Как PDF может улучшить корпоративное обучение и развитие сотрудников

Все большее число российских компаний осознает преимущества цифровых форматов перед обычными бумажными документами. Так, объем рынка СЭД (систем электронного документооборота) в 2021 году оценивался в 64,2 млрд руб. По предварительным оценкам, в 2023 году значение достигло 77,7 млрд руб. Закономерным решением видится перевод на современные технологии не только сделок и налоговой отчетности, но и других ключевых процессов в организациях. Например, можно использовать электронные материалы для корпоративного обучения и развития персонала. В статье мы сконцентрируемся на пользе PDF-формата.

Содержание:

— Основные характеристики и преимущества PDF-формата для корпоративного обучения

— Применение PDF в различных аспектах обучения и развития сотрудников

— Рекомендации по созданию качественных обучающих материалов

— Новые технологии в обработке и взаимодействии с PDF

— Подведем итоги: чем полезен PDF-формат

Основные характеристики и преимущества PDF-формата для корпоративного обучения

Выбор PDF-формата для учебных материалов не случаен. Он подходит для справочных пособий, презентаций, анкет, опросников для проверки знаний, сбора обратной связи от персонала и других материалов. В отличие от других распространенных типов файлов, у него есть и ряд других важных преимуществ.

Удобство и доступность материалов в любое время и с любого устройства. Открывать PDF-файлы можно на компьютерах под управлением Windows, Linux и macOS, планшетах и смартфонах с Android и iOS. Причем зачастую пользователям даже не нужно устанавливать специальный софт. На каждой платформе документы будут выглядеть одинаково.

Пример памятки, созданной в программе PDF Commander

Обеспечение безопасности и конфиденциальности обучающих материалов. Стандарт PDF-документов сам по себе предполагает высокую степень защиты от вредоносного кода. При необходимости подлинность файлов можно подтверждать ЭЦП и электронными сертификатами. Также формат поддерживает установку паролей с настройкой уровней доступа. Если организация использует надежные коды, похитить сведения, содержащие коммерческую тайну, будет невозможно.

Закупка в качестве корпоративного софта. В виде PDF-документов создаются и пересылаются договоры, отчеты, служебные письма и другие материалы. С высокой вероятностью организация уже использует специальный софт для работы с этим форматом. Вам не придется приобретать и осваивать дополнительное ПО, если вы решите задействовать PDF в корпоративном обучении на предприятии.

Применение PDF в различных аспектах обучения и развития сотрудников

Ранее мы упомянули, что стандарт PDF-файлов предоставляет много технических возможностей для использования разных форм контента. Теперь остановимся на них подробнее и рассмотрим несколько конкретных примеров.

Создание учебных пособий и руководств

Например, вам нужно подготовить руководство пользователя по вашему программному продукту. Вы можете создать такой документ в PDF-редакторе:

• Проиллюстрировать работу приложения скриншотами и другими изображениями.

• Для большей наглядности сделать анимированные вставки, например, с последовательностью действий.

• Добавить текстовые описания.

• Составить таблицу со списком горячих клавиш.

Аналогичным образом можно легко подготовить электронные аналоги любой печатной продукции: листовок, памяток, справочников, учебников и книг.

«Справочник руководителя по системе управления производственной безопасностью» ПАО «Газпром нефть».

Другие типы документов, прежде всего DOC, DOCX, ODT, не всегда сохраняют форматирование и сложные элементы, такие как схемы и формулы. Какие-то блоки могут сместиться или поменять размеры, из-за чего читатель увидит бессмысленный набор символов. PDF гарантирует, что материалы будут отображаться одинаково в любом просмотрщике и на любой платформе. При этом в документах может работать поиск по тексту и быстрая навигация по страницам и разделам.

Разработка тестов, опросников, анкет с обратной связью

Создание электронного опросника в редакторе PDFelement.

Данные из анкет, опросников и других интерактивных форм могут извлекаться и обрабатываться автоматически. Для заполнения подойдут браузеры на базе Firefox или Chromium и бесплатные просмотрщики. Затем материалы можно пересылать по электронной почте или сразу на сервер, адрес которого будет прописан в настройках самой формы.

Некоторые PDF-редакторы позволяют экспортировать информацию из интерактивных документов в Excel и другой софт для электронных таблиц. Затем данные могут обрабатываться по заранее созданной формуле или макросу. Если информация из форм пересылается на сервер, для обработки можно задействовать собственный софт компании.

Автоматическое извлечение данных сэкономит время и силы, а также исключает ошибки со стороны проверяющего. Чтобы соблюсти все формальности, PDF-документы с тестами можно заверять электронными подписями.

Организация интерактивного и дистанционного обучения

Обычно дистанционное обучение проходит через вебинары, мастер-классы и лекции в видеоформате. Их дополняют материалы в PDF — брошюры, конспекты лекций, справочники со схемами и таблицами и прочее.

Существуют готовые экосистемы со всем нужным функционалом, например, МТС Линк и iSpring. Они позволяют вести онлайн-трансляции, хранить записи стримов и другой контент на серверах сервиса. Предусмотрена авторизация и настройка уровней доступа, поэтому посторонние не смогут попасть на трансляции и скачать материалы.

Сбор и обработка данных при оценке знаний в этом случае также не вызывает серьезных технических проблем. PDF-файлы можно хранить на серверах и в электронных личных кабинетах сотрудников с доступом через интернет.

Выбор сторонних решений оправдан, когда инвестиции в создание собственных систем могут быть слишком неподъемными для организации.

Создание онлайн-встречи в МТС Линк.

Поддержка мобильного обучения и самообучения сотрудников

Все перечисленные технологии доступны в том числе на смартфонах и планшетах. Обычно не требуется создавать специфические материалы именно для этих устройств. Однако если сотрудники редко пользуются ноутбуками или стационарными компьютерами, стоит учесть это обстоятельство при подготовке контента. Например, немного перенастроить макеты, увеличить размер шрифтов и расстояния между интерактивными элементами.

PDF-файлы без проблем открываются на мобильных устройствах. На скриншоте страницы из электронного журнала SBER PRIVACY JOURNAL, №4, март 2023.

Использование PDF-файлов для решения реальных рабочих кейсов

Корпоративное образование — это закономерный этап развития многих организаций. Компания BirdsBuild (b2b-маркетплейс для бизнеса) пришла к выводам, что внутреннее обучение повышает эффективность труда и уменьшает количество ошибок, помогает удерживать кадры и привлекать новых специалистов.

В BirdsBuild существует система интернатуры. Сотруднику, который хочет освоить новые компетенции, назначают ментора (тренера). Это могут быть эксперты из других компаний и профессиональные преподаватели. Наставник занимается планированием переподготовки, предоставляет материалы для изучения, организует индивидуальные встречи и дает консультации. Реализация такого подхода формирует кадровые резервы и снижает риск выгорания сотрудников.

В компании СервисКлауд (предоставляет облачные 1С-решения) обучением занимаются методисты. Они формируют внутреннюю информационную базу. Последняя состоит из большого числа статей, в том числе в виде PDF-файлов. Когда специалисту нужно уточнить какой-либо вопрос, он обращается к базе знаний компании, а не ищет информацию в интернете. Сотрудники экономят время и получают достоверные сведения, которые собирались на реальных деловых ситуациях из кейсов СервисКлауд.

Компания МТС для обучения персонала организовала собственный Корпоративный университет. С его помощью сотрудники могут развивать профессиональные навыки и личностные качества. Быстрый доступ к учебным материалам можно получить через онлайн-портал Пульс и мобильное приложение Наш МТС. Компания выкладывает PDF-документы, в которых разбираются проблемы, которые могут возникнуть в процессе работы. Например, устанавливается разница между проявлениями вежливости и коммерческим подкупом.

Памятка «Подарки и знаки делового гостеприимства в МТС».

Развитие Soft Skills

Soft skills (гибкие навыки) — личностные качества, которые так или иначе требуются в профессии. К ним могут относиться навыки публичных выступлений, управление рабочим временем, эмоциональный интеллект (способность понимать настроение, эмоции, мотивацию других людей) и прочее.

Конкретный список soft skills и их значение зависят от отрасли и занимаемой позиции. Например, линейному сотруднику обычно не требуется участвовать в публичных выступлениях и демонстрировать лидерство, тогда как для руководителя (даже низшего звена) это обязательная часть повседневной работы.

Компания BirdsBuild практикует интересную методику. Организация проводит внутренние тренинги и семинары, причем в качестве лектора может выступать любой сотрудник. Записи онлайн-мероприятий сохраняются и доступны для просмотра всему персоналу. Параллельно с тем, как специалисты делятся своим опытом, они также улучшают навыки выступлений на публике.

Требования к личностным качествам и поведению с коллегами, клиентами и бизнес-партнерами формулируются в культуре компании. Общее корпоративное обучение по этим вопросам обычно проводят HR-специалисты. Чтобы каждый сотрудник в любой момент мог еще раз ознакомиться с этой информацией, составляются справочные руководства. Их хранят на внутренних ресурсах организации в PDF.

Корпоративная этика считается важным элементом в управленческой стратегии. Это один из методов, который мотивирует персонал повышать свою квалификацию и увеличивать производительность труда. Он предотвращает текучку кадров, улучшает вовлеченность и лояльность сотрудников, стимулирует их гордиться своими профессиональными достижениями. В стратегической перспективе корпоративные стандарты повышают потенциал компании и укрепляют ее позиции на рынке.

Кодекс корпоративной этики ПАО «Сбербанк».

Рекомендации по созданию качественных обучающих материалов

PDF-файлы можно просматривать без установки дополнительного софта. Например, для этого подойдут браузеры Edge, Яндекс Браузер, Chrome, Opera, Vivaldi и другие. Однако для создания материалов понадобится специальный софт.

Инструменты и программы для работы с PDF

Приложение должно поддерживать работу со всеми нужными вам видами контента и распознавать актуальные версии стандарта PDF-файлов. Далее мы рассмотрим несколько таких программ.

• PDFelement. Редактор от китайской компании Wondershare Technology. Позволяет создавать интерактивные формы, работать с текстами и иллюстрациями. Поддерживает технологию оптического распознавания текстов (OCR). С ее помощью можно переводить фотографии и сканы страниц в тексты. Есть коллекция шаблонов документов, но они не адаптированы к отечественным реалиям.

• PDF Commander. Приложение от российских разработчиков. Отличается понятным интерфейсом. Здесь можно создать пустой документ в книжной или альбомной ориентации, добавить текст и выделить цветом важные моменты, вставить изображения и гиперссылки. Через редактор можно управлять сканерами, а после оцифровки запускать OCR. Также есть функция ЭЦП.

• Master PDF Editor. Еще один редактор, который разрабатывается в России. Поддерживает инструменты для создания форм. Данные из этих интерактивных элементов можно обрабатывать при помощи кода на JavaScript. Эта особенность пригодится крупным компаниям, которые создают собственную инфраструктуру для внутреннего документооборота.

Интеграция PDF-материалов в LMS (Learning Management System)

LMS (Learning Management System) — система управления обучением (СУО). Это программный комплекс, который лежит в основе дистанционного обучения. Он позволяет размещать различные материалы, настраивать доступ к ним, организовывать проверку знаний, создавать внутренние форумы и чаты.

LMS может создаваться с нуля с учетом возможностей и потребностей организации. Также существует несколько стандартизированных систем. Одна из них — Moodle — полностью бесплатная и развивается как проект с открытым исходным кодом.

СУО позволяют хранить, экспортировать и загружать PDF-файлы. Например, в Moodle эта задача решается при помощи системных настроек и специальных плагинов. Также система позволяет создавать архивы материалов, к которым сотрудники могут обращаться в любое время.

Тенденции и будущее использование PDF в корпоративном обучении

По тенденции, которая прослеживается в последние годы, организации занимаются внедрением цифровых пособий преимущественно в PDF. Другие типы файлов не всегда способны объединить в себе сложное форматирование, многочисленные иллюстрации, инфографику и сотни страниц текстов, в том числе с формулами. К тому же PDF используется по всему миру.

Новые технологии в обработке и взаимодействии с PDF

Нейросети в ПО для создания PDF-файлов позволяют автоматизировать ряд процессов: 

• Перевод текстов пригодится, если вам нужно адаптировать зарубежный контент для русскоговорящих пользователей. Кроме того, ИИ найдет опечатки и другие ошибки.

• Генерация пересказа. Нейросеть умеет обрабатывать объемные базы знаний и создавать небольшие заметки по основным вопросам. Если сотруднику нужно больше информации, он может перейти к полному тексту по соответствующей ссылке.

• Использование текста с копий. На отсканированных страницах не работают поиск, копирование и навигация. OCR решает эту проблему. Технология автоматически заменяет фрагменты изображения на соответствующие буквы, цифры и другие символы. В результате сотрудники смогут быстро искать нужную информацию и переносить ее в другие документы.

• Актуализация материалов. Функция сравнения PDF-файлов находит все различия и выделяет их цветом. Она пригодится в тех случаях, когда необходимо периодически составлять обновленные версии документации. После сравнения вы сможете быстро подготовить дайджест с кратким изложением всех изменений.

Подведем итоги: чем полезен PDF-формат

PDF — универсальный во всех смыслах формат:

• В виде таких файлов можно распространять справочники, методики продаж, нормы поведения в организации, требования к производственным процессам и другие образовательные материалы. В статье мы привели примеры, что такое корпоративное обучение компании используется в ряде крупных российских организаций — подразделениях Газпрома, Сбербанка, в СервисКлауд и BirdsBuild.

• PDF-документы могут содержать любые объемы текста, а также изображения, формулы, таблицы, интерактивные элементы, анимации, цифровые подписи и прочее.

• Файлы можно просматривать на любой актуальной платформе. Но для их создания нужны специальные редакторы, например, PDFelement, PDF Commander или Master PDF Editor.