Что мешает правильно организовать рабочий день, как повысить эффективность сотрудников и какой сервис выбрать для совместной удаленной работы. Основные тезисы прямого эфира с преподавателем Русской Школы Управления Максимом Якубовичем.
Присоединяйтесь к регулярным встречам с экспертами в проекте «РШУ в прямом эфире» на наших страничках в Instagram и Facebook.
Проблемы организации рабочего дня
При работе из дома многим трудно организоваться и заставить себя что-то делать — отвлекают близкие, приходится бороться с прокрастинацией и другими факторами. Существуют четыре общих проблемы организации рабочих мест на удаленке:
-
Нестабильная работа интернета. Если сеть надолго пропадает, работники оказываются вне информационного поля: нет связи с коллегами и доступа к облачной корпоративной системе.
-
Часть сотрудников пропускают совещания. Например, из-за проблем со связью или кто-то может просто перепутать день и время и банально проспать. В офисе такой проблемы нет, потому что все находятся на рабочем месте.
-
Отвлекают домочадцы, телефонные звонки, сообщения в соцсетях. Они не дают погрузиться в состояние потока — максимальной сосредоточенности и включенности в задачу.
-
Проблемы с планированием работы и контролем. Руководитель проекта не всегда видит, как соблюдаются дедлайны и чем занимаются его удаленные сотрудники.
Как решить эти проблемы и наладить эффективную работу над проектом?
Советы по повышению эффективности удаленной команды
При выборе интернет-провайдера оценивайте его рейтинг, выбирайте тарифы с высокой скоростью. Купите мобильный wi-fi роутер и используйте его как запасной вариант, если на основной линии случится авария.
Ежемесячно проводите общие совещания по организации процессов и общей загрузке: обсуждайте, как проходят встречи с клиентами, в каком состоянии находятся процессы в компании, что нужно изменить в командной работе. Делитесь лучшими практиками по организации рабочего дня, ссылками на полезные сервисы и информационные ресурсы.
Многозадачность — зло. Из-за нее мы можем потерять впустую до 60% рабочего времени. Научите сотрудников выполнять задачи поочередно, чтобы они не работали над несколькими вопросами одновременно. Выработайте и закрепите в виде рекомендаций общие правила:
- Не отвлекайте друг друга звонками без надобности.
- Работайте в режиме 30/5 — полчаса на работу и пять минут на отдых.
- Проверяйте электронную почту не более трех раз в день.
Тщательно подходите к выбору каналов для общения: используйте удобные мессенджеры и сервисы для удаленной работы. Их не должно быть много, определите приоритетные.
Чтобы семья не мешала работать, работайте всегда в одной и той же комнате — сделайте ее рабочим кабинетом с 9 до 18 часов. Объясните детям, что заходить в нее можно только в случае крайней необходимости. Закрывайте двери во время скайп-созвонов.
Создавайте еженедельные планы работ по каждому сотруднику. Вносите в них идеи, которые возникают на совещаниях. Задачи, выполнение которых перенесли несколько раз подряд, скорее всего, уже не важны — их лучше закрыть или разобраться, что мешает их реализации. Для проектов делайте высокоуровневые планы (выберите модель управления и сервис для работы), делите их на недельные и ставьте сотрудникам задачи такого объема, чтобы их можно было выполнить в течение рабочего дня.
Контролируйте выполнение задач при помощи информационных систем управления проектами. Рассчитывайте плановые и фактические человеко-часы на выполнение каждой работы — так вы будете знать стоимость выполнения задач и всего проекта в целом. Просите сотрудников регулярно обновлять данные об их работе, чтобы видеть загруженность и простои.
Как выбрать программный продукт для совместной удаленной работы
Выбрать сервис для командной работы можно за три шага:
-
Составьте подробный список требований к сервису. Не выбирайте на основе рейтингов.
-
Определите ежемесячный бюджет.
-
Подберите 3—4 подходящих сервиса, которые удовлетворяют ваши потребности.
Несколько популярных сервисов для управления проектами
Командная работа: Microsoft Project Online, Clarizen, Jira, Easy Projects, Адванта, Битрикс24.
Управление базами знаний: Zoho, Confluence, DokuWiki, MediaWiki, Битрикс24
Работа с документами: Google Disc, OneDrive, Dropbox.
Мессенджеры: Whatsapp, Viber, Telegram, Skype, Slack
Можно также рассмотреть интегрированные проекты, в которых есть весь вышеуказанный функционал: Битрикс24 и Basecamp.
Развивайтесь вместе с нами: в каталоге Русской Школы Управления более 700 онлайн-трансляций и 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте!
