с уже отобранными подрядчиками, закупщики должны настаивать на поставках с отсрочкой платежа, снижении издержек на доставку, может быть, говорить о скидках или предоставлении бесплатных образцов, создании эксклюзивного договора на реализацию товара в конкретном канале.

Закупщики должны понимать, как им искать, выбирать и обсуждать условия с поставщиками. Схема работы может выглядеть так:

1. Получить от профильного отдела прогноз по необходимости ресурсов или сделать его самостоятельно.

2. Разработать требования к поставщику, отталкиваясь от стратегии компании и локальных документов. Согласовать его с руководителем.

3. Определиться с источниками поиска, например, можно искать самому или объявить тендер.

4. Отобрать поставщиков, соответствующих требованиям, сравнить их предложения, выбрать лучшее.

5. Провести переговоры, определив возможные условия поставки.

6. Заключить договор.

7. Наладить мониторинг аналогичных поставщиков, периодически запрашивать у них предложения и корректировать условия работы с действующим контрагентом.

Совет 5. Составьте чек-лист требований

Выбрать поставщиков проще, если у закупщика есть инструмент для их быстрой оценки. Например, можно сделать список минимальных требований: контрагент не соответствует какому-то пункту, общение с ним даже не начинают.

Выглядеть чек-лист может так:

1. Имеется нужный ассортимент товара или сырья.

2. Есть правоустанавливающие документы на товар.

3. Соответствует возможной вилке стоимости.

4. Подходит по минимальному объему партии товара.

5. Сможет обеспечить нужный объем в короткий срок, если поставки нужно будет увеличить.

6. Работает на подходящих условиях оплаты: есть отсрочка платежа, рассрочка, удобный график платежей, разумный минимальный платеж, обеспечение поставки.

7. Подходит по системе доставки — может привести в нужное место по хорошей цене.

8. Качество сервиса и взаимодействия устраивает заказчика.

9. Работает на рынке долго, есть отзывы, рекомендации, возможность проверить качество.

Закупщик может оценивать поставщика по полярной системе, отвечая «Да» или «Нет». Или использовать балльную систему: например, каждому потенциальному контрагенту выставляется оценка от 1 до 5 для каждого параметра отбора. Затем баллы складываются, и бизнес работает с тем, кто у кого больше баллов и нет единиц и двоек.