Наталия Бесчастнова: «Административный директор – это медиатор в коллективе»

Говорят, административно-хозяйственный директор следит, чтобы не кончались ручки и бумага в офисе. А как бы Вы определили работу административно-хозяйственного директора?
Я с таким утверждением категорически не согласна. Скорее это характерно для офис-менеджеров, хотя и у них более широкий круг обязанностей. Первое, о чем я говорю на своих семинарах, это составляющие элементы организации. Организация состоит из людей, ресурсов и управления ими. Как раз управленческая сторона находится в компетенции административно-хозяйственного директора.

Как правило, он работает не один, у него есть подчиненные. Это должность, которая напрямую связана с людьми – служащими и руководителями. Административный директор – это человек, который транслирует проблемы работников руководству, и, соответственно, курирует обратную связь. По сути административно-хозяйственный директор – это связующее звено в коллективе.

Какими качествами должен обладать успешный административно-хозяйственный директор?
Ну, прежде всего это компетентность. Во многих вопросах, не только в администрировании. Он должен хорошо знать и понимать специфику компании, разбираться в том, чем занимается фирма. Второе, это, конечно, – организованность. Потому что работа с людьми требует этого всегда. Доброжелательность – тоже необходимое качество для административно-хозяйственного директора. Кроме того, необходимо умение структурировать свою работу и работу других сотрудников. И, не менее важное качество, умение учиться. Потому что любая остановка – это шаг назад. Можно еще добавить – дипломатичность, решительность, отзывчивость… все положительные качества.

Я часто говорю, что сегодня на плечи администратора ложатся функции, которые раньше выполняли профсоюзы. Они защищают интересы, имея возможность общаться и с рабочими, и с руководством, доносить до последнего проблемы и чаяния, даже вне сферы своей административной работы, транслировать все то, что волнует коллектив.

Значит, существенную часть работы занимает управление человеческими ресурсами?
Да, конечно, с участием и с помощью кадровой службы. Но кадровая служба больше находится на стороне работодателя, занимается вопросами с учетом его пожеланий и ожиданий. А административно-хозяйственный директор, по моему мнению, со стороны коллектива. Также поступает и офис-менеджер, но эта должность появляется только в очень крупных фирмах, хотя по функциям очень близка к директорской.

А может ли такой работой заниматься молодой человек?
С моей точки зрении, нужно пройти некоторые ступени. Нельзя, окончив вуз, даже получив степень MBA (Master of Business Administration), нельзя стать хорошим административным директором. Мне кажется, для этого нужно иметь некий жизненный и профессиональный практический опыт.

Администраторам советской закалки трудно перестроиться к современным условиям?
Со времени Советского Союза прошло почти 20-ти лет. Но если этот человек умеет учиться и впитывать себя знания, то у него все получится. Мне кажется, те люди, которые были администраторами в советское время, у них есть определенная закалка, опыт и знания. Если это наложить на умение адаптироваться к нынешней ситуации и умение учиться, то из них могут получиться очень хорошие администраторы.

С какими трудностями сталкиваются современные администраторы?
Нехватка времени. Большой поток информации. Иногда проблема с кадрами, когда трудно найти кадры, соответствующие функциям, для выполнения тех или иных задач.

Большая проблема – нехватка информационного поля. Нет профессиональных изданий, которые могли бы помочь администратору. Масса периодических изданий по логистике, финансовому контролю, а по администрированию нет ни одного журнала. Нет даже сайта или чата, где можно было бы обменяться мыслями, встретиться с коллегами и обсудить проблемы. Есть сайт для секретарей, а для администраторов более высшего звена – нет. Наверно, еще нет той организации или человека, который бы озаботился этим вопросом.

Мои ученики просили Русскую Школу Управления заняться этим вопросом. Наверно, в этом заинтересованы, в первую очередь, сами администраторы, но нехватка времени… Иногда некогда заняться своими – профессиональными и личными – делами. А если при этом взять на себя еще такую ношу – организацию такого большого дела, как информационный сайт. Для этого нужно быть большим энтузиастом.

Не хотели бы вы написать книгу?
Нет. На это нет времени. Мне предлагали писать в журнал, но я отказалась. Я считаю, что еще не достигла того уровня, когда чувствуешь себя готовым написать книгу.

К каждому семинару я, не кривлю душой, готовлюсь, хотя давно его читаю. В процессе работы я понимаю, что это тоже можно быть тоже интересно моим слушателям. Что-то меняется в инструкциях или в гостах, все меняю на учебных слайдах, многое меняю, добавляю, корректирую. К каждому занятию у меня появляется 2-3 новых слайда. Но опубликовать книгу – нет. Я оратор, а не писатель.

Бывают ли у административно-хозяйственных директоров конфликты с директорами смежных отделов, например, того же HR-отдела?
Я думаю, в разных организациях по-разному. У нас в компании этого не случается, потому что мы работаем в связке. Так, на мой взгляд, и должно быть. Но для всех рецепт нельзя дать. Администратор общается со всеми. Он – как зонтик над офисом. Мы же администрируем процессы. Администратор не только ответственен за своевременный заказ туалетной бумаги, функции администратора – это организация и контроль процессов.

Для чего, на Ваш взгляд, участники приезжают на занятия в «Русскую Школу Управления»?
Им не хватает профильного образования. Они приезжают, чтобы узнать, правильно ли они делают то, что они делают. Потому что у них накопились вопросы, на которые они нигде не могут найти ответы. Каждый семинар не обходится без вопроса: «Где можно найти информацию по тому или иному вопросу». Нехватка знаний очень сильно сказывается на современных администраторах.

Через меня прошло очень много людей. Но ни у кого я не видела скучных глаз. Им всем было интересно. Они приходят не для того, чтобы получить сертификат – хоть трижды государственного образца. Они пришли, чтобы понять, чтобы решить какую-то проблему.
 
Мы обсуждаем много вопросов. Это и фигура административно-хозяйственного директора в процессе и структуре организации, качества директора, решаем вопросы с офисными помещениями, классификация зданий, организация офисов, организация рабочих мест, работа с поставщиками, с курьерскими службами, организация транспорта, питания. Это те трудности, с которыми «хозяйственник» сталкивается каждый день.

Поэтому и семинар я организую таким образом, чтобы это не были просто лекции. У нас всегда интерактивные занятия. Я задаю какую-то задачу, ставлю какую-то проблему, рассказываю им свое видение на эту проблему, а затем каждый из них высказывает свое мнение, делится, как это у них на предприятии решается, и мы вместе приходим к решению совместно.

Вы сейчас торопитесь на свою основную работу – административно-хозяйственного директора ЗАО «Эн.Си.Ар.»?
Преподавание я не воспринимаю, как работу. Я по образованию преподаватель, видимо, мне по жизни этого не хватало. Я люблю общаться с аудиторией.

Но отказаться от основной работы тоже не могу. Чем я интересна для своих слушателей? Тем, что я говорю с ними на одном языке, у нас одинаковые проблемы. Моя работа в «Эн.Си.Ар.» подпитывает меня. Я все время решаю какие-то вопросы, стараюсь при этом еще и учиться, находить ответы на непонятные мне вопросы. Для меня это будет процесс стагнации, я остановлюсь, а жизнь пойдет дальше. А я должна быть на гребне времени! И только тогда буду наиболее полезна своим слушателям.

А как же вопрос нехватки времени?
Если мне предстоят занятия, я беру выходной. То есть в сущности, преподавание – это мой отпуск. Это мое хобби. Главное, мне это нравится.

А в обычной жизни – среди друзей и родственников – вы тоже выступаете в роли администратора, контролирующего процессы?
(Вздыхает). Наверно, да. Но я разумный человек. В любой семье есть, наверно, контролирующий орган. Кто-то ведом, кто-то ведущий, и в этом нет ничего плохого. У нас с мужем гармония. В чем-то он ведущий, в другом – я. Но я действительно люблю держать ситуацию в руках, не управлять ею, но контролировать. Я никогда не плыву по воле волн.