Кому поручить управленческий учет в компании: разбор 3 вариантов

• Цель бухучёта — вовремя отчитаться перед налоговой и другими госорганами и подтвердить, что компания платит налоги по закону.

Управленческий финансовый учёт ведётся для владельца бизнеса — правила, сроки и формат отчётности он устанавливает сам. В отличие от бухучёта, он не фиксирует прошлое, а прогнозирует будущее. Например, отчёт о движении денежных средств (ОДДС) покажет, сколько денег есть на счетах и в кассе прямо сейчас и на что бизнес тратит больше всего. Отчёт о прибылях и убытках — сколько денег бизнес зарабатывает на самом деле, и какие проекты наиболее рентабельны.

• Цель управленческого учёта — показать собственнику, что происходит с бизнесом сейчас и помогать принимать взвешенные решения.

Далее рассмотрим, кто может вести управленческий учет в компании.

Когда бизнес начнет масштабироваться — откроются новые точки, появятся новые сотрудники и контрагенты, — учёт неизбежно потребует больше времени и внимания, чем предприниматель сможет ему уделить. 

Поскольку приоритетные задачи предпринимателя — увеличение прибыли и развитие бизнеса, управленкой он будет заниматься по остаточному принципу: когда надо искать клиентов, собеседовать сотрудников и договариваться с поставщиками, времени на сведение отчётов не остается.  Поэтому мы рекомендуем заранее найти помощника и делегировать задачу ему, чтобы заниматься только аналитикой и принятием решений.

Главная задача бухгалтера — собирать первичку, вовремя сдавать отчётность в ФНС и следить, чтобы у ведомства не было претензий к бизнесу. Это требует определенного склада ума: сосредоточенности, понимания законодательства и дотошности в цифрах.

Если поручить бухгалтеру отвечать и за бухгалтерию, и за управленку, у него будет меньше сил на основные обязанности, а это может привести к выгоранию и ошибкам, которые обойдутся бизнесу дорого.

Управленческий учёт требует другого подхода. Его цель — показывать «самочувствие» и помогать владельцу оперативно управлять им. Поэтому здесь нужна скорость и гибкость, которой у бухгалтера может не быть — не потому что он плохой специалист, а потому что у его задач своя специфика.

Например, крупный клиент задержал оплату на месяц, бухгалтер отразит этот факт в отчёте по правилам. При этом на вопрос собственника: «Хватит ли нам денег на зарплаты, если клиенты задержат платежи» ответить ему будет сложно — это задача планирования денежных потоков, и ей бухгалтер обычно не занимается.

Зарплата финансового директора высокая: по данным klerk.ru, она составляет от 170 до 450 тыс. ₽/мес в зависимости от региона. 

Аутсорсинг дешевле, так как оплата идет по факту выполненных работ: стоимость услуг финансового директора на аутсорсе можно найти в диапазоне примерно от 45 тыс. ₽/мес.

Плюс варианта — бизнес получает эксперта высокого уровня без роста затрат на содержание в штате. Минус — аутсорсер обычно ведёт несколько клиентов одновременно, а значит, и не будет все время на связи. Это может быть проблемой, если нужно срочно ответить на вопрос собственника. Кроме того, степень погружения в бизнес не будет такой, как у специалиста в штате. Качество работы будет зависеть от ТЗ и данных, которые финансист получит от бизнеса.

Главная проблема такого подхода — ручной ввод. Каждый день нужно смотреть банковскую выписку, заносить данные в таблицу и формировать отчёты. Из этого вытекают две сложности.

Первая — трата времени. Чтобы учет отражал реальную финансовую ситуацию, его нужно вести ежедневно. Даже если у компании одна-две операции в день, каждую нужно найти в банковской выписке, перенести в таблицу и разнести по нужным статьям. В неделю на этом может уходить около 2 часов, которые владелец бизнеса мог бы потратить на более важные задачи.

По мере роста бизнеса, транзакций, контрагентов и направлений станет больше, и чтобы поддерживать актуальность учета, придется тратить еще больше времени. 

Вторая — риск ошибок. В работе с таблицами часто возникают ошибки: поставили лишний ноль или случайно сломали формулу — и данные уже недостоверные. Хорошо, если предприниматель увидел и исправил ошибку. Если не заметить расхождение, есть риск принять управленческое решение на основе цифр, которые уже не отражают реальность — например, не увидеть вовремя приближающийся кассовый разрыв.

Возможности зависят от конкретного решения, но большинство умеют:

• подтягивать операции напрямую из банка через интеграцию, без ручного переноса данных,
• показывать чистую прибыль, кассовые остатки и рентабельность в реальном времени,
• предупреждать о приближающемся кассовом разрыве заранее, а не постфактум,
• строить готовые отчёты — ОДДС, P&L, баланс — без необходимости настраивать формулы самому,
• помогать с бюджетированием и план-факт анализом.

И главное — вся логика уже прописана заранее. Не нужно настраивать таблицы, собирать формулы или продумывать, как должен выглядеть отчёт: достаточно нажать пару кнопок, и отчёт соберётся сам на основе уже внесённых данных

При этом софт не заменяет человека — решения принимает владелец бизнеса, бухгалтер или финансист. Но программа избавляет от рутины и освобождает время для более важных задач: бухгалтеру — для отчётности, финансовому директору — для аналитики и построения гипотез, а предпринимателю — развивать бизнес, а не подбивать цифры в Excel.

Главное преимущество системы — он показывает не только факт, но позволяет построить прогноз на будущее. Например, если загрузить данные за 6–12 месяцев, можно сразу увидеть полную картину: сколько бизнес заработал за прошлый период, какова рентабельность каждого направления, на что уходят деньги. 

После этого сервис позволяет заглянуть и в будущее — например, платёжный календарь покажет, хватит ли денег на зарплаты команде и аренду офиса, если клиент задержит оплату, а план-факт анализ бюджета — где ожидания разошлись с реальностью и по каким причинам.