Как организовать работу склада

Даже организация обычных стеллажей на складе может снизить издержки бизнеса: полезная площадь помещения увеличивается в несколько раз, соответственно, стоимость хранения единицы товара уменьшается. Рассказываем, как оптимизировать расходы на организацию склада на предприятии.

Содержание:

— Проведите зонирование склада

— Автоматизируйте процессы

— Помните о возможностях стеллажных систем

— Снизьте издержки на хранение

— Подсчитайте затраты и передайте невыгодные товары на чужой склад

— Правильно организуйте работу склада

Проведите зонирование склада

В фильме «Основатель» (The Founder) одной из причин эффективности бизнес-модели сети Макдональдс называют снижение издержек на лишние передвижения персонала. Грамотное распределение техники, мебели и используемых инструментов на кухне помогает увеличить продуктивность сотрудников в несколько раз. Соответственно, они могут за тот же ФОТ сделать больше товаров, это положительно влияет на бюджет организации. Аналогичные приемы следует применять и в работе склада.

Помещение нужно разбить на несколько зон, в зависимости от деятельности складов предприятия и от процессов в бизнесе. Универсальным считают такое решение: товары должны двигаться от зоны приемки в зону хранения товара, затем в зону комплектации и в зону отправки. Каждую из зон тоже нужно планировать — продумать пути движения персонала, распределить потоки людей и техники так, чтобы они не мешали друг другу.

Необходимые инструменты и расходные материалы следует размещать под рукой у специалистов. Можно буквально снять на видео всю работу, а затем проанализировать, когда сотрудники делают повторяющиеся движения. Например, человеку периодически нужны большие пакеты, и он вынужден ходить за ними в зону хранения. Разумнее будет сразу разместить их в зоне сборки.

Автоматизируйте процессы

Сэкономить время и ресурсы в управлении складом предприятия можно с помощью техники. Проанализируйте движения сотрудников по зонам и посчитайте, будет ли выгодно увеличить скорость их работы, используя дополнительные инструменты.

Автоматизировать можно как отдельный процесс, так и работу склада целиком. Например, если бизнес занимается продажей тяжелой продукции, и сотрудники вынуждены перемещать крупные коробки между зонами, нужно организовать конвейерную систему: оснастить помещение автоматической лентой, которая будет перевозить грузы между зонами.

Для автоматизации всех процессов на предприятии внедряют WMS — так называют систему управления складом. Это программный продукт, который помогает контролировать и управлять всеми операциями и задачами на складе. Данные из него передаются в систему учета бизнеса.

Системы автоматизации помогают наладить работу любых видов складов на предприятии:

• Рассчитывать, сколько в среднем нужно времени сотрудникам на погрузку-выгрузку, контролировать приемку товара.

• Распределять задачи — система «знает», чем занимаются сотрудники, при появлении какого-то дела она отправляет уведомления на устройство свободного работника.

• Планировать погрузку — алгоритм определит, в каком порядке нужно загружать машину в зависимости от маршрута выгрузки.

• Создавать карты хранения — в программе есть информация о том, где хранится нужный товар. Это снижает проблему человеческого фактора, который проявляется особенно сильно, если в системе распределения продукции разбирается только один сотрудник.

Помните о возможностях стеллажных систем

В организации работы склада нужно учитывать не только площадь, но и высоту помещения. Переезд в помещение с несколькими ярусами может быть выгоднее, даже если склад обойдется немного дороже. Перед принятием решения важно посчитать экономику хранения:

• Вероятнее всего, даже если площадь арендуемых помещений будет одинаковой, более высокое обойдется дороже. Но и полезная площадь увеличится.

• Нужно будет инвестировать в погрузочное оборудование.

• Придется нанять персонал, который умеет работать с многоярусными системами хранения, или обучить этому имеющихся сотрудников.

Кроме того, нужно учитывать наличие стеллажной системы в высоком помещении — если оно сдается без готовых «полок», придется инвестировать в их монтаж. Расчет стоимости можно получить у подрядчиков.

Снизьте издержки на хранение

Любые складские запасы — это, по сути, замороженные деньги бизнеса. Организации невыгодно хранить много продукции. Эффективнее, если склад используют как условный временный буфер — место, где можно комплектовать товары, а не хранить их. Существует несколько приемов, которые помогают задерживать меньше товаров и сырья на стороне бизнеса.

Анализ востребованности. Бизнес должен понимать, что из ассортимента востребовано, а что берут редко. Тогда компания сможет выводить из продажи неликвидные товары и не тратить деньги на их хранение.

Анализ сезонности. Следует изучить, как меняется спрос на товары по месяцам и неделям. И на долгий срок арендовать склад, которого хватит на обычную заполняемость. Например, весь год компания продает 150 единиц товаров в неделю, но в первую неделю марта продажи вырастают до 450 единиц. Вряд ли будет выгодно долгосрочно арендовать склад на 450 позиций и держать его полупустым весь год. Эффективнее на долгосрочную аренду взять помещение под 150 единиц продукции, а раз в год арендовать на неделю дополнительное помещение.

Регулярное списание брака. Настраивая работу склада, следует помнить — это место для быстрой оборачиваемости и комплектации, а не для долгосрочного хранения товаров. Поэтому стоит отказаться от идеи долгого хранения списанного по какой-то причине товара. Лучше постараться продать его дешевле, например, с помощью распродажи. Вероятно, даже реализация по себестоимости для бизнеса выгоднее, чем хранение на складе.

Прямые поставки. Оптимальное решение для снижения расходов на работу склада — вовсе отказаться от него и перейти на прямую оборачиваемость. Если компания занимается перепродажей, нужно подсчитать стоимость расширения логистики: может быть, выгоднее не собирать на своем складе товары от дилеров, а предложить им комплектовать заказы у себя? Самим же заниматься только продажами. Производственным компаниям следует держать на складе только минимальный запас сырья, который пригодится в случае кризиса, а с поставщиками договариваться на постоянные поставки напрямую в зону переработки.

Подсчитайте затраты и передайте невыгодные товары на чужой склад

Если проанализировать расходы на обработку и хранение всех товаров, можно выявить так называемые проблемные товары — у них низкая маржа, но при этом на логистику для них приходится тратить много сил и денег. Возможно, стоит снизить расходы и передать эту «головную боль» подрядчикам.

Существуют компании, которые берут товары на ответственное хранение — такая услуга может пригодиться, если процессы на своем складе еще не организованы, ресурсы простаивают и нет возможности провести кардинальные реформы.

Свой, арендованный склад, или склад на аутсорсинге?

Комментирует эксперт по бережливому производству и оптимизации бизнес-процессов, преподаватель Русской Школы Управления Владимир Пупков:

Для ответа на этот вопрос надо сначала задаться другим вопросом: какую из логистических стратегий выбрать. Логистическая стратегия не должна идти вразрез с общей стратегией компании. Обычно выделяют четыре основных логистических стратегии:

1. Минимизация логистических издержек

2. Улучшение качества логистического сервиса

3. Минимизация инвестиций в логистические инфраструктуры

4. Логистический аутсорсинг

Первая стратегия характеризуется Большими начальными вложениями в логистическую инфраструктуру компании. Здесь применим такой инструмент, как инсорсинг, то есть полное сохранение логистической функции внутри компании.

Вторая логистическая стратегия выбирается, когда основным приоритетом для компании является улучшение качества логистических услуг и создание на складе «добавочной стоимости».

Третья логистическая стратегия базируется на прямой доставке товаров, минуя склад (технология JIT — Just-in-time — Точно в срок) и использовании складов общего пользования.

Четвертая логистическая стратегия позволяет сосредоточится на ключевых компетенциях компании. В этом случае компания осуществляет систематический поиск и проводит оптимизацию работы с посредниками (3PL провайдеры — Third Party Logistics — логистика третьей стороны).

Выбор логистической стратегии невозможен без расчета экономической эффективности и сравнения различных сценариев. Расчет основывается на определении определении общих затрат — ТСО (Total Cost of Ownership). При этом проводится расчет следующих показателей:

1. Стоимость доставки до склада

2. Стоимость доставки до конечного потребителя

3. Эксплуатационные расходы на складе

Для того, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант в части логистической стратегии, необходимо:

1. Установить критерий выбора

2. Произвести расчеты

3. Оценить каждый из вариантов по этому критерию

Критерием выбора обычно является критерий минимума приведенных затрат — затрат, приведенных к единому годовому измерению.

Расчет минимальных затрат на содержание складского комплекса в год выполняется по следующей формуле:

где

Зп — приведенные затраты

Сэ — годовые эксплуатационные расходы

Ст — годовые транспортные расходы

К — общие капитальные вложения в строительство склада

Т —   срок окупаемости варианта

При анализе расходов на содержание склада проводится сравнение затрат на содержание складов по разным сценариям. Графически это может выглядеть следующим образом:

На данном графике по горизонтальной оси откладываются объемы отгрузок, а по вертикальной — затраты на содержание склада. Точка пересечения двух кривых дает понимание, при каких объемах отгрузки экономически целесообразнее перейти на содержание собственного склада.

Правильно организуйте работу склада

Залог эффективной деятельности склада предприятия — использование всей полезной площади хранения, распределение зон по всем помещениям, организация работы без простоя сотрудников, точные отгрузки и понимание, сколько запасов нужно компании, чтобы они не стали нагрузкой на бюджет.