Планируем рабочий день: 21 правило

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Некоторые из них могут показаться несерьезными, однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

1. Правила начала дня.

2. Правила середины дня.

3. Правила окончания дня.

А вся организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа подчиняется мне, а не наоборот».

Содержание:

— Правила начала дня

— Правила планирования середины дня

— Три правила для завершения рабочего дня

Правила начала дня

1. Начинайте день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

1. Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

2. Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

3. Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе это время перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо завтракайте и идите на работу без спешки. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это вопрос установления приоритетов (чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинайте работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверяйте планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или матрицей Эйзенхауэра. Десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступайте к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот, однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Ключевые задачи решайте первыми. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящих деловых письмах речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывайте план дня с секретарем (или онлайн-планировщиком). Секретарь, если он у вас есть, является вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, он должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой уменьшает ее наполовину.

Если секретаря у вас нет, уделите несколько минут онлайн-планировщику или своему ежедневнику (если предпочитаете записывать от руки).

Правила планирования середины дня

1. Готовьте к работе письменный стол и онлайн-пространство. Уберите все ненужные для решения задач группы А документы и вещи. Не открывайте сразу много вкладок в рабочем компьютере, решайте рабочие задачи постепенно.

2. Устанавливайте сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам: просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи. Этого добиться легче, чем вы думаете.

Что же касается поручения дел подчиненным, то давайте им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите ресурс, если нет, все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на распорядок дня.

Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом, обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутиной и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по десять минут на телефонные звонки или краткие совещания отнимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше по 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?».

10. Находите спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время не нарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира и используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Три правила для завершения рабочего дня

1. Завершите несделанное. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контролируйте результаты и не забывайте о самоконтроле. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонения от планов — непременное условие нормальной работы.